Gmail labels เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ทรงพลังที่สุดในกล่องจดหมายของคุณ แต่กลับเป็นฟีเจอร์ที่ถูกใช้งานน้อยที่สุด แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะทราบว่ามี labels อยู่ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ใช้งานในแบบที่ช่วยให้จัดการอีเมลได้รวดเร็วขึ้นจริงๆ คู่มือนี้จะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ Gmail labels ในปี 2026 ตั้งแต่การสร้าง label แรกของคุณ ไปจนถึงการสร้างระบบใส่สีที่ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณอยู่ในการควบคุม
Gmail Labels คืออะไร?
Gmail labels คือแท็กที่คุณติดไว้กับเธรดอีเมลเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบอีเมลเหล่านั้น ต่างจากโฟลเดอร์อีเมลแบบดั้งเดิม ข้อความเดียวสามารถมีหลาย labels ได้ในเวลาเดียวกัน อีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้โครงการหนึ่งฉบับสามารถติด label ว่า “Clients”, “Finance” และ “Q2 2026” ได้พร้อมกัน ทำให้ง่ายต่อการค้นหาจากหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่ง
เมื่อคุณใส่ label ให้กับข้อความ label นั้นจะปรากฏเป็นชิปสีข้างบรรทัดหัวเรื่องในกล่องจดหมายของคุณ คลิกที่ label ใดก็ได้ในแถบด้านข้างซ้าย แล้ว Gmail จะแสดงบทสนทนาทั้งหมดที่มี label นั้นให้คุณเห็น โดยเป็นการแสดงผลแบบกรองข้อมูลโดยที่คุณไม่ต้องย้ายข้อความจริงๆ
Labels ยังคงอยู่แม้หลังจากที่คุณเก็บถาวร (Archive) เมื่อคุณเก็บถาวรข้อความ ข้อความนั้นจะออกจากกล่องจดหมายหลักของคุณแต่ยังคง labels ไว้ นั่นหมายความว่ามันยังคงค้นหาได้และยังปรากฏในมุมมองของ label นั้นๆ แม้ว่ามันจะไม่เกะกะกล่องจดหมายหลักของคุณอีกต่อไป
Gmail Labels vs Folders: ต่างกันอย่างไร?
หากคุณย้ายมาจาก Outlook, Apple Mail หรือไคลเอนต์อีเมลอื่นๆ ความแตกต่างระหว่าง Gmail labels กับโฟลเดอร์นั้นมีความสำคัญ
ในไคลเอนต์อีเมลแบบดั้งเดิม โฟลเดอร์จะมีลักษณะเฉพาะตัว: ข้อความหนึ่งฉบับจะอยู่ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้น หากต้องการค้นหาในภายหลัง คุณต้องจำให้ได้ว่าคุณเก็บมันไว้ในโฟลเดอร์ไหน หากคุณจัดเก็บข้อความจากลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ คุณต้องเลือกระหว่าง “Clients”, “Finance” หรือ “Invoices” และคุณจะสูญเสียเส้นทางการค้นหาทางความคิดไปสองในสามทางนั้น
Gmail labels ทำงานต่างออกไป ข้อความหนึ่งฉบับสามารถอยู่ในกี่ labels ก็ได้ตามที่คุณต้องการ คุณไม่ได้กำลังจัดเก็บข้อความ แต่คุณกำลังติดแท็กให้มัน ประโยชน์ในทางปฏิบัติคือคุณสามารถค้นหาอีเมลฉบับใดก็ได้จากหลายทิศทางเชิงตรรกะโดยไม่ต้องทำสำเนา
นี่คือการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกัน:
| ฟีเจอร์ | Gmail Labels | โฟลเดอร์อีเมล |
|---|---|---|
| หนึ่งข้อความ, หลายหมวดหมู่ | ได้ | ไม่ได้ |
| คงอยู่หลังการเก็บถาวร | ได้ | ขึ้นอยู่กับไคลเอนต์ |
| ปรากฏในกล่องจดหมาย และมุมมองที่กรอง | ได้ | ไม่ได้ |
| รองรับโครงสร้างแบบซ้อน | ได้ (sublabels) | ได้ (subfolders) |
