当你打开 Google 应用时，会看到两个看起来功能相似的工具：Google Tasks 和 Google Keep。它们都可以创建列表，都内置在你的 Google 账户中，且都是免费的。那么，你到底需要哪一个？同时保留两者有意义吗？
这是 Google Workspace 用户最常问的问题之一，答案取决于你的工作方式。本指南将对 Google Tasks 和 Google Keep 进行并排对比，涵盖各自的功能、优势和最佳使用场景，此外，如果你觉得 Google Tasks 本身功能太有限，我们还将介绍一种能让你从中获得更多价值的方法。
什么是 Google Tasks？
Google Tasks 是一款内置于 Gmail 和 Google Calendar 中的专用任务管理工具。它的目的很简单：帮助你捕捉待办事项、设置截止日期并跟踪需要完成的工作。
主要功能：
- 使用简洁的清单界面创建任务和子任务
- 设置截止日期和时间
- 用于拆解复杂事项的子任务功能
- 直接显示在 Gmail 侧边栏和 Google Calendar 中
- 自动在所有设备间同步
- 提供独立的移动应用（iOS 和 Android）
Google Tasks 是为执行而生的——它是存放待办事项的地方。当你需要跟踪交付成果、跟进电子邮件或管理个人待办事项列表时，Tasks 是最合适的工具。
Tasks 与 Gmail 和 Google Calendar 集成，因此你可以一键将电子邮件转换为任务，并在日历中查看任务，与会议和活动同步显示。
什么是 Google Keep？
Google Keep 是一款笔记和信息捕捉应用。可以把它想象成一个数字公告板：你可以固定笔记、清单、图片、录音和绘图，然后用标签和颜色对它们进行整理。
主要功能：
- 创建笔记、清单、图片、语音备忘录和绘图
- 通过颜色编码进行视觉化整理
- 添加标签（tags）以筛选和分组笔记
- 基于时间和基于位置的提醒（Keep 特有）
- 将重要笔记置顶
- 共享笔记并实时协作
- 归档后的笔记仍可搜索
- 可在 Gmail 侧边栏、Google Docs 中使用，并提供移动应用
Google Keep 是为捕捉而生的——它是存放想法、参考资料和信息的地方。当你需要记住某事、存储一段信息或快速记下灵感时，Keep 是最合适的工具。
Google Tasks vs Google Keep：功能对比
以下是针对最重要功能的直接对比：
| 功能 | Google Tasks | Google Keep |
|---|---|---|
| 以行动为导向的待办列表 | ✓ | 部分支持 |
| 子任务 | ✓ | 否 |
| 截止日期 | ✓ | ✓ (通过提醒) |
| 基于时间的提醒 | ✓ | ✓ |
| 基于位置的提醒 | 否 | ✓ |
| 自由格式笔记 | 有限 | ✓ |
| 图片和语音备忘录 | 否 | ✓ |
| 标签和颜色编码 | 否 | ✓ |
| 协作 / 共享 | 否 | ✓ |
| Gmail 侧边栏集成 | ✓ | ✓ |
| Google Calendar 集成 | ✓ (任务显示在日历上) | 仅通过提醒 |
| 看板 / 看板视图 | 否 | 否 |
| 搜索 | ✓ | ✓ |
| 离线访问 | ✓ | ✓ |
组织方式
这两个工具拥有截然不同的组织模型：
Google Tasks 将所有内容组织到命名的任务列表（类似于文件夹）中。你有一个默认的“我的任务”列表，还可以为不同的项目或生活领域创建额外的列表。在每个列表中，任务以简单的有序列表形式出现，并可选择设置截止日期。
Google Keep 使用标签和颜色直观地组织信息。你可以用多个标签（“工作”、“想法”、“个人”）标记一条笔记，并在不同的视图中找到它。砌体网格布局使得一次性浏览大量笔记变得非常容易。
提醒功能对比
两款应用都支持提醒，但有一个关键区别：
- Google Tasks 将提醒与截止日期和时间挂钩。设置为周四上午 9 点的任务会出现在你的 Google Calendar 中并触发通知。
- Google Keep 同时支持基于时间和基于位置的提醒。你可以设置在到达或离开特定地点时触发提醒——这对于“靠近杂货店时买牛奶”这类事情非常有用。
对于与工作相关的截止日期和结构化的跟进事项，Tasks 更好。对于与地点相关或时间安排不那么固定的生活提醒，Keep 更具优势。
