如何在 Gmail 中发送新闻通讯：4 种方法（免费版和 Workspace 版）

每个月向几百名客户、家长或会员发送通知，其实并不需要专门的营销平台。如果您平时就习惯使用 Gmail，完全可以直接在里面撰写更新内容，从 Google Sheets 提取联系人名单并直接发送，无需学习任何新工具。本指南将为您介绍如何在 Gmail 中发送新闻通讯的四种不同方法，从快捷的密送 (BCC) 到可追踪的个性化邮件活动应有尽有，同时还会解释各项发送限制，帮您根据名单规模选择最合适的方法。

Gmail 并没有一个叫做“新闻通讯”的专属按钮。它提供的是一系列基础功能：密送、付费 Google Workspace 套餐中的品牌布局和内置邮件合并功能，以及像 Mail Merge 这样的插件，能够将 Google Sheets 转化为适用于任何 Gmail 账号的独立且可追踪的邮件。

核心要点

• 免费 Gmail 账号每天可向 500 名收件人发送邮件。Google Workspace 账号每天可发送 2,000 封邮件，如果使用内置邮件合并功能则为 1,500 封。
• Gmail 布局和内置邮件合并功能仅适用于符合条件的 Workspace 套餐，不支持普通的 @gmail.com 地址。
• Mail Merge for Gmail 插件同时支持免费账号和 Workspace 账号，可根据 Sheet 表格的每一行发送个性化邮件，并支持处理退订、打开追踪以及定时发送。
• Google 要求所有发件人使用 SPF 或 DKIM 进行身份验证，并将垃圾邮件率保持在 0.30% 以下。每天发送超过 5,000 封邮件的发件人还需要配置 DMARC 并提供一键退订功能。

可以用 Gmail 发送新闻通讯吗？

答案是肯定的。Gmail 可以向订阅者列表发送新闻通讯，但由于它最初是为一对一邮件设计的，因此有三个方面与专门的新闻通讯工具不同。

• 限制与您的账号绑定：Google 的 Gmail sending limits 页面说明，如果您在一封邮件中发送给超过 500 名收件人，或一天内发送超过 500 封邮件，就会出现“您已达到发送邮件的限制”错误，并且您可能需要等待 1 到 24 小时才能再次发送。
• 免费账号未内置个性化和追踪功能：普通的 Gmail 发送无法告诉您谁打开了新闻通讯或点击了链接。
• 您需要自行处理退订：标准的 Gmail 邮件中没有任何功能可以自动将读者从您的列表中移除。

以下四种方法按功能从弱到强的顺序填补了这些空白。

谁在使用 Gmail 发送新闻通讯，以及他们各自的需求

选择正确的方法更多取决于发件人本身而非软件，因此请先看看您符合哪种场景。

• 本地企业或网店：每月向 200 到 800 名客户发送更新。需要品牌化的外观、有效的退订链接以及打开追踪功能。
• 学校、俱乐部或家长协会：每周向 50 到 300 个家庭发送新闻。需要保护隐私 (不暴露邮箱地址) 以及一个每周都可以重复使用的模板。
• 非营利组织或社区团体：通过共享的 Workspace 账号每季度向捐赠者和志愿者发送新闻。需要个性化的问候语、能联系到真实人员的回复地址，以及记录谁收到了什么内容的发送记录。
• 内部团队或公司更新：通过 Workspace 账号向员工发送简报。需要品牌布局，且完全不需要退订链接。Google 的 mail merge help 指出，收件人无法退订来自其组织内部发件人的邮件。

方法 1：使用密送 (BCC) 在 Gmail 中发送新闻通讯 (适合小列表和任何账号)

密送 (BCC) 是一种零设置的选项，也是大多数人最先尝试的方法。

1. 点击撰写，在收件人字段中填入您自己的邮箱地址。
2. 点击密送，粘贴您的订阅者地址 (用逗号分隔)，或者输入 Google Contacts 标签的名称。
3. 填写主题和正文。如果您在 Google Docs 中起草了内容，可以直接粘贴文本，并添加一两张图片。
4. 先给自己发送一份副本，在手机上检查效果，确认无误后再正式发送。

密送的不足之处。 每一个地址都会计入免费 Gmail 每封邮件 500 名收件人的上限，无法通过姓名问候任何人，您也无法了解邮件的打开或点击情况。密送适合 40 个家庭左右的俱乐部，但不适合客户列表。

方法 2：Gmail 布局和内置邮件合并 (适用于 Google Workspace 套餐)

在付费的 Google Workspace 套餐中，Gmail 包含两个可以共同制作出真正新闻通讯的功能：用于设计的布局和用于单独发送的邮件合并。

第 1 步：使用 Gmail 布局进行设计

根据 Google 的 customized layouts help page，布局功能适用于 Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Education Standard、Education Plus 以及 Workspace Individual 套餐。

