วิธีบันทึกการประชุม Teams: คู่มือฉบับสมบูรณ์ทีละขั้นตอน

คุณกำลังอยู่ในสาย Microsoft Teams ที่มีการพูดคุยเรื่องการตัดสินใจ กำหนดการ และสิ่งที่ต้องส่งมอบ แต่พอการประชุมจบลง บันทึกของคุณกลับหายไปครึ่งหนึ่ง การบันทึกช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างสมบูรณ์ แต่ Teams มีข้อจำกัดเกี่ยวกับการบันทึกมากกว่าที่คนส่วนใหญ่คาดคิด ไม่ว่าคุณจะเป็นโฮสต์ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบหรือผู้เข้าร่วมที่ต้องการสำเนาส่วนตัว คู่มือนี้จะแนะนำทุกทางเลือกที่มีในปี 2026

วิธีบันทึกการประชุม Microsoft Teams ในฐานะโฮสต์

การบันทึกการประชุม Teams ในฐานะผู้จัดทำนั้นตรงไปตรงมา แต่จะทำได้ก็ต่อเมื่อแผน Microsoft 365 ของคุณรองรับเท่านั้น การบันทึกมีให้บริการในแผน Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium และแผน Enterprise โดย ไม่มีให้บริการ ใน Microsoft Teams รุ่นฟรี

ข้อกำหนด

ก่อนที่คุณจะบันทึกได้ โปรดยืนยันว่า:

• คุณมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ที่รวมฟีเจอร์การบันทึก
• ผู้ดูแลระบบ IT ของคุณไม่ได้ปิดใช้งานการบันทึกผ่านนโยบายการประชุม
• คุณเป็นผู้จัดประชุมหรือผู้จัดร่วม (ผู้นำเสนอสามารถบันทึกได้หากนโยบายอนุญาต)

ทีละขั้นตอน: เริ่มการบันทึก

ตัวบ่งชี้ “REC” สีแดงจะปรากฏในหน้าต่างการประชุมสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน Teams จะแจ้งให้ทุกคนทราบโดยอัตโนมัติว่าการบันทึกได้เริ่มขึ้นแล้ว คุณไม่สามารถบันทึกแบบเงียบโดยใช้ฟีเจอร์หลักของโปรแกรมได้

หากต้องการหยุดบันทึก ให้เปิดเมนู การดำเนินการเพิ่มเติม (···) เดิม แล้วเลือก “หยุดการบันทึก” (Stop recording) การบันทึกจะถูกประมวลผลในเบื้องหลังและพร้อมใช้งานใน OneDrive ภายในไม่กี่นาที

วิธีบันทึกการประชุม Teams ในฐานะผู้เข้าร่วม (โดยไม่มีสิทธิ์โฮสต์)

นี่คือจุดที่คู่มือส่วนใหญ่หยุดลง แต่ผู้เข้าร่วมต้องเผชิญกับปัญหาจริง โดยค่าเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมทั่วไปไม่สามารถเริ่มการบันทึกใน Microsoft Teams ได้ มีเพียงผู้จัดประชุมและผู้จัดร่วมเท่านั้นที่สามารถควบคุมการบันทึกแบบเนทีฟได้

สิ่งที่ผู้เข้าร่วมทำได้

หากผู้จัดเริ่มการบันทึก ผู้เข้าร่วมทุกคนจะได้รับสำเนาโดยอัตโนมัติในแชท Teams หลังการประชุม แต่ถ้าโฮสต์ไม่ได้บันทึก ผู้เข้าร่วมมีสองทางเลือก:

1. ขอให้โฮสต์เริ่มบันทึก ก่อนการประชุมจะเริ่ม
2. ใช้เครื่องมือบันทึกของบุคคลที่สาม ที่บันทึกหน้าจอและเสียงของคุณไว้ในเครื่อง

บันทึกการประชุม Teams โดยไม่มีสิทธิ์โฮสต์

Record Meeting เป็นส่วนขยายเบราว์เซอร์ที่จับภาพวิดีโอคอลใดๆ รวมถึง Microsoft Teams ได้โดยตรงจากหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณ มันทำงานได้ไม่ว่าคุณจะเป็นโฮสต์หรือไม่ และไม่จำเป็นต้องให้คนอื่นในการประชุมทำอะไรเลย

