Escolher um gerenciador de tarefas parece simples até você se ver imerso em fóruns de produtividade discutindo se o gratuito é melhor do que o poderoso, ou se as integrações importam mais do que uma interface limpa. Se você está escolhendo entre Google Tasks vs Todoist, este guia elimina as dúvidas com uma comparação direta de recursos — e mostra uma terceira opção que vale a pena considerar.
A resposta curta: o Google Tasks vence no preço e na integração com o Google Workspace, o Todoist vence nos recursos avançados e no polimento multiplataforma, e o TasksBoard preenche a lacuna para quem deseja o melhor dos dois mundos.
Comparação rápida: Google Tasks vs Todoist em resumo
| Recurso | Google Tasks | Todoist | TasksBoard |
|---|---|---|---|
| Preço | Gratuito | Gratuito / $5–$8/mês | Gratuito / Pro |
| Visualização Kanban | Não | Sim (pago) | Sim (gratuito) |
| Subtarefas | Sim (1 nível) | Sim (múltiplos níveis) | Sim |
| Datas de entrega e lembretes | Básicos | Avançados | Sim |
| Integração com Google Workspace | Nativa | Limitada | Nativa |
| Colaboração em equipe | Não | Sim (pago) | Sim |
| Entrada em linguagem natural | Não | Sim | Não |
| Aplicativos móveis | Sim | Sim | Sim |
| Acesso offline | Sim | Sim | Sim |
| Etiquetas / filtros | Não | Sim | Não |
Google Tasks: Gratuito, simples e já na sua conta Google
O Google Tasks é um gerenciador de tarefas leve integrado diretamente ao Google Workspace. Ele fica na barra lateral do Gmail, sincroniza com o Google Calendar e pode ser acessado em tasks.google.com — sem cadastro, sem nova conta, sem assinatura.
O que o Google Tasks faz bem
É genuinamente gratuito. Não existe um plano gratuito com limites artificiais. Todos os recursos disponíveis no Google Tasks são gratuitos para qualquer titular de conta Google — Gmail pessoal ou Google Workspace.
Integração profunda com o Google. Arraste um e-mail do Gmail para o painel do Tasks e ele se torna uma tarefa com um link de volta para a mensagem original. Defina uma data de entrega e sua tarefa aparecerá automaticamente no Google Calendar. Essa integração nativa é algo que nenhuma ferramenta de terceiros consegue replicar totalmente.
Baixa fricção. O Google Tasks quase não tem curva de aprendizado. Se você sabe usar um aplicativo de lista de compras, sabe usar o Google Tasks. Não há filtros, etiquetas, níveis de prioridade ou modelos de projeto para configurar. Você apenas escreve o que precisa ser feito.
Funciona em vários dispositivos. O aplicativo móvel do Google Tasks (Android e iOS) sincroniza perfeitamente e suporta acesso offline. Suas tarefas são as mesmas, esteja você no Gmail no computador ou no aplicativo do seu telefone.
Onde o Google Tasks deixa a desejar
Sem visualização kanban. O Google Tasks só mostra as tarefas como uma lista. Se você gerencia vários projetos simultaneamente, ver tudo como uma lista simples sem agrupamento visual torna difícil identificar o que está realmente em andamento versus o que foi esquecido.
Sem recursos de equipe. O Google Tasks foi criado para uso individual. Você não pode atribuir uma tarefa a um colega, compartilhar uma lista ou ver o progresso de um colega na interface nativa do Google Tasks.
Estrutura de tarefas superficial. Você tem tarefas principais e um nível de subtarefas — só isso. Não há etiquetas, tags, filtros ou visualizações. Para listas de tarefas simples, isso é bom; para projetos complexos, torna-se limitante.
Sem lembretes por horário. Você pode definir uma data de entrega, mas o Google Tasks não envia uma notificação push ou e-mail de lembrete quando uma tarefa vence. Ela apenas aparece no seu calendário.
Todoist: Mais poderoso, mais polido — por um preço
O Todoist é um aplicativo de gerenciamento de tarefas dedicado disponível em todas as plataformas: web, desktop, iOS, Android e como extensão de navegador. Ele foi refinado ao longo de mais de 15 anos e isso se reflete na qualidade do produto.