1. 点击撰写，然后点击窗口底部的布局。如果没看到，请检查更多选项。

2. 首次使用时，点击默认样式并添加您的徽标、颜色、字体、页脚详细信息以及社交链接。
3. 从默认布局选项卡中选择一个布局，替换占位文本和图片，然后点击插入。

保存至我的布局下的布局会存放在 Google Drive 中，并可以与同事共享。同一页面还列出了限制要求：每个布局最多 10,000 个字符、40 张图片和 50 个磁贴，且所有图片总大小不得超过 25 MB。

第 2 步：开启邮件合并并添加收件人

Gmail 的 built-in mail merge 取代了旧版的多发模式，并与布局功能在相同的 Workspace 套餐上运行。点击收件人行右侧的使用邮件合并，将其开启，然后输入收件人，或链接一个 Google Sheet (其第一个选项卡需包含 Email、First name 和 Last name 列)。使用 @firstname 等合并标签，或表格中的任何列标题来个性化正文内容。同一页面中与新闻通讯相关的重要规则如下：

• 每封邮件最多 1,500 名收件人，每天最多 1,500 名。Workspace 每日 2,000 封发送额度中剩余的 500 封保留给常规邮件使用。
• 每封邮件都会自动添加一个唯一的退订链接。每次有人退订您都会收到通知，但无法下载已退订收件人的列表。
• 邮件合并不能与定时发送或机密模式结合使用，且合并标签在主题行中无效。
• 仅允许一个抄送 (Cc) 或密送 (Bcc) 收件人；当收件人来自电子表格时，不允许使用抄送或密送。

点击继续，使用发送预览在您的收件箱中查看实际效果，然后点击全部发送。对于面向员工的月度简报来说，这已经足够了。不过，免费的 @gmail.com 账号不支持此功能，且它不提供定时发送，也没有打开或点击报告。

方法 3：使用 Mail Merge 从 Google Sheets 发送新闻通讯 (适用于免费 Gmail 和 Workspace)

Mail Merge for Gmail 是 Qualtir 推出的一款 Google Workspace Marketplace 插件，能够通过您自己的 Gmail 账号，为 Google Sheet 中的每一行数据发送一封独立的邮件。它同时支持免费的 @gmail.com 地址和 Workspace 账号，这使其成为没有付费 Google 套餐的小型企业和协会的常用解决方案。

第 1 步：准备您的订阅者表格

创建一个 Google Sheet，每个订阅者占一行，并设置清晰的表头，例如 Email、First name 和 Company。这张表格将成为您管理退订和发送状态的可靠数据源。

第 2 步：选择新闻通讯模板

打开扩展程序，选择 Mail Merge for Gmail，然后进入模板编辑器。Mail Merge 的 template gallery 提供了六个初始模板，其中包括一个 Newsletter (新闻通讯) 布局。您也可以导入 Google Doc 作为模板，让 AI 生成器起草一份，或者将设计好的邮件代码粘贴到 HTML 源码视图中。免费套餐最多可保存三个模板。

第 3 步：使用合并标签进行个性化

在您需要体现个性化的地方插入合并标签，例如 {{First name}}。与 Gmail 的内置功能不同，Mail Merge 允许在主题行中使用合并标签，因此您可以设置像“您的 11 月更新，{{First name}}”这样的主题。

第 4 步：添加退订链接和追踪功能

开启退订链接 (Unsubscribe link) 选项。根据 unsubscribe link documentation，每位收件人都会收到一个唯一的签名链接，开启追踪时会自动添加一键退订标头，任何退订的人都会在未来的所有邮件活动中被自动跳过，并且表格中的对应行会被标记为 Unsubscribed。所有套餐均包含打开追踪功能，并将 Read (已读) 状态写回您的表格。点击追踪则是一项付费功能。

第 5 步：测试，然后发送或定时发送

预览每位订阅者将看到的邮件效果，先给自己发送一封测试邮件，确认无误后再正式发送。在 Personal 和 Professional 套餐中，您可以将新闻通讯定时在至少两小时后的日期和时间发送，并且系统会在发送当天检查您的每日额度限制。

尝试使用 Mail Merge

从 Gmail 和 Google Sheets 发送您的新闻通讯：为每位订阅者发送个性化邮件，自动处理退订，支持打开追踪和定时发送。适用于免费 Gmail 和 Google Workspace。免费开始使用，无需信用卡。

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与新闻通讯相关的套餐限制

根据 sending limits documentation，在滚动的 24 小时窗口内，Free (免费) 套餐每天可发送 50 封邮件，Personal 套餐可发送 250 封，Professional 套餐从 @gmail.com 地址每天可发送 500 封，从 Workspace 地址可发送 1,500 封。在付费套餐中，较长的列表会在第二天继续发送，而 Professional 套餐的 Autopilot 功能可以将其分摊到几天内发送。截至撰写本文时，pricing page 显示 Personal 套餐为每月 5.99 美元，Professional 套餐为每月 8.99 美元。

方法 4：通过 Gmail 发送设计好的新闻通讯 (Canva、PDF 或 HTML)

许多团队在其他平台设计新闻通讯，只需使用 Gmail 进行发送。

• Canva 或其他设计工具：将设计导出为 PNG 或 JPEG，并将其作为内联图片插入。将关键信息以文本形式放在图片上方，切勿发送纯图片邮件，因为垃圾邮件过滤器会对这类邮件产生怀疑。
• PDF 新闻通讯：将 PDF 作为附件发送，或者将其上传到 Google Drive 并添加链接，以保持邮件体积较小。使用 Mail Merge，您可以为每封邮件附加相同的文件，或为每位收件人附加不同的 Drive 文件 (每个文件不超过 5 MB)。
• HTML 新闻通讯：将文件的源代码粘贴到 Mail Merge 模板的 HTML 源码视图中。

面向开发者：Google 的 Apps Script mail merge sample 可以读取带有双大括号占位符的 Gmail 草稿，并通过电子表格中的菜单进行发送。它是免费的，但没有退订处理、追踪或定时发送功能，并且受 Apps Script 邮件配额的限制。

您不容忽视的 Gmail 新闻通讯限制与垃圾邮件规则

无论您选择哪种方法，Google 都会对您的账号执行相同的上限规定。

Workspace 的数据来自 Google 的 Workspace sending limits 页面，该页面还规定外部收件人每天上限为 3,000 名，在域名累计支付至少 100 美元之前保留试用限制，并在超过限制时暂停发送长达 24 小时。我们的 Gmail daily sending limit 指南解释了如何预热新账号。

限制只是其中一方面。自 2024 年起，Google 的 Email sender guidelines 适用于所有向个人 Gmail 地址发送邮件的用户：

• 所有发件人必须使用 SPF 或 DKIM 进行身份验证，并将 Postmaster Tools 中报告的垃圾邮件率保持在 0.30% 以下。Google 建议保持在 0.10% 以下。
• 每天发送 5,000 封或更多邮件的发件人必须配置 SPF、DKIM 和 DMARC，在正文中包含清晰可见的退订链接，并通过 List-Unsubscribe 标头支持一键退订。

从您自己的 Gmail 账号发送的新闻通讯会继承 Google 的身份验证。然而，垃圾邮件率则完全取决于您的列表：只发送给那些主动订阅的人，并让退订变得简单。

Gmail 新闻通讯模板：在哪里可以找到它们

• Gmail 布局 (Workspace 套餐)：撰写窗口中的“默认布局”选项卡，可通过您的默认样式进行自定义并保存到 Drive 中。
• Mail Merge 模板库：提供新闻通讯初始模板，以及产品更新、活动邀请等其他模板，每期均可重复使用。
• Google Docs：与您的团队在文档中起草内容，然后将其作为 Mail Merge 模板导入。文档中的合并标签会被保留。
• Gmail 自带模板：对于简短的纯文本更新，Gmail 模板同样适用。我们的 Gmail templates guide 涵盖了设置方法和十个现成的示例。

无论您从哪种方式开始，请在发送第一期后将其保存下来，这样下一期只需二十分钟，而不是两个小时。

提高 Gmail 新闻通讯打开率的 6 个技巧

1. 在获得同意的基础上建立列表：在您的订单表单、活动注册或网站中添加订阅选项，并记录用户订阅的日期。
2. 保持内容精简：使用一两张压缩图片、清晰的标题和简短的段落。过长的邮件可能会被截断，从而隐藏您的页脚和退订链接。
3. 像朋友发信息一样撰写主题行：个性化、具体且不超过 50 个字符。在 Mail Merge Professional 套餐中，您可以通过 A/B 主题测试来比较两个主题的效果。
4. 选择一个发送频率并坚持下去：每月定期发送胜过不规律的发送。定时发送功能让您可以在周五撰写，然后安排在周二上午 9 点发送。
5. 在每期发送后关注打开率和退订率：打开率下降或退订率激增意味着您需要调整内容，而不是发送更多邮件。
6. 知道何时该升级：当您的列表超过每日限制，或者您需要受众细分和落地页时，请比较 Mail Merge vs Mailchimp，以决定是否值得花钱购买专用平台。

使用 Mail Merge 定时发送您的下一期内容

重复使用您的新闻通讯模板，个性化主题行，定时发送，并在 Google Sheet 中查看打开记录。退订者会在下一期发送前被自动移除。

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常见问题 (FAQ)

结论：在 Gmail 中发送新闻通讯的正确方法

在 Gmail 中发送新闻通讯的最佳方式取决于您的账号和列表。密送 (BCC) 适合几十个彼此认识的人。只要能接受每天 1,500 封的上限、无定时发送且无数据报告，带有内置邮件合并功能的 Gmail 布局就能为 Workspace 团队提供带有自动退订链接的品牌化、个性化发送体验。对于其他所有人，以及任何想要衡量发送效果的人来说，Mail Merge 可以将 Google Sheet 转化为通过您自己的 Gmail 账号发送的独立邮件，它提供模板、支持在主题行中使用合并标签、处理退订、追踪打开情况，并在免费 Gmail 和 Workspace 上均支持定时发送。

遵守 Google 的限制，只发送给主动订阅的人，并在发送前在自己的手机上测试每一期内容。只要做到这些，对于几百人实际阅读的新闻通讯来说，Gmail 绝对是一个非常出色的平台。