วิธีตั้งค่า Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงาน (Out of Office): คู่มือฉบับสมบูรณ์ + 10 ข้อความตัวอย่าง

ไม่ว่าคุณจะกำลังเดินทางไปพักผ่อนหนึ่งสัปดาห์ ไปงานประชุม หรือลาคลอด สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือกล่องจดหมายที่เต็มไปด้วยอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบ การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ (Out of Office) ใน Gmail ใช้เวลาไม่ถึงสองนาที และจะช่วยแจ้งให้ผู้ส่งทราบโดยอัตโนมัติว่าคุณไม่ว่าง คุณจะกลับมาเมื่อใด และควรติดต่อใครในระหว่างที่คุณไม่อยู่

คู่มือนี้ครอบคลุมทุกอย่าง ตั้งแต่วิธีเปิดใช้งาน Vacation Responder ของ Gmail, ตัวอย่างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน ที่พร้อมใช้งาน 10 รูปแบบ และวิธีเหนือกว่าพื้นฐานด้วยเครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติที่ชาญฉลาดซึ่งสามารถตอบกลับตามบริบทได้ในขณะที่คุณไม่อยู่

วิธีตั้งค่า Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงาน (ทีละขั้นตอน)

Gmail เรียกฟีเจอร์ไม่อยู่ที่สำนักงานว่า Vacation Responder นี่คือวิธีเปิดใช้งานบนเดสก์ท็อปและมือถือ

เปิดใช้งาน Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงานบนเดสก์ท็อป

1. เปิด Gmail และคลิกไอคอนรูปเฟือง (⚙) ที่มุมขวาบน
2. เลือก ดูการตั้งค่าทั้งหมด (See all settings)
3. อยู่ที่แท็บ ทั่วไป (General) และเลื่อนลงไปที่ การตอบกลับอัตโนมัติ (Vacation responder)
4. สลับเป็น เปิดการตอบกลับอัตโนมัติ (Vacation responder on)
5. ตั้งค่า วันแรก (First day) (และเลือก วันสุดท้าย (Last day) เพื่อให้ระบบปิดอัตโนมัติ)
6. ป้อน หัวเรื่อง (Subject) และ ข้อความ (message) ของคุณ
7. คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง (Save Changes) ที่ด้านล่างของหน้า

ระบบตอบกลับอัตโนมัติของคุณเริ่มทำงานแล้ว Gmail จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณในช่วงวันที่คุณตั้งค่าไว้

ตั้งค่า Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงานบนมือถือ

ในแอป Gmail (iOS หรือ Android):

1. แตะ เมนูแฮมเบอร์เกอร์ (☰) และไปที่ การตั้งค่า (Settings)
2. เลือกบัญชีของคุณ
3. แตะ การตอบกลับอัตโนมัติ (Vacation responder)
4. สลับเปิดใช้งานและกรอกวันที่ หัวเรื่อง และข้อความ
5. แตะ เสร็จสิ้น (Done)

ใครบ้างที่จะได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณ?

Gmail ให้คุณควบคุมได้ว่าใครจะได้รับข้อความตอบกลับอัตโนมัติ ที่ด้านล่างของการตั้งค่า Vacation responder คุณมีสองตัวเลือก:

• ส่งการตอบกลับเฉพาะผู้ที่มีรายชื่อในผู้ติดต่อของฉัน (Only send a response to people in my Contacts) — จำกัดการตอบกลับเฉพาะผู้ติดต่อที่รู้จัก ลดการส่งหาผู้ส่งสแปม
• ส่งการตอบกลับเฉพาะผู้ที่มีรายชื่อใน [โดเมนของคุณ] (Only send a response to people in [Your Domain]) — มีประโยชน์สำหรับข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานภายในองค์กรใน Google Workspace

นอกจากนี้ Gmail ยังป้องกันการตอบกลับซ้ำซ้อน โดยผู้ส่งแต่ละคนจะได้รับข้อความตอบกลับของคุณเพียงครั้งเดียวในทุกๆ สี่วัน แม้ว่าพวกเขาจะส่งอีเมลหาคุณหลายครั้งก็ตาม

ตัวอย่างและเทมเพลตข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานที่ดีจะช่วยตั้งความคาดหวัง ให้ข้อมูลผู้ติดต่อสำรอง และสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ นี่คือ 10 เทมเพลตที่คุณสามารถคัดลอกและปรับแต่งได้

เทมเพลตข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานแบบมืออาชีพ

เทมเพลตที่ 1: มาตรฐานมืออาชีพ

ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานตั้งแต่วันที่ [DATE] ถึง [DATE] และไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้สะดวก