| ใช้กฎอัตโนมัติ | ได้ | แตกต่างกันไป |
หมายเหตุสำคัญประการหนึ่ง: สิ่งที่ Gmail เรียกว่า “โฟลเดอร์” ในแถบด้านข้างซ้าย (Inbox, Sent, Drafts, Trash) จริงๆ แล้วคือ system labels เมื่อผู้คนค้นหา “gmail folders” พวกเขามักจะมองหาสิ่งเดียวกับ labels แนวคิดเหมือนกัน เพียงแต่เรียกชื่อต่างกัน
วิธีสร้าง Gmail Labels
การสร้าง Gmail label แรกของคุณใช้เวลาประมาณ 30 วินาที
จากแถบด้านข้างบนเดสก์ท็อป
- เปิด Gmail บนเดสก์ท็อป
- เลื่อนลงไปที่แถบด้านข้างซ้ายจนกว่าคุณจะเห็น “Create new label” (คลิก “More” เพื่อขยายเมนูหากจำเป็น)
- พิมพ์ชื่อสำหรับ label ของคุณ
- คลิก Create
label ใหม่ของคุณจะปรากฏในแถบด้านข้างทันทีและพร้อมใช้งาน
จากอีเมลที่เปิดอยู่
- เปิดเธรดอีเมลใดก็ได้
- คลิก ไอคอน label (ดูเหมือนแท็ก) ในแถบเครื่องมือด้านบน
- พิมพ์ชื่อ label ของคุณในช่องค้นหาแล้วกด Enter เพื่อสร้าง
- Gmail จะสร้าง label และนำไปใช้กับข้อความนั้นทันที
คุณยังสามารถใส่ label ให้ข้อความจากรายการในกล่องจดหมายได้โดยทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายข้างบทสนทนา แล้วคลิกไอคอน label ในแถบเครื่องมือด้านบน
การสร้าง Nested Labels (Sublabels)
Gmail รองรับ sublabels ซึ่งเป็น labels ที่ซ้อนอยู่ภายใน label หลัก สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างลำดับชั้นที่สะอาดตาโดยไม่ทำให้แถบด้านข้างรก
ตัวอย่างเช่น:
- Clients (หลัก)
- Clients/Acme Corp
- Clients/Beta Inc
- Clients/Pending
ในการสร้าง sublabel ให้วางเมาส์เหนือ label ที่มีอยู่แล้วในแถบด้านข้าง คลิกเมนูสามจุด แล้วเลือก “Add sub-label” คุณยังสามารถสร้าง label ใหม่และเปิดใช้งาน “Nest label under” เมื่อตั้งชื่อได้อีกด้วย
Nested labels จะปรากฏแบบเยื้องในแถบด้านข้างและถูกยุบไว้โดยค่าเริ่มต้น คลิกที่ลูกศรข้าง label หลักเพื่อขยายรายการย่อย
การใส่สีให้ Gmail Labels ของคุณ
การเพิ่มสีให้กับ Gmail labels ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณดูง่ายขึ้นในพริบตา label สีแดงสำหรับข้อความด่วน, label สีเขียวสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว, label สีน้ำเงินสำหรับรายการที่ไว้อ่านทีหลัง ดวงตาของคุณเรียนรู้รูปแบบสีได้เร็วกว่าการอ่านข้อความ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม labels ที่ใส่สีจึงคุ้มค่าที่จะเสียเวลาตั้งค่าเพิ่มอีก 30 วินาที
วิธีใส่สีให้ label:
- วางเมาส์เหนือ label ใดก็ได้ในแถบด้านข้างซ้าย
- คลิก เมนูสามจุด ที่ปรากฏทางด้านขวา
- เลือก “Label color”
- เลือกจาก 24 สีที่ตั้งไว้ล่วงหน้า หรือกำหนดชุดสีข้อความและพื้นหลังเอง
สีที่เลือกจะปรากฏเป็นชิปเล็กๆ ในกล่องจดหมายของคุณข้างหัวเรื่องอีเมล สำหรับหมวดหมู่ที่สำคัญ สีสดใสจะใช้งานได้ดี สำหรับ labels พื้นหลังที่คุณตรวจสอบเป็นครั้งคราว สีที่อ่อนลงจะช่วยลดความวุ่นวายทางสายตาได้
Gmail Categories: การจัดเรียงกล่องจดหมายอัตโนมัติ
Gmail categories แตกต่างจาก labels แม้ว่ามักจะสับสนกันบ่อยๆ Categories คือระบบจัดเรียงอัตโนมัติในตัวของ Gmail ที่แบ่งกล่องจดหมายของคุณออกเป็นแท็บต่างๆ
กล่องจดหมาย Gmail เริ่มต้นมีแท็บหมวดหมู่สูงสุดห้าแท็บ:
- Primary: ข้อความโดยตรงและข้อความจากคนที่คุณรู้จัก
- Social: อัปเดตจากเครือข่ายสังคมออนไลน์, เว็บไซต์สื่อ และชุมชนออนไลน์
- Promotions: ดีล, ข้อเสนอ และอีเมลการตลาดอื่นๆ
- Updates: การยืนยัน, ใบเสร็จ, บิล และใบแจ้งยอด
- Forums: ข้อความจากกลุ่มออนไลน์, กระดานสนทนา และรายชื่ออีเมล
Categories ถูกควบคุมโดยอัลกอริทึมของ Gmail คุณไม่สามารถกำหนดข้อความให้หมวดหมู่ด้วยตนเองเหมือนที่คุณกำหนด label ได้ แต่คุณสามารถฝึก Gmail ได้โดยการลากข้อความระหว่างแท็บ Gmail จะเรียนรู้ความชอบของคุณเมื่อเวลาผ่านไป
หากต้องการเปิดหรือปิด Categories ให้ไปที่ Settings (ไอคอนฟันเฟือง) > See all settings > Inbox > Categories และทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการทำเครื่องหมายแท็บที่คุณต้องการ
Categories และ labels สามารถอยู่ร่วมกันได้ ข้อความในแท็บ Promotions ยังคงสามารถติด label กำหนดเองเช่น “Competitors” หรือ “Inspiration” ได้ คิดว่า Categories เป็นการจัดเรียงระดับมหภาค และ labels เป็นระบบแท็กที่คุณกำหนดเองซึ่งวางซ้อนอยู่ด้านบน
วิธีใช้ Gmail Labels โดยอัตโนมัติด้วยตัวกรอง (Filters)
พลังที่แท้จริงของ Gmail labels มาจากการรวมเข้ากับตัวกรอง ตัวกรองจะคอยเฝ้าดูอีเมลขาเข้าและใส่ label ให้โดยอัตโนมัติทันทีที่ข้อความมาถึง คุณตั้งค่าเพียงครั้งเดียวและไม่ต้องคิดถึงมันอีกเลย
การสร้างตัวกรองด้วย Label
- คลิกแถบค้นหาที่ด้านบนของ Gmail
- คลิก ไอคอนตัวกรอง ที่ปลายด้านขวาของแถบค้นหา (ไอคอนกรวย)
- ป้อนเกณฑ์ของคุณ: จากผู้ส่งเฉพาะ, ตรงกับคำบางคำ, หรือมีหัวเรื่องเฉพาะ
- คลิก “Create filter”
- ทำเครื่องหมายที่ “Apply the label” และเลือกหรือสร้าง label ของคุณ
- คลิก “Create filter”
ตัวอย่างการใช้งานจริงของ Gmail labels ร่วมกับตัวกรอง:
- อีเมลทั้งหมดจากบริการจ่ายเงินเดือนของคุณ: ติด label อัตโนมัติว่า “Payroll” และเก็บถาวร
- อีเมลทั้งหมดที่มีคำว่า “invoice” ในหัวเรื่อง: ติด label ว่า “Finance”
- จดหมายข่าวทั้งหมด: ติด label ว่า “Read Later” และย้ายออกจากกล่องจดหมาย
- อีเมลทั้งหมดจากลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของคุณ: ติด label ว่า “Priority Client” และติดดาว
คุณยังสามารถทำเครื่องหมายที่ “Also apply filter to matching conversations” เพื่อย้อนหลังการใช้ label กับอีเมลที่มีอยู่ซึ่งตรงกับเกณฑ์ได้
ลองใช้ Mail Tracker
ดูให้แน่ชัดว่าอีเมลของคุณถูกเปิดเมื่อไหร่ กี่ครั้ง และจากอุปกรณ์ใด Mail Tracker เพิ่มการแจ้งเตือนการเปิดอีเมลแบบเรียลไทม์ให้กับ Gmail โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมายของคุณ
เริ่มต้นใช้งาน →
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Gmail Labels
การสร้างระบบ label ที่มีประโยชน์หมายถึงการคิดถึง labels ที่คุณจะใช้จริง ไม่ใช่แค่ labels ที่ฟังดูดีในทางทฤษฎี