O que o Todoist faz bem
Entrada em linguagem natural. Digite “Ligar para a Sarah amanhã às 15h #trabalho p1” e o Todoist analisa a data, hora, projeto e prioridade automaticamente. Esse recurso acelera drasticamente a captura de tarefas em comparação com o preenchimento de campos separados.
Filtragem e etiquetas avançadas. O Todoist permite criar visualizações personalizadas usando filtros como “hoje & @trabalho & p1” — o que significa “mostre-me todas as tarefas de trabalho de alta prioridade com vencimento hoje”. Para usuários que equilibram fluxos de trabalho pessoais e profissionais complexos, isso é genuinamente poderoso.
Múltiplos níveis de subtarefas. Ao contrário do Google Tasks, o Todoist suporta subtarefas aninhadas em vários níveis, o que é importante para o planejamento de projetos com hierarquias reais.
Visualização de quadro Kanban. O Todoist tem uma visualização de quadro (Kanban) disponível no plano Pro. Você pode arrastar tarefas entre colunas, o que ajuda em fluxos de trabalho de projetos que seguem etapas.
Integrações. O Todoist se conecta ao Slack, GitHub, Google Calendar (via terceiros), Zapier e dezenas de outros serviços. Seu ecossistema é mais amplo que o do Google Tasks.
Limitações do Todoist
O plano gratuito é surpreendentemente limitado. O plano gratuito permite apenas 5 projetos ativos, sem lembretes, sem anexos de arquivos e com filtros limitados. A maioria dos recursos que tornam o Todoist útil requer o plano Pro ou Business ($5–$8/mês por usuário).
Não é nativo do Google Workspace. Se sua organização vive no Google Workspace, o Todoist exige um login separado, uma conta de faturamento separada e uma integração de terceiros para sincronizar com o Google Calendar. Isso adiciona fricção onde o Google Tasks não adiciona nenhuma.
Excesso para casos de uso simples. O poder do Todoist vem com complexidade. Novos usuários geralmente gastam mais tempo configurando o sistema do que realmente trabalhando. A curva de aprendizado é mais íngreme que a do Google Tasks.
Google Tasks vs Todoist: Análise detalhada recurso por recurso
Preços
O Google Tasks é totalmente gratuito. O Todoist tem um plano gratuito limitado; os recursos que o tornam competitivo — lembretes, etiquetas, filtros, quadros kanban e sincronização de calendário — estão bloqueados atrás do plano Pro ($5/mês cobrado anualmente) ou plano Business ($8/usuário/mês).
Se o orçamento for uma restrição, o Google Tasks + TasksBoard é a combinação gratuita mais forte.
Integração com Google Workspace
É aqui que o Google Tasks vence decisivamente. O Google Tasks é literalmente integrado ao Gmail — ele aparece na barra lateral sem nenhuma configuração. A sincronização com o Google Calendar é nativa: as tarefas aparecem como itens de calendário automaticamente quando você define uma data de entrega.
O Todoist pode se conectar ao Google Calendar, mas apenas através de serviços de sincronização de terceiros ou fluxos do Zapier. Não é contínuo e requer manutenção.
Organização de tarefas
O Todoist tem uma vantagem clara em poder organizacional bruto. Suas etiquetas, filtros, níveis de prioridade (P1–P4) e análise de data em linguagem natural o tornam mais flexível para fluxos de trabalho pessoais complexos.
O Google Tasks mantém as coisas simples: múltiplas listas de tarefas, subtarefas, datas de entrega e tarefas com estrela. Essa simplicidade é tanto sua força (baixa fricção) quanto sua fraqueza (visibilidade limitada entre projetos).
Colaboração e uso em equipe
O Todoist suporta colaboração nos planos Pro e Business: você pode atribuir tarefas a membros da equipe, comentar em tarefas e compartilhar projetos. Isso o torna viável para pequenas equipes trabalhando em projetos compartilhados.
O Google Tasks tem zero recursos nativos de colaboração. Você não pode compartilhar uma lista de tarefas ou atribuir tarefas a outras pessoas dentro do próprio Google Tasks.