ฉันจะตอบกลับข้อความของคุณโดยเร็วที่สุดเมื่อกลับมา หากมีเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ [NAME] ที่ [EMAIL] หรือ [PHONE]

เทมเพลตที่ 2: งานประชุมหรือกิจกรรม

ขอบคุณที่ติดต่อมา ขณะนี้ฉันกำลังเข้าร่วม [EVENT NAME] ตั้งแต่วันที่ [DATE] ถึง [DATE] และอาจไม่สะดวกตอบกลับ

ฉันจะติดต่อกลับภายในวันที่ [RETURN DATE] หากต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วน โปรดติดต่อ [NAME] ที่ [EMAIL]

เทมเพลตที่ 3: ลาคลอด

ขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ ขณะนี้ฉันอยู่ในช่วงลาคลอดและจะกลับมาทำงานในวันที่ [DATE]

ในระหว่างที่ฉันไม่อยู่ โปรดติดต่อ [NAME] ที่ [EMAIL] ซึ่งจะเป็นผู้ดูแลรับผิดชอบงานแทนฉัน ขอบคุณที่เข้าใจค่ะ/ครับ

เทมเพลตที่ 4: ลาป่วย

ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานเนื่องจากลาป่วยและคาดว่าจะกลับมาในวันที่ [DATE]

สำหรับเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ [NAME] ที่ [EMAIL] ข้อความอื่นๆ ทั้งหมดจะได้รับการตอบกลับเมื่อฉันกลับมา

เทมเพลตที่ 5: พักร้อน — แบบสั้น

ฉันกำลังอยู่ในช่วงพักร้อนจนถึงวันที่ [DATE] และจะตอบกลับอีเมลเมื่อกลับมา หากมีเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ [NAME] ที่ [EMAIL]

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติแบบสั้น

บางครั้งความกระชับคือสิ่งที่ดีที่สุด โดยเฉพาะสำหรับทีมภายในหรือการเดินทางระยะสั้น:

เทมเพลตที่ 6: สั้นมาก

ไม่อยู่ที่สำนักงาน [DATE]–[DATE] กลับมาวันจันทร์ หากมีเรื่องด่วน โปรดติดต่อ [NAME]

เทมเพลตที่ 7: ทริปวันหยุดยาว

ฉันไม่อยู่ในช่วงวันหยุดยาวและจะกลับมาในวันที่ [DAY] ฉันจะตอบกลับในวันนั้น

เทมเพลตที่ 8: ว่างเป็นบางช่วง

ฉันกำลังเดินทางช่วงวันที่ [DATE]–[DATE] และไม่สะดวกเข้าถึงอีเมล ฉันจะตรวจสอบข้อความบ้างเป็นระยะแต่อาจตอบกลับล่าช้า หากเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดโทร [PHONE]

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานแบบสร้างสรรค์และเป็นกันเอง

เทมเพลตที่ 9: เป็นกันเองและส่วนตัว

สวัสดี! ฉันกำลังชาร์จพลัง (และจัดการกล่องจดหมาย) จนถึงวันที่ [DATE]

ฉันจะตอบกลับข้อความของคุณเมื่อกลับมา หากเป็นเรื่องเร่งด่วน [NAME] ที่ [EMAIL] สามารถช่วยเหลือคุณได้ในระหว่างนี้ ขอบคุณที่เข้าใจ!

เทมเพลตที่ 10: มีอารมณ์ขันเล็กน้อย

ขณะนี้ฉันไม่อยู่ที่สำนักงาน กำลังสร้างปราสาททราย / ปีนเขา / ทำกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับอีเมลจนถึงวันที่ [DATE]

ข้อความของคุณปลอดภัยดีในกล่องจดหมายของฉัน ฉันจะตอบกลับเมื่อกลับมา หากมีเรื่องด่วน [NAME] ที่ [EMAIL] ดูแลเรื่องต่างๆ ให้คุณได้

เคล็ดลับขั้นสูงสำหรับ Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงาน

รวมตัวกรองเข้ากับ Vacation Responder ของคุณ

Vacation responder ของ Gmail จะตอบกลับอีเมลขาเข้าทั้งหมดเหมือนกันหมด โดยไม่แยกแยะระหว่างลูกค้า VIP กับจดหมายข่าว เพื่อจัดการเรื่องนี้อย่างชาญฉลาดขึ้น ให้จับคู่กับ ตัวกรองและกฎของ Gmail:

1. สร้างตัวกรองสำหรับผู้ส่งที่มีความสำคัญสูง (เช่น from:client@important.com)
2. ใส่ป้ายกำกับเช่น “ด่วน — ตรวจสอบเมื่อกลับมา”
3. วิธีนี้ช่วยให้คุณคัดแยกอีเมลสำคัญได้ทันทีที่กลับมาโดยไม่ต้องไล่ดูอีเมลทั้งหมด