ลองใช้ Record Meeting

บันทึกวิดีโอคอลใดๆ รับการถอดความที่สร้างโดย AI พร้อมระบุชื่อผู้พูด และแชร์สรุปที่ค้นหาได้ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องมีสิทธิ์โฮสต์

เริ่มต้นใช้งาน →

วิธีการทำงาน:

1. ติดตั้งส่วนขยาย Chrome ของ Record Meeting
2. เปิดการประชุม Teams ของคุณในเบราว์เซอร์ (teams.microsoft.com)
3. คลิกไอคอน Record Meeting เพื่อเริ่มจับภาพ
4. หลังการประชุม รับการถอดความอัตโนมัติและสรุปโดย AI

การบันทึกจะถูกบันทึกลงในอุปกรณ์ของคุณและประมวลผลสำหรับการถอดความ โดยไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Teams

การบันทึกการประชุม Teams ถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน?

เมื่อโฮสต์บันทึกการประชุม Teams โดยใช้ฟีเจอร์ในตัว ไฟล์จะถูกบันทึกลงใน OneDrive (สำหรับการประชุมทั่วไป) หรือ SharePoint (สำหรับการประชุมในช่องทาง) Microsoft ได้เปลี่ยนตำแหน่งจัดเก็บเริ่มต้นจาก Microsoft Stream เป็น OneDrive/SharePoint ในปี 2021 และพฤติกรรมปัจจุบันในปี 2026 คือ:

การค้นหาการบันทึกของคุณ

หลังการประชุมสิ้นสุดลง Teams จะส่งลิงก์ในแชทการประชุมภายใน 5–10 นาที คุณยังสามารถ:

1. เปิดการประชุมใน ปฏิทิน Teams ของคุณ
2. ไปที่แท็บ “Recordings” ในแชทการประชุม
3. คลิกที่ลิงก์ไฟล์เพื่อเปิดใน OneDrive หรือ SharePoint

วันหมดอายุของการบันทึก

โดยค่าเริ่มต้น การบันทึกการประชุม Teams จะหมดอายุหลังจาก 60 วัน เว้นแต่ผู้ดูแลระบบของคุณจะกำหนดนโยบายการเก็บรักษาที่แตกต่างออกไป คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนก่อนหมดอายุ หากต้องการเก็บการบันทึกไว้อย่างถาวร ให้ดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือเปลี่ยนวันหมดอายุใน OneDrive โดยคลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก “จัดการการเข้าถึง” (Manage access)

บันทึกย่อและการถอดความการประชุม Microsoft Teams

การบันทึกจะจับภาพวิดีโอและเสียง แต่การถอดความที่ค้นหาได้จะมีประโยชน์มากกว่าสำหรับการติดตามผล Teams มีการถอดความในตัวที่ทำงานควบคู่ไปกับการบันทึกของคุณ หรือทำงานแยกต่างหาก

การเปิดใช้งานการถอดความใน Teams

การถอดความต้องได้รับอนุญาตจากผู้ดูแลระบบ IT ของคุณในระดับองค์กร เมื่อเปิดใช้งานแล้ว:

1. ในการประชุม ให้เปิด การดำเนินการเพิ่มเติม (···)
2. เลือก “บันทึกและถอดความ” (Record and transcribe)
3. เลือก “เริ่มการถอดความ” (Start transcription) (คุณสามารถเปิดใช้งานการถอดความโดยไม่ต้องบันทึกได้หากต้องการ)

การถอดความจะปรากฏเป็นแถบด้านข้างแบบสดระหว่างการประชุม โดยแสดงชื่อผู้พูดและคำพูดของพวกเขาแบบเรียลไทม์

การดาวน์โหลดการถอดความของ Teams

หลังการประชุม:

1. เปิดแชทการประชุมใน Teams
2. คลิกแท็บ “Transcripts”
3. ดาวน์โหลดเป็น .vtt (สำหรับคำบรรยาย) หรือ .docx (สำหรับเอกสาร Word ที่อ่านได้)

รูปแบบ .docx มีประโยชน์ที่สุดสำหรับการแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยประกอบด้วยชื่อผู้พูด การประทับเวลา และบทสนทนาทั้งหมดที่จัดเรียงเป็นย่อหน้า

