ChatGPT मीटिंग नोट्स: AI का उपयोग करके मीटिंग को कैसे लिखें और सारांशित करें

मीटिंग के दौरान हाथ से नोट्स लिखना उन कामों में से एक है जो सुनने में तो आसान लगता है, लेकिन असल में काफी मुश्किल होता है। आप एक ही समय में सुनने, भाग लेने और लिखने की कोशिश करते हैं, जिसका नतीजा अक्सर अधूरे नोट्स, छूटे हुए जरूरी काम (action items), या ऐसी फाइल के रूप में निकलता है जिसे मीटिंग खत्म होने के बाद कोई दोबारा नहीं देखता।

ChatGPT मीटिंग नोट्स इस पूरी प्रक्रिया को बदल देते हैं। Google Docs के अंदर AI की मदद से, आप मीटिंग शुरू होने से पहले एक व्यवस्थित टेम्प्लेट तैयार कर सकते हैं, मीटिंग की रॉ ट्रांसक्रिप्ट को पेस्ट करके कुछ ही सेकंड में उसका साफ-सुथरा सारांश पा सकते हैं, और बिना टैब बदले फॉलो-अप ईमेल भी लिख सकते हैं। यह गाइड आपको GPT Workspace का उपयोग करके इसे सेट करने का तरीका बताती है, जो एक ऐसा AI ऐड-ऑन है जो ChatGPT को सीधे Google Workspace ऐप्स में लाता है।

ChatGPT मैन्युअल मीटिंग नोट्स से बेहतर क्यों है?

पारंपरिक मीटिंग नोट्स की समस्या यह नहीं है कि लोग नोट्स लेने में खराब हैं। समस्या यह है कि नोट्स लेना और मीटिंग पर ध्यान देना एक साथ करना काफी चुनौतीपूर्ण होता है। जब आप किसी की कही हुई बात को लिखने में व्यस्त होते हैं, तो आप अगली बात मिस कर देते हैं।

AI इस समस्या को खत्म कर देता है। मीटिंग नोट्स के लिए ChatGPT का उपयोग करने पर ये चीजें बदल जाती हैं:

• गति: 60 मिनट की मीटिंग का सारांश 30 सेकंड से भी कम समय में तैयार हो जाता है
• पूर्णता: AI उन फैसलों, सवालों और संदर्भों को पकड़ लेता है जो मैन्युअल नोट्स में छूट जाते हैं
• निरंतरता: हर नोट्स एक ही फॉर्मेट में होते हैं, जिससे उन्हें बाद में पढ़ना आसान होता है
• एक्शन आइटम: ChatGPT अपने आप अगले कदम, जिम्मेदार व्यक्ति और डेडलाइन निकाल लेता है
• फॉलो-अप ईमेल: अपने नोट्स से सीधे एक प्रॉम्प्ट के जरिए फॉलो-अप ईमेल का ड्राफ्ट तैयार करें

इसका परिणाम एक ऐसा डॉक्यूमेंट होता है जो वास्तव में उपयोगी है, न कि केवल एक ट्रांसक्रिप्ट जो शेयर ड्राइव में धूल फांकती रहे।

GPT Workspace कैसे ChatGPT को Google Docs में लाता है

GPT Workspace एक Chrome एक्सटेंशन है जो Gmail, Google Docs, Google Sheets और Google Slides में एक AI साइडबार जोड़ता है। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, आपको अपने डॉक्यूमेंट के अंदर ही एक चैट पैनल मिल जाता है, जिससे आप बिना टैब छोड़े ChatGPT से लिखने, दोबारा लिखने या सारांशित करने के लिए कह सकते हैं।

मीटिंग नोट्स के लिए, Google Docs का इंटीग्रेशन विशेष रूप से उपयोगी है क्योंकि:

• आप अपनी नोट्स फाइल खोलकर उसके कंटेंट पर AI प्रॉम्प्ट चला सकते हैं
• ChatGPT सीधे डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट डाल सकता है
• आप बार-बार इस्तेमाल होने वाले प्रॉम्प्ट्स को सेव कर सकते हैं और एक क्लिक में चला सकते हैं

इसे सेटअप करने में केवल दो मिनट लगते हैं:

1. gpt.space पर जाएं और Install for Chrome पर क्लिक करें
2. अपने ब्राउज़र में एक्सटेंशन जोड़ें और अपने Google अकाउंट से साइन इन करें
3. कोई भी Google Doc खोलें और टूलबार में GPT Workspace आइकन पर क्लिक करें
4. डॉक्यूमेंट के दाईं ओर AI साइडबार दिखाई देगा

GPT Workspace आज़माएं

ChatGPT को Google Docs, Gmail, Sheets और Slides में लाएं। बिना ब्राउज़र छोड़े मीटिंग नोट्स, सारांश और फॉलो-अप ईमेल लिखें।

शुरू करें →

ChatGPT के साथ Google Docs में मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट बनाएं

Google Docs में एक अच्छा मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट हर मीटिंग से पहले आपका समय बचाता है और यह सुनिश्चित करता है कि कोई महत्वपूर्ण बात न छूटे। स्क्रैच से इसे बनाने के बजाय, ChatGPT से बनवाएं।

एक नया Google Doc खोलें, GPT Workspace साइडबार सक्रिय करें और यह प्रॉम्प्ट पेस्ट करें:

साप्ताहिक टीम सिंक के लिए मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट बनाएं। इसमें ये सेक्शन शामिल करें: तारीख और उपस्थित लोग, एजेंडा आइटम, मुख्य चर्चा के बिंदु, लिए गए निर्णय, जिम्मेदार व्यक्ति और डेडलाइन के साथ एक्शन आइटम, और कोई अन्य लंबित विषय। हेडर और बुलेट पॉइंट्स के साथ साफ फॉर्मेटिंग का उपयोग करें।

ChatGPT एक पूरा, व्यवस्थित Google Docs मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट तैयार कर देगा जिसे आप टेम्प्लेट फाइल के रूप में सेव कर सकते हैं और हर मीटिंग के लिए दोबारा इस्तेमाल कर सकते हैं। यह आमतौर पर इस तरह का ढांचा तैयार करता है:

• मीटिंग का विवरण: तारीख, समय, स्थान या कॉल लिंक, फैसिलिटेटर, नोट्स लेने वाला
• उपस्थित लोग: भूमिकाओं के साथ प्रतिभागियों की सूची
• एजेंडा: कवर किए जाने वाले पहले से तय विषय
• चर्चा के नोट्स: हर एजेंडा आइटम के लिए बुलेट पॉइंट्स
• निर्णय: जो तय हुआ उसका स्पष्ट रिकॉर्ड
• एक्शन आइटम: टास्क, जिम्मेदार व्यक्ति और डेडलाइन वाले कॉलम के साथ टेबल
• लंबित विषय (Parking Lot): भविष्य की मीटिंग के लिए रखे गए विषय

आप किसी भी प्रकार की मीटिंग के लिए प्रॉम्प्ट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं: प्रोजेक्ट किकऑफ, वन-ऑन-वन, रेट्रोस्पेक्टिव या बोर्ड मीटिंग। एक बार जब आपको अपना पसंदीदा टेम्प्लेट मिल जाए, तो इसे Google Drive में टेम्प्लेट फाइल के रूप में सेव कर लें ताकि आप हर मीटिंग से पहले इसे डुप्लिकेट कर सकें।

ChatGPT के साथ मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट का सारांश निकालें

यदि आपका मीटिंग प्लेटफॉर्म (Google Meet, Zoom, Teams) ट्रांसक्रिप्ट जनरेट करता है, तो आप इसे सीधे ChatGPT को दे सकते हैं और सेकंडों में साफ-सुथरा सारांश पा सकते हैं। कॉल के दौरान एक भी शब्द टाइप किए बिना ChatGPT मीटिंग नोट्स बनाने का यह सबसे तेज़ तरीका है।

वर्कफ़्लो इस प्रकार है:

1. अपने मीटिंग प्लेटफॉर्म से ट्रांसक्रिप्ट एक्सपोर्ट करें (ज्यादातर .txt या .docx में सेव होते हैं)
2. एक नया Google Doc खोलें और रॉ ट्रांसक्रिप्ट पेस्ट करें
3. GPT Workspace साइडबार खोलें
4. यह प्रॉम्प्ट पेस्ट करें:

इस मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट का सारांश दें। प्रदान करें: 2-3 वाक्यों का अवलोकन, लिए गए मुख्य निर्णयों की सूची, जिम्मेदार व्यक्तियों और डेडलाइन के साथ एक्शन आइटम की सूची, और कोई भी खुला प्रश्न जिसके लिए फॉलो-अप की आवश्यकता है। स्पष्ट हेडर्स के साथ फॉर्मेट करें।

GPT Workspace ट्रांसक्रिप्ट टेक्स्ट को पढ़ता है और सीधे साइडबार में एक व्यवस्थित सारांश देता है। फिर आप रॉ ट्रांसक्रिप्ट के नीचे इसे जोड़ने के लिए Insert पर क्लिक कर सकते हैं, या ट्रांसक्रिप्ट को पूरी तरह से बदल सकते हैं।

लंबी मीटिंग्स के लिए, आप ट्रांसक्रिप्ट को सेक्शन में तोड़ सकते हैं और हर एक का सारांश निकाल सकते हैं, फिर ChatGPT से उन सारांशों के आधार पर एक अंतिम कार्यकारी सारांश (executive summary) लिखने के लिए कह सकते हैं।

एक्शन आइटम निकालें और फॉलो-अप ईमेल भेजें

एक्शन आइटम किसी भी मीटिंग का सबसे महत्वपूर्ण आउटपुट होते हैं, और अक्सर यही सबसे ज्यादा मिस हो जाते हैं। ChatGPT द्वारा आपके मीटिंग सारांश को जनरेट करने के बाद, आप एक कदम और आगे बढ़ सकते हैं और एक प्रॉम्प्ट के साथ एक व्यवस्थित टास्क लिस्ट निकाल सकते हैं:

इन मीटिंग नोट्स से सभी एक्शन आइटम निकालें। उन्हें इन कॉलम के साथ टेबल के रूप में फॉर्मेट करें: टास्क, जिम्मेदार व्यक्ति, डेडलाइन, प्राथमिकता। यदि कोई डेडलाइन नहीं बताई गई है, तो “TBD” लिखें।

एक बार जब आपके पास टास्क लिस्ट आ जाए, तो Gmail में GPT Workspace का उपयोग करके फॉलो-अप ईमेल ड्राफ्ट करें:

1. Gmail खोलें
2. कंपोज़ टूलबार में GPT Workspace आइकन पर क्लिक करें
3. यह प्रॉम्प्ट पेस्ट करें:

आज की मीटिंग का सारांश देते हुए एक प्रोफेशनल फॉलो-अप ईमेल लिखें। इसमें शामिल करें: संक्षिप्त सारांश (2-3 वाक्य), लिए गए मुख्य निर्णय, और एक्शन आइटम की एक व्यवस्थित सूची। लहज़ा मैत्रीपूर्ण और सीधा रखें।

संदर्भ के रूप में अपने मीटिंग नोट्स या एक्शन आइटम टेबल को पेस्ट करें, और ChatGPT सभी उपस्थित लोगों को भेजने के लिए तैयार एक पूरा फॉलो-अप ईमेल ड्राफ्ट कर देगा। आप अन्य ईमेल लेखन कार्यों को संभालने के लिए ChatGPT for Gmail का उपयोग करने के बारे में और अधिक पढ़ सकते हैं।

बेहतर मीटिंग नोट्स के लिए 5 ChatGPT प्रॉम्प्ट्स

ये प्रॉम्प्ट सीधे Google Docs में GPT Workspace साइडबार के साथ काम करते हैं। किसी भी मीटिंग से पहले त्वरित पहुँच के लिए इन्हें एक नोट्स डॉक में सेव कर लें:

• मीटिंग से पहले का एजेंडा: “30 मिनट की प्रोडक्ट रोडमैप समीक्षा के लिए एक केंद्रित एजेंडा बनाएं। हर विषय के लिए समय सीमा शामिल करें।”
• रियल-टाइम नोट्स फॉर्मेटिंग: “इन कच्चे नोट्स को साफ करें और विषय के अनुसार स्पष्ट बुलेट पॉइंट्स में व्यवस्थित करें: [नोट्स पेस्ट करें]”
• मीटिंग सारांश: “इन मीटिंग नोट्स को एक व्यस्त कार्यकारी के लिए 3 वाक्यों में सारांशित करें जो उपस्थित नहीं थे।”
• एक्शन आइटम निकालना: “इन नोट्स से हर एक्शन आइटम की सूची बनाएं। हर एक में प्राथमिकता लेबल (High / Medium / Low) जोड़ें।”
• निर्णय लॉग: “इस मीटिंग में लिए गए केवल निर्णयों को निकालें। हर निर्णय के लिए एक वाक्य के तर्क के साथ एक नंबर वाली सूची के रूप में फॉर्मेट करें।”

हर प्रॉम्प्ट को विशिष्ट संदर्भ (टीम का नाम, प्रोजेक्ट का नाम, स्टेकहोल्डर के नाम) के साथ समायोजित किया जा सकता है ताकि अधिक सटीक परिणाम मिल सकें।

Google Docs के लिए GPT Workspace

मीटिंग टेम्प्लेट बनाने, ट्रांसक्रिप्ट का सारांश निकालने और एक्शन आइटम निकालने के लिए AI प्रॉम्प्ट का उपयोग करें, वह भी बिना ऐप्स बदले सीधे Google Docs में।

फ्री इंस्टॉल करें →

AI मीटिंग नोट्स बनाम मैन्युअल नोट्स: क्या सबसे अच्छा काम करता है

ज्यादातर टीमें पूरी तरह मैन्युअल नोट्स और पूरी तरह AI ऑटोमेशन के बीच कहीं होती हैं। मीटिंग के प्रकार के आधार पर सही दृष्टिकोण चुनने के लिए यहाँ एक व्यावहारिक फ्रेमवर्क दिया गया है:

किसी भी ऐसी मीटिंग के लिए जहाँ आप रिकॉर्डिंग और AI नोट्स दोनों चाहते हैं, GPT Workspace को एक समर्पित मीटिंग रिकॉर्डर के साथ जोड़ना आपको दोनों दुनिया का सर्वश्रेष्ठ अनुभव देता है। रिकॉर्डर ऑडियो और ट्रांसक्रिप्ट कैप्चर करता है, और GPT Workspace ट्रांसक्रिप्ट को Google Docs के अंदर व्यवस्थित नोट्स में बदल देता है।

यदि आप मुख्य रूप से Google Meet में काम करते हैं, तो AI मीटिंग रिकॉर्डर गाइड में स्वचालित रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन सेट करने का तरीका बताया गया है। यदि आप AI-जनरेटेड सारांशों के पूरक के रूप में एक ठोस मैन्युअल टेम्प्लेट के साथ शुरुआत करना चाहते हैं, तो मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट गाइड में हर प्रकार की मीटिंग के लिए उपयोग के लिए तैयार फॉर्मेट मौजूद हैं।

FAQ

निष्कर्ष

Google Docs में ChatGPT मीटिंग नोट्स आपको वह देते हैं जो मैन्युअल नोट्स शायद ही कभी दे पाते हैं: हर मीटिंग का एक पूरा, व्यवस्थित और तुरंत उपयोगी रिकॉर्ड। GPT Workspace इंस्टॉल होने के साथ, वर्कफ़्लो बहुत तेज़ है। आप अपना टेम्प्लेट खोलते हैं, कॉल के बाद सारांश प्रॉम्प्ट चलाते हैं, एक्शन आइटम निकालते हैं, और फॉलो-अप ईमेल ड्राफ्ट करते हैं, वह भी बिना Google के ऐप्स छोड़े।

यदि आप सप्ताह में तीन मीटिंग्स में भी मैन्युअल रूप से नोट्स लिखते हैं, तो AI पर स्विच करने से आपका हर हफ्ते एक घंटा या उससे अधिक समय बच सकता है। gpt.space पर फ्री प्लान के साथ शुरुआत करें, ChatGPT के साथ अपना पहला Google Docs मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट बनाएं, और देखें कि आप कितना समय वापस पा सकते हैं।

GPT Workspace आपके सभी Google ऐप्स में क्या कर सकता है, इस पर गहराई से जाने के लिए, GPT Workspace गाइड में Gmail, Sheets, Slides और अन्य के बारे में जानकारी दी गई है।