ตรวจสอบว่าสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณเปิดใช้งานอยู่หรือไม่

ก่อนปิดแล็ปท็อป ให้ยืนยันว่า Vacation responder ทำงานอยู่โดยสังเกต แถบสีเหลือง ที่ด้านบนของกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ มันจะแสดงข้อความว่า “Vacation responder is on” พร้อมตัวเลือกให้ปิดหรือดูข้อความ หากคุณไม่เห็นแถบนี้ แสดงว่าระบบไม่ได้เปิดใช้งาน

วางแผนการกลับมา: ปิดโดยอัตโนมัติ

หากคุณตั้งค่า วันสุดท้าย (Last day) ในการตั้งค่า Vacation responder ไว้ Gmail จะหยุดส่งการตอบกลับอัตโนมัติหลังจากวันที่นั้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นเรื่องง่ายที่จะลืมในช่วงที่เดินทางยุ่งๆ ดังนั้นควรตั้งวันที่สิ้นสุดเสมอ ผู้ติดต่อของคุณจะขอบคุณที่คุณไม่ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปหาพวกเขาหลังจากที่คุณกลับมาทำงานแล้วสองสัปดาห์

Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงานบน Google Workspace

หากองค์กรของคุณใช้ Google Workspace ผู้ดูแลระบบของคุณอาจมีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับสถานะไม่อยู่ที่สำนักงาน ได้แก่:

• การมองเห็นสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานทั่วทั้งโดเมน — เพื่อนร่วมงานสามารถเห็นสถานะ OOO ของคุณใน Calendar และ Chat
• การมอบสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมาย — ให้เพื่อนร่วมงานเข้าถึงชั่วคราวเพื่อจัดการอีเมลของคุณ
• กฎการกำหนดเส้นทาง — ส่งต่ออีเมลไปยังกล่องจดหมายของทีมโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณไม่อยู่

เหนือกว่าฟีเจอร์ในตัวของ Gmail: การตอบกลับอัตโนมัติด้วย AI

Vacation responder ของ Gmail ส่งข้อความคงที่แบบเดียวกันให้ทุกคน แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณต้องการการตอบกลับที่ชาญฉลาดกว่าเดิม เช่น การตอบกลับที่รับรู้หัวข้อของอีเมล ให้ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง หรือส่งต่อข้อความที่เร่งด่วนจริงๆ?

ลองใช้ Mail Agent

Mail Agent อ่านอีเมลขาเข้าแต่ละฉบับและสร้างการตอบกลับตามบริบท ไม่ใช่แค่ข้อความ OOO แบบคงที่ มันสามารถตอบคำถามที่พบบ่อย ส่งต่อข้อความเร่งด่วน และทำให้กล่องจดหมายของคุณดำเนินต่อไปได้ในขณะที่คุณไม่อยู่

เริ่มต้นใช้งาน →

สำหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการตอบกลับอัตโนมัติด้วย AI โปรดดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ AI auto-reply for Gmail หากคุณต้องการจัดการกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น inbox zero with Gmail’s AI tools คือขั้นตอนถัดไปที่ยอดเยี่ยม

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

การตั้งค่าการตอบกลับ Gmail ไม่อยู่ที่สำนักงาน เป็นหนึ่งในนิสัยการใช้อีเมลที่ง่ายที่สุดแต่มีผลกระทบสูงที่สุดที่คุณสามารถสร้างได้ ด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถเปิดใช้งาน Vacation responder ได้ในเวลาไม่ถึงสองนาที ทำให้ผู้ส่งทุกคนได้รับการตอบรับที่เป็นมืออาชีพและทันท่วงทีในขณะที่คุณไม่อยู่

ใช้ ตัวอย่างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน ในคู่มือนี้เป็นจุดเริ่มต้นและปรับแต่งให้เข้ากับน้ำเสียงและสถานการณ์ของคุณ และหากคุณต้องการการตอบกลับที่เหนือกว่าข้อความคงที่ เช่น การจัดการคำถามจากลูกค้า การส่งต่อคำขอเร่งด่วน หรือการจัดการกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิง Mail Agent จะนำบริบทที่ขับเคลื่อนด้วย AI มาสู่การตอบกลับอัตโนมัติทุกฉบับ

พร้อมที่จะยกระดับการทำงานอัตโนมัติของอีเมลของคุณแล้วหรือยัง? ตรวจสอบคู่มือของเราเกี่ยวกับ automated email response tips สำหรับวิธีอื่นๆ ในการปรับปรุงกล่องจดหมายของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น