साप्ताहिक टू-डू लिस्ट अगले पांच से सात दिनों का एक छोटा प्लान है: तीन सबसे अहम नतीजे, वहां तक पहुंचने के टास्क और हर टास्क के लिए एक दिन। यह आपके कैलेंडर (जिसमें आपके कमिटमेंट होते हैं) और आपकी डेली लिस्ट (जिसमें आज के काम होते हैं) के बीच की कड़ी है। ज़्यादातर साप्ताहिक लिस्ट दो वजहों से फेल होती हैं: उनमें टास्क की जगह प्रोजेक्ट होते हैं, और कोई उनका रिव्यू नहीं करता। यह गाइड आपको एक साप्ताहिक टू-डू लिस्ट टेम्पलेट देती है जिसे आप एक मिनट में कॉपी कर सकते हैं। साथ ही, यह बताती है कि इसे Google Tasks में कैसे बनाएं ताकि यह आपके फोन और Google Calendar से सिंक हो जाए, और TasksBoard के साथ एक ही बोर्ड पर पूरा हफ्ता कैसे देखें।
संक्षेप में:
- सबसे पहले नतीजों की प्लानिंग करें। टास्क लिस्ट छूने से पहले हफ्ते के लिए तीन नतीजे तय करें।
- हर दिन के लिए एक लिस्ट, साथ ही एक पार्किंग लिस्ट। Google Tasks में, हर लिस्ट बोर्ड पर एक कॉलम बन जाती है, जिससे सोमवार से शुक्रवार तक के काम एक साथ दिखाई देते हैं।
- हर टास्क को एक तारीख दें। तारीख वाले टास्क Google Calendar में दिखाई देते हैं, और अगर कोई काम छूट जाता है, तो वह गायब होने के बजाय आगे बढ़ जाता।
- शुक्रवार को रिव्यू करें। बचे हुए कामों को आगे बढ़ाने और अगले टॉप 3 तय करने के लिए 15 मिनट का समय ही लिस्ट को कारगर बनाए रखता है।
साप्ताहिक टू-डू लिस्ट टेम्पलेट (इसे कॉपी करें)
नीचे दिया गया टेम्पलेट कागज़, स्प्रेडशीट या किसी भी टास्क ऐप पर काम करता है। इसके छह हिस्से हैं, और हर हिस्सा उस अलग सवाल का जवाब देता है जो आप हफ्ते के दौरान खुद से पूछते हैं।
| सेक्शन | इसमें क्या शामिल है | उदाहरण (काल्पनिक) |
|---|---|---|
| इस हफ्ते के टॉप 3 | तीन नतीजे जिन्हें आप शुक्रवार के रिव्यू में पूरा करना चाहेंगे | ”Northwind को Q4 प्रपोज़ल भेजना” |
| सोमवार से शुक्रवार | ऐसे टास्क जो एक बार में पूरे हो जाएं, उन्हें उसी दिन रखें जब आप उन्हें करेंगे | सोमवार को “प्रपोज़ल की रूपरेखा तैयार करना” |
| रूटीन | ऐसे रिपीटिंग टास्क जो हर हफ्ते आते हैं | ”साप्ताहिक रिपोर्ट, शुक्रवार दोपहर 3 बजे” |
| इंतज़ार (Waiting on) | किसी और की वजह से रुके हुए टास्क, व्यक्ति के नाम और पूछने की तारीख के साथ | ”Dana से प्राइसिंग अप्रूवल, 10 नवंबर को पूछा गया” |
| अगले हफ्ते | अच्छे आइडिया जो इस हफ्ते का बोझ बढ़ा देंगे | ”ऑनबोर्डिंग डेक को अपडेट करना” |
| पूरे हुए (Done) | पूरे हो चुके टास्क, जिन्हें रिव्यू तक सामने रखा जाता है | बॉक्स चेक करते ही भर जाते हैं |
दो नियम इस टेम्पलेट को कारगर बनाते हैं। पहला, टास्क लिखें, प्रोजेक्ट नहीं। स्टैनफोर्ड का सेंटर फॉर टीचिंग एंड लर्निंग अपनी keeping to-do lists गाइड में इसे बेहतरीन तरीके से समझाता है: टास्क वह है जिसे आप एक बार बैठकर पूरा कर सकें, आदर्श रूप से 30 मिनट या उससे कम समय में, जबकि “पेपर के लिए रिसर्च करना” असल में एक छिपा हुआ प्रोजेक्ट है। दूसरा, हर दिन की एक सीमा तय करें। मीटिंग्स को गिनने के बाद हर दिन चार से छह टास्क काफी होते हैं। अगर बुधवार को आठ टास्क हैं, तो हफ्ता शुरू होने से पहले ही कुछ काम गुरुवार या अगले हफ्ते के लिए टाल दें।
साप्ताहिक टू-डू लिस्ट बनाम डेली लिस्ट: आपको दोनों की ज़रूरत है