สรุปการประชุมที่สร้างโดย AI

Microsoft 365 Copilot (มีให้บริการในแผน Business Standard ขึ้นไป) สามารถสร้างสรุปอัตโนมัติ รายการสิ่งที่ต้องทำ และการตัดสินใจสำคัญจากการถอดความได้ หากคุณไม่มี Copilot Record Meeting สามารถสร้างสรุปโดย AI จากการบันทึกใดๆ รวมถึงการโทรผ่าน Teams ที่จับภาพผ่านส่วนขยายเบราว์เซอร์

วิธีบันทึกการโทร Teams โดยอัตโนมัติ

การตั้งค่าการประชุมให้บันทึกโดยอัตโนมัติช่วยให้คุณไม่ต้องเริ่มบันทึกด้วยตนเองทุกครั้ง มีสองวิธีในการทำเช่นนี้

นโยบายการบันทึกอัตโนมัติระดับผู้ดูแลระบบ

ผู้ดูแลระบบ IT สามารถกำหนดค่า นโยบายการประชุม ในศูนย์การจัดการ Teams ซึ่งจะเริ่มการบันทึกโดยอัตโนมัติสำหรับการประชุมทั้งหมดในองค์กรหรือกลุ่มผู้ใช้เฉพาะ:

1. ลงชื่อเข้าใช้ ศูนย์การจัดการ Teams (admin.teams.microsoft.com)
2. ไปที่ Meetings → Meeting policies
3. แก้ไขนโยบายที่เกี่ยวข้อง
4. ภายใต้ Recording & transcription ให้สลับ “Record automatically” เป็น On

สิ่งนี้จะมีผลกับการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ที่อยู่ภายใต้นโยบายนั้น

การบันทึกอัตโนมัติสำหรับการประชุมรายบุคคล

สำหรับผู้จัดที่ไม่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ คุณสามารถเปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติสำหรับการประชุมเฉพาะรายการได้:

1. เปิดการประชุมใน ปฏิทิน Teams ของคุณ
2. คลิก “ตัวเลือกการประชุม” (Meeting options)
3. สลับ “บันทึกโดยอัตโนมัติ” (Record automatically) เป็น On

สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการบันทึกจะเริ่มทันทีที่ผู้เข้าร่วมคนแรกเข้าร่วม โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองระหว่างการโทร

การบันทึก Teams สำหรับทีมทางไกลและแบบผสม

การบันทึกมีค่าอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ข้ามเขตเวลาหรือผสมผสานการเข้าร่วมแบบตัวต่อตัวและทางไกล เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องที่ควรสำรวจ ได้แก่ การบันทึกการประชุม Google Meet สำหรับทีมทางไกล และ การใช้เครื่องบันทึกการประชุม AI เพื่อทำให้บันทึกย่อเป็นอัตโนมัติในทุกแพลตฟอร์ม ทั้งสองอย่างนี้เข้ากันได้ดีกับการบันทึก Teams สำหรับองค์กรที่ใช้เครื่องมือวิดีโอคอลหลายตัว

หากทีมของคุณใช้ Zoom ด้วย คู่มือเรื่อง วิธีบันทึกการประชุม Zoom จะครอบคลุมขั้นตอนที่เทียบเท่ากันสำหรับแพลตฟอร์มนั้น

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

การบันทึกการประชุม Microsoft Teams นั้นตรงไปตรงมาเมื่อคุณเป็นผู้จัดที่มีแผน Microsoft 365 ที่เหมาะสม เริ่มการบันทึกจากแถบเครื่องมือ รับไฟล์ใน OneDrive และดาวน์โหลดการถอดความได้ด้วยคลิกเดียว สำหรับผู้เข้าร่วมหรือใครก็ตามที่ไม่มีสิทธิ์โฮสต์ ส่วนขยายเบราว์เซอร์เช่น Record Meeting จะช่วยเติมเต็มช่องว่างโดยการจับภาพหน้าจอและเสียงของคุณในเครื่องและสร้างการถอดความโดย AI โดยอัตโนมัติ

การผสมผสานที่มีประโยชน์ที่สุดคือ: เปิดใช้งานทั้งการบันทึกและการถอดความใน Teams เพื่อจับภาพวิดีโอและข้อความที่ค้นหาได้พร้อมกัน สำหรับทีมที่จัดการประชุมหลายครั้งต่อสัปดาห์ การตั้งค่าการบันทึกอัตโนมัติในตัวเลือกการประชุมจะช่วยลดโอกาสที่จะลืมกดบันทึกในการโทรที่สำคัญ