No entanto, o TasksBoard adiciona colaboração completa ao Google Tasks — quadros compartilhados, acesso de membros da equipe e sincronização em tempo real — sem exigir nenhuma migração ou nova ferramenta.
Experiência móvel
Ambos os aplicativos têm experiências móveis sólidas. O Google Tasks é mais simples e rápido de carregar. O aplicativo móvel do Todoist é mais rico em recursos, com entrada em linguagem natural e suporte a filtros.
Para usuários do Google Workspace, o aplicativo móvel do Google Tasks tem a vantagem de usar a mesma conta Google — sem login adicional.
Quem deve usar o Google Tasks?
O Google Tasks é a escolha certa se você:
- Vive no Google Workspace: Gmail, Calendar e Google Docs são suas ferramentas diárias
- Prefere simplicidade: Você quer uma lista de tarefas rápida e sem configuração
- Não precisa de recursos de equipe: Seu gerenciamento de tarefas é pessoal, não colaborativo
- Tem um orçamento apertado: Você quer ferramentas de produtividade poderosas a custo zero
- Gerencia projetos simples: Seu trabalho não exige hierarquias profundas ou visualizações personalizadas
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Quem deve usar o Todoist?
O Todoist é a melhor escolha se você:
- Usa várias plataformas fora do Google: Windows, macOS, iOS, Android — o Todoist funciona em todos os lugares com a mesma qualidade
- Precisa de filtragem avançada: Sistemas pessoais complexos com etiquetas, níveis de prioridade e visualizações personalizadas
- Requer entrada em linguagem natural: Você quer digitar “Enviar relatório próxima sexta-feira 10h p1” e ter isso analisado automaticamente
- Gerencia uma pequena equipe fora do Google Workspace: Os recursos de colaboração do Todoist funcionam bem para pequenos grupos
A melhor opção para usuários do Google Workspace: Google Tasks + TasksBoard
Para a maioria das pessoas que vivem e trabalham no Google Workspace, nem o Google Tasks nem o Todoist são a resposta completa por si só. O Google Tasks é gratuito e nativo, mas carece de gerenciamento visual de projetos e colaboração. O Todoist resolve esses problemas, mas tira você do ecossistema Google e adiciona custos.
O TasksBoard é uma interface dedicada para o Google Tasks que adiciona tudo o que falta ao Google Tasks — sem substituí-lo. Suas tarefas permanecem no Google Tasks (ainda visíveis no Gmail e no Calendar). O TasksBoard apenas lhe dá:
- Um quadro kanban em tela cheia que visualiza suas listas de tarefas como colunas
- Compartilhamento de equipe para que você possa compartilhar o Google Tasks com colegas
- Uma experiência de aplicativo desktop sem as distrações de uma aba do navegador
- Arrastar e soltar entre colunas para mover tarefas através das etapas
Essa combinação — Google Tasks como camada de dados, TasksBoard como interface — oferece o essencial do que torna o Todoist atraente (quadros visuais, colaboração) enquanto mantém tudo dentro do ecossistema Google que você já usa.
Para uma visão mais profunda sobre como visualizar seu trabalho, veja nosso guia sobre como configurar um quadro kanban no Google Tasks.
TasksBoard
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Perguntas frequentes
Conclusão
O debate Google Tasks vs Todoist resume-se à adequação ao ecossistema e aos requisitos de recursos. O Google Tasks é a escolha certa para usuários do Google Workspace que desejam uma lista de tarefas gratuita, integrada e sem atrito. O Todoist conquista seu lugar para usuários avançados que precisam de organização avançada, consistência multiplataforma e entrada em linguagem natural.
Para a maioria dos usuários do Google Workspace, o caminho mais prático é começar com o Google Tasks — que já é gratuito e está esperando na sua barra lateral do Gmail — e adicionar o TasksBoard para quadros kanban e colaboração em equipe. Você obtém o essencial do que o Todoist oferece sem sair do ecossistema Google ou gastar um centavo.
Se você já usa o Google Tasks e quer ver o que uma visualização kanban muda no seu fluxo de trabalho, experimente o TasksBoard e compare. Leva cerca de dois minutos para configurar.