एक साप्ताहिक लिस्ट और एक डेली लिस्ट एक-दूसरे की विरोधी नहीं हैं। स्टैनफोर्ड की स्टडी-स्किल्स गाइड सलाह देती है कि आने वाले हफ्ते के सभी ज़रूरी कामों की एक लिस्ट बनाएं, फिर हर सुबह या एक रात पहले उसका रिव्यू करें, ताकि उस दिन के टास्क को एक अलग डेली लिस्ट में डाला जा सके। यह साप्ताहिक लिस्ट के लिए हर हफ्ते एक तय समय चुनने का भी सुझाव देती है, जैसे कि शुक्रवार की दोपहर या रविवार की शाम, ताकि व्यस्त हफ्तों में भी यह आदत बनी रहे।
| साप्ताहिक टू-डू लिस्ट | डेली टू-डू लिस्ट | कैलेंडर | |
|---|---|---|---|
| जवाब देता है | इस हफ्ते क्या ज़रूरी है? | आज मुझे क्या करना है? | बिल्कुल किस समय? |
| कब बनती है | हर हफ्ते एक तय समय पर, एक बार | हर सुबह, साप्ताहिक लिस्ट से | जैसे-जैसे कमिटमेंट आते हैं |
| क्या शामिल है | 15 से 25 टास्क और टॉप 3 | 3 से 6 टास्क | मीटिंग्स और टाइम ब्लॉक |
| कब फेल होती है | जब कोई इसका रिव्यू नहीं करता | जब इसे याददाश्त के भरोसे लिखा जाता है | जब हर छोटा टास्क एक इवेंट बन जाता है |
Google Tasks इस विभाजन में बिल्कुल फिट बैठता है। लिस्ट आपको साप्ताहिक ढांचा देती हैं, तारीख वाला फील्ड Google Calendar को अपडेट करता है, और बोर्ड व्यू सुबह के रिव्यू को एक नज़र में पूरा कर देता है।
Google Tasks में साप्ताहिक टू-डू लिस्ट कैसे बनाएं
Google Tasks हर Google अकाउंट के साथ आता है और Gmail, Calendar, Drive और Docs के साइड पैनल में मौजूद रहता है, इसलिए कुछ भी इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं है। यहाँ इसे सेट करने का स्टेप-बाय-स्टेप तरीका दिया गया है।
- हर दिन के लिए एक लिस्ट बनाएं, साथ ही पार्किंग लिस्ट भी। साइड पैनल में, सबसे ऊपर लिस्ट मेनू खोलें, Create a new list चुनें और इसे नाम दें। “Top 3”, “Mon” से “Fri”, “Routines”, “Waiting on” और “Next week” बनाएं। Google का add or edit a task हेल्प पेज बताता है कि आप सभी लिस्ट में 1,00,000 टास्क और किसी एक लिस्ट में 20,000 अधूरे टास्क रख सकते हैं, इसलिए नौ लिस्ट बनाने पर कोई लिमिट पार नहीं होगी।
- हर टास्क को एक तारीख दें। कोई टास्क खोलें, Date/time पर क्लिक करें और दिन चुनें। उसी हेल्प पेज के अनुसार, तारीख वाले टास्क आपके कैलेंडर पर भी दिखाई देते हैं, जो एक लिस्ट को ऐसे प्लान में बदल देता है जिसे आप अपनी मीटिंग्स के साथ देख सकते हैं। अगर Tasks कैलेंडर छिपा हुआ है, तो हमारी how to use Google Calendar tasks गाइड बताती है कि इसे कहाँ से चालू करना है।
- रूटीन को रिपीट पर सेट करें। साप्ताहिक रिपोर्ट या सोमवार की प्लानिंग के लिए, टास्क खोलें, Date/time पर क्लिक करें, फिर Repeat चुनें। Google के repeating tasks पेज पर विकल्प दिए गए हैं: हर दिन, हफ्ते, महीने या साल में रिपीट करें, और इसे कभी खत्म न करें, किसी तारीख पर खत्म करें, या कुछ बार होने के बाद खत्म करें। जब आप एक काम पूरा कर लेते हैं, तो अगला अपनी तय तारीख पर दिखाई देता है।
- तारीख के हिसाब से सॉर्ट करें, और छूटे हुए कामों को आगे बढ़ने दें। organize your tasks पेज सॉर्ट करने के विकल्प बताता है, जिसमें Date, Deadline और Starred recently शामिल हैं, साथ ही मैन्युअल ड्रैग और ड्रॉप के लिए My order भी है। Calendar के अंदर Tasks व्यू में, पिछले 365 दिनों के अधूरे टास्क Past के तहत मौजूदा दिन पर ले जाए जाते हैं, इसलिए मंगलवार को छोड़ा गया टास्क बुधवार को भी आपका इंतज़ार कर रहा होता है।
- दोबारा टाइप करने के बजाय Gmail से कैप्चर करें। कोई ईमेल खोलें और सबसे ऊपर Add to Tasks पर क्लिक करें, या मैसेज को खींचकर Tasks साइड पैनल में छोड़ दें। टास्क में ईमेल का लिंक सेव हो जाता है।
TasksBoard के साथ एक ही बोर्ड पर पूरा हफ्ता देखें
साइड पैनल एक बार में एक ही लिस्ट दिखाता है, जो मंगलवार की सुबह के लिए तो ठीक है लेकिन शुक्रवार की प्लानिंग के लिए बेकार है। TasksBoard उसी Google Tasks डेटा को फुल-स्क्रीन बोर्ड के रूप में खोलता है जहाँ हर लिस्ट एक कॉलम होती है, इसलिए “Mon” से “Fri” एक-दूसरे के बगल में होते हैं और आप माउस से किसी टास्क को खींचकर बुधवार से गुरुवार में ले जा सकते हैं। अगर आपने पहले कभी Google Tasks kanban board का इस्तेमाल नहीं किया है, तो इसका कॉन्सेप्ट बहुत आसान है: कॉलम लिस्ट हैं, कार्ड टास्क हैं, और कार्ड को खिसकाने से टास्क भी खिसक जाता है।
TasksBoard के weekly planner page के अनुसार, बोर्ड पर सेट की गई ड्यू डेट Google Calendar से सिंक हो जाती हैं। कॉलम दिखाते हैं कि और काम जोड़ने से पहले हर दिन कितना भरा हुआ है, पुरानी ड्यू डेट वाले अधूरे टास्क अपने आप फ्लैग हो जाते हैं, और बचे हुए कामों को शुक्रवार के रिव्यू के दौरान एक ही क्लिक में अगले हफ्ते के लिए रीशेड्यूल किया जा सकता है। चूँकि TasksBoard रियल टाइम में Google Tasks को पढ़ता और लिखता है, इसलिए वही टास्क Gmail साइड पैनल और आपके फोन के Google Tasks ऐप्स में भी दिखाई देते रहते हैं।
फ्री प्लान एक साप्ताहिक लिस्ट के लिए काफी अच्छा है: इसमें अनलिमिटेड टास्क और सबटास्क, फुल-स्क्रीन बोर्ड, Google Tasks, Gmail और Calendar के साथ सिंक, Chrome एक्सटेंशन और अधिकतम पांच शेयर की गई लिस्ट शामिल हैं। TasksBoard साइट पर प्लान की तुलना के अनुसार, प्रो प्लान (जो एक फ्री हफ्ते के साथ शुरू होता है) में ड्यू टाइम और रिमाइंडर के साथ रिपीटिंग टास्क, एक कैलेंडर व्यू, कस्टम लेबल, लिस्ट और बोर्ड टेम्पलेट, और पूरे बोर्ड को प्रिंट करने की सुविधा जुड़ जाती है।
TasksBoard आज़माएं
अपनी Google Tasks लिस्ट को फुल-स्क्रीन साप्ताहिक बोर्ड में बदलें। टास्क को एक दिन से दूसरे दिन में ड्रैग करें, ओवरड्यू आइटम को एक नज़र में देखें और सब कुछ Gmail और Google Calendar के साथ सिंक रखें। शुरुआत के लिए फ्री, किसी नए अकाउंट की ज़रूरत नहीं।
शुरू करें →
15 मिनट का साप्ताहिक प्लानिंग रूटीन
यह टेम्पलेट तभी फायदेमंद होता है जब आप इसे हर हफ्ते रीसेट करते हैं। हर हफ्ते एक ही समय तय करें, जैसे शुक्रवार शाम 4 बजे या रविवार की शाम, और इस क्रम का पालन करें।
- बोर्ड साफ करें (2 मिनट)। जो काम पूरे हो गए हैं लेकिन आप उन्हें मार्क करना भूल गए थे, उन्हें चेक करें। हर दिन की लिस्ट का Completed सेक्शन खोलें ताकि आप देख सकें कि इस हफ्ते असल में कितना काम हुआ है।
- ओवरड्यू काम पढ़ें (3 मिनट)। पिछले किसी दिन पर अभी भी पड़े हर टास्क के साथ तीन में से एक काम करें: अगर इसमें दो मिनट लगते हैं तो इसे अभी करें, इसे अगले हफ्ते के किसी खास दिन पर ले जाएं, या इसे डिलीट कर दें। बिना कोई फैसला लिए इसे “Next week” में न जाने दें।
- टॉप 3 चुनें (3 मिनट)। सबसे पहले आने वाले हफ्ते का कैलेंडर देखें। अगर किसी हफ्ते में दो दिन ऑफिस से बाहर रहना है, तो खाली हफ्ते की तुलना में छोटे टॉप 3 चुनना बेहतर रहेगा।