รักษาจำนวนรวมให้จัดการได้. labels จำนวนน้อยที่ใช้อย่างสม่ำเสมอนั้นดีกว่า labels 50 รายการที่ใช้อย่างไม่สม่ำเสมอ เริ่มต้นด้วย labels หลัก 5 ถึง 10 รายการ และเพิ่มเฉพาะเมื่อคุณพบช่องว่างที่แท้จริงในระบบของคุณ
ใช้ชื่อที่ชัดเจนและสั้น. “Contractors” ดีกว่า “Freelancers and Independent Contractors” ชื่อสั้นๆ จะอ่านได้รวดเร็วในแถบด้านข้างและดูดีกว่าเมื่อเป็นชิปในกล่องจดหมายข้างหัวเรื่อง
จับคู่ labels กับนิสัย. label ที่ชื่อว่า “Follow Up” จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณมีนิสัยในการตรวจสอบมัน สร้าง label และนิสัยในการตรวจสอบไปพร้อมๆ กัน
เก็บถาวรอย่างจริงจัง. การรวมกันของ labels และการเก็บถาวรคือสิ่งที่ทำให้ Gmail ทรงพลัง ใส่ labels ที่เกี่ยวข้อง แล้วเก็บถาวร กล่องจดหมายจะสะอาดอยู่เสมอ แต่ไม่มีอะไรสูญหาย อีเมลที่ติด label แต่ละฉบับยังคงค้นหาได้เต็มรูปแบบและเข้าถึงได้จากมุมมองของ label
ตรวจสอบ labels ของคุณทุกไตรมาส. labels ที่คุณสร้างเมื่อหกเดือนที่แล้วอาจไม่ตรงกับวิธีการทำงานของคุณในปัจจุบันอีกต่อไป ลบ labels ที่ไม่ได้ใช้หรือเปลี่ยนชื่อให้เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณ การทำความสะอาดรายไตรมาสใช้เวลาสิบนาทีและช่วยให้ระบบของคุณมีประสิทธิภาพ
รวมเข้ากับการติดตามอีเมล. หากคุณกำลังรอการตอบกลับจากข้อความสำคัญที่ส่งไป ให้ติด label เธรดนั้นว่า “Awaiting Reply” จับคู่ label นั้นกับการแจ้งเตือนการเปิดอีเมลของ Mail Tracker แล้วคุณจะรู้ทั้งว่าผู้รับเปิดอีเมลแล้วและรู้ว่าการตอบกลับนั้นเกินกำหนดเวลาแล้ว
วิธีใช้ Gmail Labels บนมือถือ
Gmail labels ใช้งานได้บนแอป Gmail มือถือสำหรับ Android และ iOS แม้ว่าอินเทอร์เฟซจะแตกต่างจากเดสก์ท็อปเล็กน้อย
วิธีใส่ label จากแอป Gmail:
- เปิดเธรดอีเมล
- แตะ เมนูสามจุด ที่มุมขวาบน
- เลือก “Change labels”
- ทำเครื่องหมายที่ labels ที่คุณต้องการใส่
- แตะ Done
หากต้องการดูอีเมลทั้งหมดภายใต้ label เฉพาะ ให้เปิดแถบด้านข้าง (แตะเมนูสามขีดที่ด้านซ้ายบน) และแตะ label ใดก็ได้จากรายการ บทสนทนาทั้งหมดที่มี label นั้นจะปรากฏในมุมมองที่กรอง
ข้อจำกัดประการหนึ่ง: การสร้าง labels ใหม่จากแอปมือถือไม่รองรับ คุณต้องสร้าง labels จาก Gmail บนเดสก์ท็อปก่อน แล้วจึงนำไปใช้จากมือถือ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณและติดตามการติดตามผลให้เป็นระบบ
Gmail labels เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ดูเหมือนเล็กน้อยจนกว่าคุณจะสร้างระบบจริงขึ้นมา เมื่อคุณมีชุด labels ที่สม่ำเสมอ, ตัวกรองที่ทำงานอัตโนมัติ, และนิสัยในการเก็บถาวรอีเมลที่ติด label กล่องจดหมายของคุณจะเลิกเป็นกองขยะและกลายเป็นระบบที่จัดเรียงและค้นหาได้
ขั้นตอนต่อไปคือการจับคู่ระบบ label ของคุณกับการติดตามการเปิดอีเมล เมื่อคุณรวม label “Sent Proposals” หรือ “Awaiting Reply” เข้ากับการแจ้งเตือนการเปิดอีเมลแบบเรียลไทม์จาก Mail Tracker คุณจะเลิกเดาว่าอีเมลของคุณถูกอ่านหรือไม่ คุณจะรู้แน่ชัดว่าอีเมลแต่ละฉบับถูกเปิดเมื่อใด และคุณสามารถติดตามผลได้ในเวลาที่เหมาะสม
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับแต่งการตั้งค่า Gmail ของคุณ โปรดดู:
