Le etichette di Gmail sono una delle funzionalità più potenti della tua casella di posta, nonché una delle meno utilizzate. Sebbene la maggior parte delle persone sappia che le etichette esistono, pochi le usano in un modo che renda effettivamente la gestione delle email più rapida. Questa guida copre tutto ciò che devi sapere sulle etichette di Gmail nel 2026, dalla creazione della tua prima etichetta alla costruzione di un sistema a colori che mantiene la tua casella di posta sotto controllo.
Cosa sono le etichette di Gmail?
Le etichette di Gmail sono tag che applichi alle conversazioni email per categorizzarle e organizzarle. A differenza delle tradizionali cartelle email, un singolo messaggio può avere più etichette contemporaneamente. Un’email da un cliente riguardante la fattura di un progetto potrebbe essere etichettata come “Clienti”, “Finanza” e “Q2 2026” simultaneamente, rendendola facile da trovare da una qualsiasi di queste categorie.
Quando applichi un’etichetta a un messaggio, questa appare come un chip colorato accanto alla riga dell’oggetto nella tua casella di posta. Clicca su qualsiasi etichetta nella barra laterale sinistra e Gmail ti mostrerà ogni conversazione con quell’etichetta, offrendoti una vista filtrata senza dover effettivamente spostare il messaggio.
Le etichette sopravvivono anche all’archiviazione. Quando archivi un messaggio, questo lascia la posta in arrivo ma mantiene le sue etichette. Ciò significa che è ancora ricercabile e appare ancora nella vista dell’etichetta, anche se non ingombra più la tua casella di posta principale.
Etichette di Gmail vs Cartelle: qual è la differenza?
Se provieni da Outlook, Apple Mail o un altro client email, la distinzione tra etichette di Gmail e cartelle è importante.
Nei client email tradizionali, le cartelle sono esclusive: un messaggio vive esattamente in una cartella. Per trovarlo in seguito, devi ricordare in quale cartella lo hai inserito. Se archivi un messaggio da un cliente riguardante una fattura, devi scegliere tra “Clienti”, “Finanza” o “Fatture”, perdendo due di questi tre percorsi mentali.
Le etichette di Gmail funzionano diversamente. Un messaggio può appartenere a tutte le etichette che desideri. Non stai archiviando un messaggio, lo stai taggando. Il vantaggio pratico è che puoi trovare qualsiasi email da molteplici direzioni logiche senza duplicarla.
Ecco un confronto diretto:
| Funzionalità | Etichette Gmail | Cartelle Email |
|---|---|---|
| Un messaggio, più categorie | Sì | No |
| Sopravvive all’archiviazione | Sì | Dipende dal client |
| Appare in posta in arrivo E vista filtrata | Sì | No |
| Supporta strutture annidate | Sì (sotto-etichette) | Sì (sotto-cartelle) |
| Si applica automaticamente tramite regole | Sì | Varia |
Una nota importante: ciò che Gmail chiama “cartelle” nella barra laterale sinistra (Posta in arrivo, Inviati, Bozze, Cestino) sono in realtà etichette di sistema. Quando le persone cercano “cartelle gmail”, solitamente cercano la stessa cosa delle etichette. Il concetto è lo stesso, solo chiamato diversamente.
Come creare etichette Gmail
Creare la tua prima etichetta Gmail richiede circa 30 secondi.
Dalla barra laterale desktop
- Apri Gmail su desktop
- Scorri la barra laterale sinistra finché non vedi “Crea nuova etichetta” (clicca su “Altro” per espandere il menu se necessario)
- Digita un nome per la tua etichetta
- Clicca su Crea
La tua nuova etichetta appare immediatamente nella barra laterale ed è pronta all’uso.
Da un’email aperta
- Apri una qualsiasi conversazione email
- Clicca sull’icona dell’etichetta (sembra un tag) nella barra degli strumenti superiore
- Digita il nome della tua etichetta nella casella di ricerca e premi Invio per crearla
- Gmail crea l’etichetta e la applica istantaneamente al messaggio
Puoi anche etichettare i messaggi dall’elenco della posta in arrivo selezionando la casella di controllo accanto a una conversazione e cliccando sull’icona dell’etichetta nella barra degli strumenti in alto.
Creare etichette annidate (sotto-etichette)
Gmail supporta le sotto-etichette, che sono etichette annidate all’interno di un’etichetta principale. Questo ti permette di costruire una gerarchia pulita senza ingombrare la barra laterale.
Per esempio:
- Clienti (principale)
- Clienti/Acme Corp
- Clienti/Beta Inc
- Clienti/In sospeso
Per creare una sotto-etichetta, passa il mouse sopra un’etichetta esistente nella barra laterale, clicca sul menu a tre punti e seleziona “Aggiungi sotto-etichetta”. Puoi anche creare una nuova etichetta e abilitare “Annida etichetta sotto” quando le dai un nome.
Le etichette annidate appaiono rientrate nella barra laterale e compresse per impostazione predefinita. Clicca sulla freccia accanto all’etichetta principale per espandere quelle secondarie.
Assegnare colori alle tue etichette Gmail
Aggiungere colori alle etichette di Gmail rende la tua casella di posta leggibile a colpo d’occhio. Un’etichetta rossa per i messaggi urgenti, un’etichetta verde per le fatture pagate, un’etichetta blu per gli elementi da leggere in seguito. I tuoi occhi imparano i pattern di colore più velocemente di quanto leggano il testo, motivo per cui vale la pena dedicare 30 secondi in più alla configurazione delle etichette colorate.
Per colorare un’etichetta:
- Passa il mouse sopra qualsiasi etichetta nella barra laterale sinistra
- Clicca sul menu a tre punti che appare a destra
- Seleziona “Colore etichetta”
- Scegli tra 24 colori predefiniti o imposta una combinazione personalizzata di colore del testo e dello sfondo
Il colore scelto appare come un piccolo chip nella tua casella di posta accanto agli oggetti delle email. Per le categorie importanti, i colori vivaci funzionano bene. Per le etichette di sfondo che controlli solo occasionalmente, i colori tenui mantengono basso il rumore visivo.
Categorie Gmail: ordinamento automatico della posta in arrivo
Le categorie di Gmail sono diverse dalle etichette, sebbene vengano spesso confuse. Le categorie sono il sistema di ordinamento automatico integrato di Gmail che divide la tua posta in arrivo in schede.
La posta in arrivo predefinita di Gmail ha fino a cinque schede di categoria:
- Principale: Messaggi diretti e messaggi da persone che conosci
- Social: Aggiornamenti da social network, siti multimediali e comunità online
- Promozioni: Offerte, promozioni e altre email di marketing
- Aggiornamenti: Conferme, ricevute, fatture ed estratti conto
- Forum: Messaggi da gruppi online, bacheche di discussione e mailing list
Le categorie sono controllate dall’algoritmo di Gmail. Non puoi assegnare manualmente un messaggio a una categoria come fai con un’etichetta, ma puoi addestrare Gmail trascinando i messaggi tra le schede. Gmail impara le tue preferenze nel tempo.
Per attivare o disattivare le categorie, vai su Impostazioni (icona ingranaggio) > Vedi tutte le impostazioni > Posta in arrivo > Categorie e seleziona o deseleziona le schede desiderate.
Categorie ed etichette coesistono. Un messaggio nella scheda Promozioni può comunque portare un’etichetta personalizzata come “Concorrenti” o “Ispirazione”. Pensa alle categorie come all’ordinamento a livello macro e alle etichette come al tuo sistema di tagging personalizzato sovrapposto.
Come applicare le etichette Gmail automaticamente con i filtri
Il vero potere delle etichette di Gmail deriva dalla loro combinazione con i filtri. Un filtro monitora la posta in arrivo e applica automaticamente un’etichetta nel momento in cui arriva un messaggio. Lo imposti una volta e non ci pensi più.
Creare un filtro con un’etichetta
- Clicca sulla barra di ricerca in alto in Gmail
- Clicca sull’icona del filtro all’estremità destra della barra di ricerca (icona a imbuto)
- Inserisci i tuoi criteri: da un mittente specifico, che corrisponde a determinate parole o con un oggetto specifico
- Clicca su “Crea filtro”
- Seleziona “Applica l’etichetta” e seleziona o crea la tua etichetta
- Clicca su “Crea filtro”
Esempi pratici di come utilizzare le etichette di Gmail con i filtri:
- Tutte le email dal tuo servizio paghe: etichettate automaticamente come “Paghe” e archiviate
- Tutte le email con “fattura” nell’oggetto: etichettate come “Finanza”
- Tutte le newsletter: etichettate come “Da leggere” e spostate fuori dalla posta in arrivo
- Tutte le email dal tuo cliente più importante: etichettate come “Cliente prioritario” e contrassegnate con una stella
Puoi anche selezionare “Applica il filtro anche alle conversazioni corrispondenti” per applicare retroattivamente l’etichetta alle email esistenti che soddisfano i criteri.
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Best practice per le etichette Gmail
Costruire un sistema di etichette utile significa pensare alle etichette che userai davvero, non a quelle che sembrano buone in teoria.
Mantieni gestibile il numero totale. Poche etichette usate in modo coerente sono meglio di 50 etichette usate in modo incoerente. Inizia con cinque-dieci etichette principali e aggiungine altre solo quando noti una lacuna reale nel tuo sistema.
Usa nomi chiari e brevi. “Appaltatori” è meglio di “Freelance e Appaltatori Indipendenti”. I nomi brevi si leggono rapidamente nella barra laterale e appaiono meglio come chip nella posta in arrivo accanto alle righe dell’oggetto.
Abbina le etichette a un’abitudine. Un’etichetta chiamata “Da seguire” è utile solo se hai l’abitudine di controllarla. Crea l’etichetta e l’abitudine di revisione contemporaneamente.
Archivia in modo aggressivo. La combinazione di etichette e archiviazione è ciò che rende potente Gmail. Applica le etichette pertinenti, quindi archivia. La posta in arrivo rimane pulita, ma nulla va perduto. Ogni email etichettata è ancora completamente ricercabile e accessibile dalla vista dell’etichetta.
Rivedi le tue etichette trimestralmente. Le etichette che hai creato sei mesi fa potrebbero non corrispondere più al tuo modo di lavorare. Elimina le etichette inutilizzate o rinominale per adattarle al tuo flusso di lavoro attuale. Una pulizia trimestrale richiede dieci minuti e mantiene il sistema efficiente.
Combina con il tracciamento delle email. Se stai aspettando una risposta a un importante messaggio inviato, etichetta quella conversazione come “In attesa di risposta”. Abbina quell’etichetta alle notifiche di apertura di Mail Tracker e saprai sia che il destinatario ha aperto l’email, sia che una risposta è in ritardo.
Come usare le etichette Gmail su dispositivi mobili
Le etichette di Gmail funzionano sull’app mobile di Gmail per Android e iOS, sebbene l’interfaccia sia leggermente diversa da quella desktop.
Per applicare un’etichetta dall’app Gmail:
- Apri una conversazione email
- Tocca il menu a tre punti nell’angolo in alto a destra
- Seleziona “Modifica etichette”
- Seleziona le etichette che desideri applicare
- Tocca Fine
Per visualizzare tutte le email sotto un’etichetta specifica, apri la barra laterale (tocca il menu a tre linee in alto a sinistra) e tocca qualsiasi etichetta dall’elenco. Tutte le conversazioni con quell’etichetta appariranno in una vista filtrata.
Una limitazione: la creazione di nuove etichette dall’app mobile non è supportata. Devi creare le etichette da Gmail su desktop, quindi applicarle da mobile.
FAQ
Mantieni la tua posta in arrivo organizzata e i tuoi follow-up sotto controllo
Le etichette di Gmail sono una di quelle funzionalità che sembrano secondarie finché non costruisci un vero sistema attorno ad esse. Una volta che hai un set coerente di etichette, filtri che si applicano automaticamente e l’abitudine di archiviare i messaggi etichettati, la tua posta in arrivo smette di essere un accumulo e inizia a essere un sistema ordinato e ricercabile.
Il passo successivo è abbinare il tuo sistema di etichette al tracciamento delle aperture delle email. Quando combini un’etichetta “Proposte inviate” o “In attesa di risposta” con le notifiche di apertura in tempo reale di Mail Tracker, smetti di indovinare se le tue email vengono lette. Sai esattamente quando ogni email è stata aperta e puoi fare follow-up al momento giusto.
Per ulteriori informazioni sull’ottimizzazione della tua configurazione Gmail, vedi:
