Outlook 中的邮件合并功能允许您向收件人列表发送个性化电子邮件——每一封邮件都经过单独寻址，包含对方的姓名、公司或任何其他自定义详细信息——且无需手动输入每封邮件。这是 Microsoft Office 套件中最有用的功能之一，但其设置过程却让许多人感到困惑。
本指南将引导您了解如何在 Outlook 中进行邮件合并，涵盖 Outlook 365 和 Outlook Web App 之间的差异，解释如何添加附件，并对比原生的 Outlook 方法与更简单的 Gmail 替代方案。无论您是初学者还是需要复习，您都可以在几分钟内学会发送个性化电子邮件。
什么是 Outlook 中的邮件合并？
Outlook 中的邮件合并是三个应用程序工作流的一部分：Microsoft Word 用于创建电子邮件模板，Excel（或其他数据源）用于存储联系人列表，而 Outlook 用于发送最终的电子邮件。Word 负责将数据与模板合并的繁重工作；Outlook 仅仅是发送引擎。
这与基于 Gmail 的邮件合并工具不同，后者通常在一个地方处理所有事情。使用 Outlook 时，您始终需要同时打开 Word，这既是该方法的优势，也是其局限性所在。
如何分步在 Outlook 中进行邮件合并
以下是在 Outlook 中设置和运行邮件合并的完整过程。您需要在同一台计算机上安装 Microsoft Word、Excel 和 Outlook。
第 1 步：准备您的 Excel 联系人列表
在打开 Word 之前，请在 Excel 中构建您的数据源。每一列代表一个您可以个性化的字段，每一行代表一个收件人。
从一开始就需要注意的几点：
- 将列标题放在第 1 行。 Word 使用这些标题作为字段名称（例如
«First Name»）。 - 使用专门的“电子邮件地址”列，其中包含每个收件人的确切电子邮件。
- 删除空白行 — 它们可能导致 Word 创建空白电子邮件。
- 在开始之前保存为 .xlsx 格式。 Word 在处理未保存的 Excel 文件时效果不佳。
第 2 步：打开 Word 并开始邮件合并
- 打开 Microsoft Word 并创建一个新的空白文档。
- 转到功能区中的 “邮件” (Mailings) 选项卡。
- 点击 “开始邮件合并” (Start Mail Merge) → “电子邮件” (E-mail Messages)。
Word 现在处于邮件合并模式。该文档将成为您的电子邮件正文。
第 3 步：连接您的 Excel 文件作为数据源
- 在 “邮件” 选项卡中，点击 “选择收件人” (Select Recipients) → “使用现有列表” (Use an Existing List)。
- 浏览并找到您的 Excel 文件，然后点击 “打开”。
- 如果 Excel 询问使用哪个工作表，请选择包含联系人的工作表。
Word 现在已链接到您的电子表格。您将看到收件人控件在“邮件”功能区中激活。
第 4 步：编写您的电子邮件模板
在 Word 文档中编写电子邮件正文。要插入个性化字段：
- 将光标放在应出现字段的位置（例如，“Hi”之后）。
- 点击“邮件”功能区中的 “插入合并域” (Insert Merge Field)。
- 选择 Excel 文件中的列名（例如
First Name）。
结果如下所示：Hi «First Name», thank you for your interest in...
优秀模板的建议：
- 保持主题行清晰 — 您将在下一步中设置它。
- 避免过度个性化。使用一两次名字就足够了。
- 在发送到完整列表之前，先进行小批量测试。
第 5 步：预览您的合并邮件
点击“邮件”选项卡中的 “预览结果” (Preview Results)，查看第一封合并后的电子邮件的样子。使用箭头按钮滚动浏览收件人，并检查字段是否填充正确。
如果看起来不对劲（例如字段为空、名字出现在错误的位置），请回到 Excel 文件中修复数据，然后在 Word 中重新加载源文件。
第 6 步：完成合并并通过 Outlook 发送
当您对预览感到满意时：
- 点击 “完成并合并” (Finish & Merge) → “发送电子邮件” (Send E-mail Messages)。
- 在出现的对话框中：
- 收件人 (To)：选择包含电子邮件地址的列（例如
Email Address）。 - 主题行 (Subject line)：输入所有电子邮件的主题。
- 邮件格式 (Mail format)：选择
HTML以获取格式化的电子邮件，或选择纯文本以获取简单的电子邮件。
- 收件人 (To)：选择包含电子邮件地址的列（例如
- 点击 “确定”。
Outlook 将在后台打开并排队所有电子邮件。根据您的列表大小，这可能需要几分钟。已发送的邮件将出现在 Outlook 的 “已发送邮件” (Sent Items) 文件夹中。
Outlook 365 中的邮件合并：有什么不同？
如果您使用的是 Microsoft 365（以前称为 Office 365），邮件合并过程与上述步骤完全相同 — 同样适用 Word → Excel → Outlook 工作流。根据您的版本，功能区界面可能看起来略有不同，但所有相关选项都在“邮件”选项卡中。
重要提示：由组织管理的 Microsoft 365 帐户可能会受到 IT 部门或 Exchange Online 策略强制执行的 发送限制。如果您计划发送给数百名收件人，请先咨询您的管理员或进行小批量测试。
对于 Microsoft 365 订阅者，列标题 “Email Address” 必须与您在“发送电子邮件”对话框的“收件人”字段中输入的内容完全匹配。不匹配会导致合并静默失败。
您可以在 Outlook Web App 中进行邮件合并吗？
这是关于 Outlook 邮件合并最常见的问题之一：Outlook Web App (OWA) 不支持邮件合并。 邮件合并功能需要在同一台 Windows 或 Mac 计算机上运行桌面版的 Word 和 Outlook。
如果您完全在浏览器中工作（通过 outlook.com 或您组织的门户网站），则无法运行原生的 Outlook 邮件合并。您需要：
- 使用桌面应用程序（下载并安装 Microsoft Office）。
- 使用第三方工具，该工具直接在浏览器中工作，例如基于 Gmail 的邮件合并扩展程序。
许多发现此限制的用户转向了基于 Gmail 的工具，这些工具完全在浏览器中工作，无需任何桌面软件。
如何在 Outlook 邮件合并中添加附件
原生的 Outlook 邮件合并工作流 不支持为每个收件人添加附件。您只能将同一个文件附加到合并中的每一封电子邮件中 — 即使这样操作也不简单。
为所有收件人添加单个附件的变通方法：
在运行合并（完成并合并 → 发送电子邮件）后，Outlook 会立即发送电子邮件。在发送之前，Word 对话框中没有内置的方法来添加附件。
常见的变通方法：
- 不要立即发送，而是先选择 “完成并合并” → “编辑单个文档”。
- 这将创建一个新的 Word 文档，每个收件人对应一个部分。
- 然后您可以手动添加附件 — 但这违背了大型列表自动化的初衷。
对于 每个收件人的个性化附件（例如，每个人不同的 PDF），原生的 Outlook 邮件合并工具根本无法做到。您需要一个专门的工具。
尝试 Gmail 邮件合并
Outlook 邮件合并的局限性（以及为什么许多用户选择切换）
Outlook 邮件合并功能尚可，但已显老态。以下是团队经常遇到的最常见的局限性：
1. 没有打开追踪。 您无法查看收件人是否打开了您的电子邮件。对于销售外联或任何需要了解谁参与了互动的场景，这是一个巨大的差距。与 Gmail 的电子邮件追踪工具 相比，后者显示打开、点击和阅读时间。
2. 需要三个独立的应用程序。 每次邮件合并都需要 Word、Excel 和 Outlook 在同一台计算机上同时运行。如果其中任何一个失败，整个工作流就会中断。没有基于浏览器的选项。
3. 没有定时发送。 您无法安排在特定时间发送邮件合并。点击“确定”后，它会立即发送。
4. 个性化选项有限。 您只能根据 Excel 文件中的列进行个性化设置。条件内容（“如果公司 = X，则说 Y”）需要复杂的 Word 域代码，容易出错。
5. 需要 Microsoft 365 许可证。 您需要付费的 Microsoft 365 订阅才能使用桌面应用程序。Web 版本不支持邮件合并。
6. 没有分析。 发送后，您无法获得有关送达率、退信率或参与度的数据。您的电子邮件就像进入了一个黑洞。
7. 发送限制。 Exchange Online 和许多 ISP 会限制群发邮件。Microsoft 365 将用户限制为每天 10,000 名收件人，但许多组织策略设置的限制要低得多。
更简单的替代方案：直接在 Gmail 中进行邮件合并
如果您的团队已经在使用 Google Workspace — 甚至只是个人 Gmail 帐户 — 有一个更简单的途径。Mail Merge for Gmail 在 Gmail 内部处理整个过程，使用 Google Sheets 作为数据源，而不是 Excel。
以下是体验上的差异：
| 功能 | Outlook 邮件合并 | Gmail 邮件合并 |
|---|---|---|
| 设置 | Word + Excel + Outlook | Gmail + Google Sheets |
| 邮件追踪 | 不可用 | 打开和点击追踪 |
| 附件 | 仅限相同文件 | 每个收件人不同的附件 |
| 定时发送 | 无 | 有 |
| 基于浏览器 | 无 | 有 |
| 分析 | 无 | 带有统计信息的仪表板 |
| 价格 | 需要 Microsoft 365 | 提供免费计划 |
如果您的大部分工作已经在浏览器中完成，并且您的联系人在 Google Sheets 中，切换到基于 Gmail 的邮件合并工具可以完全消除对 Word/Outlook 的依赖。您还可以查看我们的指南 如何在 Gmail 中进行邮件合并 以获取分步比较。
对于发送大量邮件或需要追踪参与度的团队，专用工具还可以与 电子邮件打开追踪 配合使用，以确切了解收件人何时阅读了您的消息。
常见问题解答
结论
Outlook 中的邮件合并可以完成任务 — 特别是如果您的团队已经生活在 Microsoft 生态系统中，并且您需要一个无需额外付费的解决方案来进行偶尔的个性化发送。Word + Excel + Outlook 工作流对于简单的用例来说是记录良好且可靠的。
但对于需要打开追踪、定时发送、每个收件人不同附件或基于浏览器工作流的团队来说，原生的 Outlook 邮件合并功能不足。如果这是您的情况，Mail Merge for Gmail 可以解决所有这些限制，同时保持相同的“联系人列表 + 模板 = 个性化电子邮件”的简单概念，这正是邮件合并如此有用的原因。