- दिनों को भरें (5 मिनट)। “Next week” और “Waiting on” से टास्क को खींचकर काम के दिनों की लिस्ट में डालें। सबसे भारी टास्क उन दिनों पर रखें जब सबसे कम मीटिंग्स हों। हर दिन चार से छह टास्क पर रुक जाएं।
- बचे हुए कामों को तारीख दें (2 मिनट)। बिना तारीख वाला कोई भी टास्क Google Calendar तक नहीं पहुंचेगा। उन्हें खोजने के लिए हर लिस्ट को तारीख के हिसाब से सॉर्ट करें।
अगर आप ऐसी और आदतें चाहते हैं जो लिस्ट को बनाए रखने में मदद करें (स्टार लगाने से लेकर सबटास्क तक), तो हमारी how to use Google Tasks effectively गाइड उन छोटे फीचर्स को कवर करती है जिन्हें ज़्यादातर लोग कभी चालू नहीं करते।
प्रिंट करने योग्य साप्ताहिक टू-डू लिस्ट: इसे प्रिंट करने के दो तरीके
कुछ लोग कागज़ पर प्लानिंग करते हैं और स्क्रीन पर ट्रैक करते हैं, और एक प्रिंटेड शीट नोटबुक या दीवार पर अच्छी तरह काम करती है। आपके पास दो विकल्प हैं: एक इन-बिल्ट और दूसरा TasksBoard की तरफ से बिल्कुल फ्री।
Google Tasks से एक लिस्ट प्रिंट करें
Google का print your tasks पेज इसके स्टेप्स बताता है: Gmail, Calendar, Chat, Drive या Docs फाइल में Tasks साइड पैनल खोलें, सबसे ऊपर ड्रॉप-डाउन से लिस्ट चुनें, Add a task के बगल में List options खोलें और Print list पर क्लिक करें। Windows और ChromeOS पर Ctrl + P, या Mac पर Cmd + P भी यही काम करता है। पूरे हो चुके टास्क को शामिल करने के लिए, पहले सबसे नीचे Completed को एक्सपैंड करें। इसकी कमी यह है कि यह एक ही लिस्ट प्रिंट करता है, इसलिए सोमवार से शुक्रवार के प्लान का मतलब है पांच बार प्रिंट करना।
फ्री एक्सपोर्ट टूल के साथ एक ही पेज पर हर लिस्ट प्रिंट करें
TasksBoard का Google Tasks export tool रीड-ओनली एक्सेस के साथ कनेक्ट होता है। यह आपको अपनी मनपसंद लिस्ट पर टिक करने देता है, और उन्हें लिस्ट के हिसाब से ग्रुप करके एक साफ चेकलिस्ट के रूप में प्रिंट करता है, जिसमें चेकबॉक्स, ड्यू डेट और नोट्स शामिल होते हैं। यही स्क्रीन CSV, Excel, JSON या Markdown डाउनलोड करती है, या Google Sheets में पेस्ट करने के लिए टास्क कॉपी करती है। साथ ही, प्रिंट डायलॉग का Save as PDF विकल्प आपको हफ्ते का एक स्नैपशॉट देता है। यह टूल आपके ब्राउज़र में चलता है और आपके टास्क को TasksBoard के सर्वर पर नहीं भेजता। अगर आप बिल्कुल भी साइन इन नहीं करना चाहते हैं, तो यह इसके बजाय Google Takeout से Tasks.json फाइल स्वीकार करता है। प्रो सब्सक्राइबर TasksBoard के अंदर से पूरा बोर्ड भी प्रिंट कर सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQ)
निष्कर्ष
एक साप्ताहिक टू-डू लिस्ट तब काम करती है जब वह छोटी हो, उसमें तारीख हो और उसका रिव्यू किया गया हो। टेम्पलेट को कॉपी करें, इसे Google Tasks में नौ लिस्ट के रूप में बनाएं, हर टास्क को एक दिन दें ताकि वह Google Calendar तक पहुंच जाए, और अपने रूटीन को रिपीट पर सेट करें। फिर TasksBoard में लिस्ट खोलें ताकि सोमवार से शुक्रवार एक साथ दिखाई दें, और हर शुक्रवार को 15 मिनट का समय निकालकर लिस्ट को साफ करें, टास्क को आगे बढ़ाएं और अगले टॉप 3 चुनें। TasksBoard के फ्री प्लान के साथ शुरुआत करें और आपकी कॉफी ठंडी होने से पहले आपका पहला साप्ताहिक बोर्ड तैयार हो जाएगा।