何时使用 Google Tasks 与 Google Keep
在以下情况下使用 Google Tasks：
- 你需要跟踪带有截止日期的行动事项——要打的电话、要发的邮件、要完成的交付成果
- 你经常使用 Gmail，并希望在收件箱侧边栏中看到任务
- 你需要在 Google Calendar 中查看任务，并与会议同步显示
- 你需要通过子任务拆解项目并逐一勾选完成
- 你需要一个简洁、无干扰的待办事项列表
在以下情况下使用 Google Keep：
- 你想快速捕捉想法，以免遗忘
- 你正在存储参考信息——地址、密码、食谱、网址、通话笔记
- 你需要将图片或语音备忘录附加到笔记中
- 你想与他人共享列表（购物清单、打包清单、共享笔记）
- 你需要基于位置的提醒，在到达某地时触发
- 你喜欢按颜色或标签而不是列表名称进行组织
你可以同时使用 Google Tasks 和 Google Keep 吗？
当然可以——许多人都是这样做的。它们在个人生产力系统中扮演着互补的角色：
- Keep 作为你的捕捉收件箱：当有想法或灵感闪现时，把它丢进 Keep。暂时不用担心如何整理。
- Tasks 作为你的行动列表：当你决定对某事采取行动时，在 Google Tasks 中创建一个带有明确截止日期的任务。
例如：
- 你参加了一个会议，并在 Keep 中记下笔记（附上白板照片）
- 从这些笔记中，你提取出明确的行动事项，并将其添加到带有截止日期的 Google Tasks 中
- 原始笔记保留在 Keep 中作为参考；任务存放在 Google Tasks 中，以便你跟踪完成情况
这种工作流既能保持你的任务列表整洁且可执行，又能将所有参考资料整理在 Keep 中。
话虽如此，在两个独立的应用之间切换会产生摩擦。如果你发现自己希望 Google Tasks 拥有更多功能——更好的视图、拖放排序或看板——那么有一个更好的选择。
超越 Google Tasks：使用 TasksBoard 获得更多功能
Google Tasks 功能强大但视觉上有限。它显示一个扁平的列表，无法一目了然地按状态、项目或优先级查看所有任务。如果你一直想要一个 Google Tasks 的看板视图，这正是 TasksBoard 所提供的。
尝试 TasksBoard
TasksBoard 将你的 Google Tasks 变成一个完整的看板，支持拖放、多种视图和桌面级界面——无需迁移，直接使用你现有的 Google 账户。
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TasksBoard 直接叠加在你的 Google Tasks 之上——你现有的所有任务、列表和截止日期都保持原样。你将获得：
- 看板视图：在列之间拖动任务，而不是在扁平列表中滚动
- 桌面优化界面：为高级用户提供全屏生产力体验
- 并排显示多个任务列表：在看板布局中同时查看你所有的 Google Task 列表
- Google 账户集成：使用同一个 Google 账户登录，无需设置
如果核心问题是 Google Tasks vs Google Keep，答案通常是“两者结合使用，各司其职”。但如果你已经不满足于 Google Tasks 的基础界面，TasksBoard 是一个无需让你切换到 Todoist 或 Asana 等独立任务管理器的升级方案，让你继续留在 Google 生态系统中。
你可以阅读更多关于 使用 Google Tasks 看板 的信息，或者在我们的 Google Tasks vs Todoist 分析 中查看 TasksBoard 与其他任务管理器的对比。
Google Tasks vs Google Keep：结论
选择 Google Tasks，如果你的主要需求是跟踪行动事项——要做的事情、要满足的截止日期、要处理的跟进事项。它与 Gmail 和 Google Calendar 无缝集成，这在工作相关的生产力方面是难以超越的。
选择 Google Keep，如果你需要灵活的笔记记录和信息捕捉——想法、参考资料、图片和不一定有截止日期的快速笔记。
两者结合使用，构建一个完整的个人生产力系统：用 Keep 捕捉一切，用 Tasks 执行重要事项。如果你想要更强大的任务管理体验，同时仍使用你的 Google Tasks 数据，TasksBoard 是自然的选择。
