En ukentlig gjøremålsliste er en kort plan for de neste fem til syv dagene: de tre viktigste resultatene, oppgavene som tar deg dit, og en fastsatt dag for hver av dem. Den fungerer som et bindeledd mellom kalenderen din, som inneholder faste avtaler, og den daglige listen din, som gjelder for i dag. De fleste ukentlige lister feiler av to grunner: de inneholder prosjekter i stedet for konkrete oppgaver, og ingen tar seg tid til å gå gjennom dem. Denne guiden gir deg en mal for en ukentlig gjøremålsliste som du kan kopiere på et minutt. Den viser deg hvordan du setter den opp i Google Tasks slik at den synkroniseres med telefonen din og Google Calendar, og forklarer hvordan du kan se hele uken på én tavle med TasksBoard.
Kort fortalt:
- Planlegg resultatene først. Velg tre hovedmål for uken før du i det hele tatt rører oppgavelisten.
- Én liste per dag, pluss en parkeringsliste. I Google Tasks blir hver liste til en kolonne på en tavle, slik at mandag til fredag er synlige side om side.
- Gi hver oppgave en dato. Datostemplede oppgaver dukker opp i Google Calendar, og alt du ikke rekker, flyttes fremover i stedet for å forsvinne.
- Ta en gjennomgang på fredag. Et kvarter til å flytte gjenstående oppgaver og sette neste ukes topp tre er det som holder listen i live.
Mal for ukentlig gjøremålsliste (Kopier denne)
Malen nedenfor fungerer like bra på papir som i et regneark eller en oppgave-app. Den består av seks deler, og hver del svarer på et spesifikt spørsmål du stiller deg selv i løpet av uken.
| Seksjon | Hva den inneholder | Eksempel (fiktivt) |
|---|---|---|
| Topp 3 denne uken | De tre resultatene du ville forsvart i en fredagsgjennomgang | ”Sende Q4-tilbudet til Northwind” |
| Mandag til fredag | Oppgaver som kan gjøres i én økt, plassert på dagen du skal utføre dem | ”Skrive utkast til tilbud” på mandag |
| Rutiner | Repeterende oppgaver som dukker opp hver uke | ”Ukentlig rapport, fredag kl. 15” |
| Venter på | Oppgaver som er blokkert av noen andre, med navn og datoen du spurte | ”Prisgodkjenning fra Dana, spurt 10. nov” |
| Neste uke | Gode ideer som ville overbelastet denne uken | ”Oppdatere presentasjonen for nyansatte” |
| Ferdig | Fullførte oppgaver, holdes synlige frem til gjennomgangen | Fylles ut etter hvert som du krysser av |
To regler får malen til å fungere. For det første må du skrive oppgaver, ikke prosjekter. Stanfords Center for Teaching and Learning sier det godt i sin guide om å føre gjøremålslister: en oppgave er noe du kan fullføre i én økt, ideelt sett på 30 minutter eller mindre, mens “gjøre research til oppgaven” egentlig er et skjult prosjekt. For det andre må du sette et tak for hver dag. Fire til seks oppgaver per ukedag er mer enn nok når møter er regnet med. Hvis onsdag har åtte oppgaver, må noe flyttes til torsdag eller til neste uke før uken i det hele tatt har begynt.
Ukentlig vs. daglig gjøremålsliste: Du trenger begge deler
En ukentlig og en daglig liste er ikke konkurrenter. Stanfords guide for studieteknikk anbefaler å lage en liste over alt som forfaller den kommende uken, for deretter å gå gjennom den hver morgen, eller kvelden før, for å trekke dagens oppgaver over på en separat daglig liste. Den foreslår også å velge et fast tidspunkt hver uke for den ukentlige listen, for eksempel fredag ettermiddag eller søndag kveld, slik at vanen overlever travle uker.
| Ukentlig gjøremålsliste | Daglig gjøremålsliste | Kalender | |
|---|---|---|---|
| Svarer på | Hva er viktig denne uken? | Hva skal jeg gjøre i dag? | Når nøyaktig? |
| Lages | Én gang, til fast tid hver uke | Hver morgen, fra ukeslisten | Etter hvert som avtaler dukker opp |
| Inneholder | 15-25 oppgaver og en Topp 3 | 3-6 oppgaver | Møter og tidsblokker |
| Feiler når | Ingen går gjennom den | Den skrives fra hukommelsen | Hver minste oppgave blir en hendelse |
Google Tasks passer tilfeldigvis veldig godt til denne oppdelingen. Lister gir deg den ukentlige strukturen, datofeltet mater Google Calendar, og en tavlevisning gjør morgengjennomgangen unnagjort på et øyeblikk.
Slik bygger du en ukentlig gjøremålsliste i Google Tasks
Google Tasks følger med alle Google-kontoer og bor i sidepanelet til Gmail, Google Calendar, Google Drive og Google Docs, så det er ingenting som må installeres. Her er oppsettet, trinn for trinn.
- Lag én liste per dag, pluss parkeringslistene. Åpne listemenyen øverst i sidepanelet, velg Opprett en ny liste og gi den et navn. Lag «Topp 3», «Man» til «Fre», «Rutiner», «Venter på» og «Neste uke». Googles hjelpeside for å legge til eller redigere en oppgave bemerker at du kan ha opptil 100 000 oppgaver på tvers av alle lister og 20 000 ufullførte oppgaver i én enkelt liste, så ni lister vil ikke støte på noen begrensninger.
- Gi hver oppgave en dato. Åpne en oppgave, klikk på Dato/klokkeslett og velg dag. Den samme hjelpesiden slår fast at oppgaver med en dato også vises i kalenderen din, noe som gjør listen til en plan du kan se ved siden av møtene dine. Hvis Tasks-kalenderen er skjult, viser vår guide om hvordan du bruker Google Calendar-oppgaver hvor du slår den på.
- Gjør rutiner repeterende. For den ukentlige rapporten eller mandagsplanleggingen, åpne oppgaven, klikk på Dato/klokkeslett og deretter Gjenta. Googles side om repeterende oppgaver lister opp alternativene: gjenta hver dag, uke, måned eller år, og avslutt aldri, på en bestemt dato, eller etter et visst antall ganger. Når du fullfører én forekomst, dukker den neste opp på sin planlagte dato.
- Sorter etter dato, og la uferdige oppgaver rulle videre. Siden om å organisere oppgavene dine beskriver sorteringsalternativene, inkludert Dato, Frist og Nylig stjernemerket, pluss Min rekkefølge for manuell dra-og-slipp. I Tasks-visningen inne i kalenderen blir ufullførte oppgaver fra de siste 365 dagene overført til gjeldende dag under Tidligere, slik at en oppgave du hoppet over på tirsdag, fortsatt venter på deg på onsdag.
- Fang oppgaver fra Gmail i stedet for å skrive dem på nytt. Åpne en e-post og klikk på Legg til i Tasks øverst, eller dra meldingen inn i Tasks-sidepanelet. Oppgaven beholder en lenke tilbake til e-posten.
Se hele uken på én tavle med TasksBoard
Sidepanelet viser én liste om gangen, noe som er greit for tirsdag morgen, men ubrukelig for fredagsplanleggingen. TasksBoard åpner de samme Google Tasks-dataene som en fullskjermstavle der hver liste er en kolonne, slik at «Man» til «Fre» står ved siden av hverandre og du kan dra en oppgave fra onsdag til torsdag med musen. Hvis du ikke har brukt en Google Tasks kanban-tavle før, er konseptet enkelt: kolonner er lister, kort er oppgaver, og når du flytter et kort, flytter du oppgaven.
Ifølge TasksBoards side for ukeplanlegger synkroniseres forfallsdatoer satt på tavlen med Google Calendar. Kolonnene viser hvor full hver dag allerede er før du legger til mer, ufullførte oppgaver med overskredet forfallsdato flagges automatisk, og gjenstående oppgaver kan flyttes til neste uke i én enkelt handling under fredagsgjennomgangen. Fordi TasksBoard leser og skriver til Google Tasks i sanntid, vil de samme oppgavene fortsatt vises i Gmail-sidepanelet og i Google Tasks-appene på telefonen din.
Gratisversjonen dekker en ukentlig liste godt: ubegrenset antall oppgaver og underoppgaver, fullskjermstavlen, synkronisering med Google Tasks, Gmail og Google Calendar, Chrome-utvidelsen og opptil fem delte lister. Pro-versjonen, som starter med en gratis uke, legger til repeterende oppgaver med forfallstidspunkt og påminnelser, en kalendervisning, egendefinerte etiketter, liste- og tavlemaler, samt utskrift av en hel tavle, ifølge sammenligningen av abonnementer på TasksBoard-nettsiden.
Prøv TasksBoard
Gjør Google Tasks-listene dine om til en ukentlig fullskjermstavle. Dra oppgaver mellom dager, få oversikt over forfalte elementer på et øyeblikk, og hold alt synkronisert med Gmail og Google Calendar. Gratis å starte, ingen ny konto kreves.
Kom i gang →
En 15-minutters rutine for ukeplanlegging
Malen lønner seg bare hvis du nullstiller den hver uke. Sett av det samme tidspunktet hver uke, for eksempel fredag kl. 16 eller søndag kveld, og kjør gjennom denne sekvensen.
- Rydd tavlen (2 minutter). Kryss av alt som er ferdig, men som du glemte å markere. Åpne Fullført-seksjonen for hver dagsliste slik at du kan se hva uken faktisk resulterte i.
- Gå gjennom forfalte oppgaver (3 minutter). Hver oppgave som fortsatt ligger på en tidligere dag, får en av tre skjebner: gjør den nå hvis den tar to minutter, flytt den til en bestemt dag neste uke, eller slett den. Ikke la den drive over til «Neste uke» uten at du har tatt en bevisst beslutning.
- Velg Topp 3 (3 minutter). Se på kalenderen for den kommende uken først. En uke med to dager utenfor kontoret krever en mindre krevende Topp 3 enn en uke med blank kalender.
- Fyll dagene (5 minutter). Dra oppgaver fra «Neste uke» og «Venter på» over til ukedagslistene. Legg de tyngste oppgavene på dagene med færrest møter. Stopp på fire til seks oppgaver per dag.
- Datostemple etternølerne (2 minutter). Oppgaver uten dato vil ikke dukke opp i Google Calendar. Sorter hver liste etter dato for å oppdage dem.
Hvis du vil ha flere vaner som får listen til å fungere i lengden, fra stjernemerking til underoppgaver, dekker vår oversikt over hvordan du bruker Google Tasks effektivt de små funksjonene som de fleste aldri slår på.
Utskriftsvennlig ukentlig gjøremålsliste: To måter å skrive den ut på
Noen foretrekker å planlegge på papir og spore på skjerm, og et utskrevet ark fungerer godt i en notatbok eller på veggen. Du har to alternativer: ett innebygd og ett gratis fra TasksBoard.
Skriv ut én liste fra Google Tasks
Googles side for å skrive ut oppgavene dine forklarer trinnene: åpne Tasks-sidepanelet i Gmail, Google Calendar, Chat, Google Drive eller en Google Docs-fil, velg listen fra rullegardinmenyen øverst, åpne Listealternativer ved siden av Legg til en oppgave og klikk på Skriv ut liste. Ctrl + P på Windows og ChromeOS, eller Cmd + P på en Mac, gjør det samme. For å inkludere ferdige oppgaver, utvid Fullført nederst først. Begrensningen er at dette skriver ut én enkelt liste, så en mandag-til-fredag-plan betyr fem utskriftsjobber.
Skriv ut alle listene på én side med det gratis eksportverktøyet
TasksBoards eksportverktøy for Google Tasks kobler til med skrivebeskyttet tilgang, lar deg krysse av for listene du ønsker, og skriver dem ut som én ryddig sjekkliste gruppert etter liste, med avmerkingsbokser, forfallsdatoer og notater. Fra samme skjermbilde kan du laste ned CSV, Excel, JSON eller Markdown, eller kopiere oppgavene for å lime dem inn i Google Sheets. Utskriftsdialogens Lagre som PDF-alternativ gir deg i tillegg et øyeblikksbilde av uken. Verktøyet kjører i nettleseren din og sender ikke oppgavene dine til TasksBoards servere. Hvis du foretrekker å ikke logge inn i det hele tatt, aksepterer det i stedet Tasks.json-filen fra Google Takeout. Pro-abonnenter kan også skrive ut en hel tavle direkte fra TasksBoard.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Konklusjon
En ukentlig gjøremålsliste fungerer når den er kort, datostemplet og blir gjennomgått. Kopier malen, bygg den som ni lister i Google Tasks, gi hver oppgave en dag slik at den havner i Google Calendar, og sett rutinene dine til å repeteres. Åpne deretter listene i TasksBoard slik at mandag til fredag står side om side, og bruk et kvarter hver fredag på å rydde, flytte og velge neste ukes Topp 3. Start med gratisversjonen av TasksBoard, så vil din første ukentlige tavle være klar før kaffen blir kald.
