Come inviare una newsletter con Gmail: 4 metodi (Free e Workspace)

Non ti serve una piattaforma di marketing per tenere aggiornati ogni mese qualche centinaio di clienti, genitori o iscritti. Se usi già Gmail tutti i giorni, puoi scrivere l’aggiornamento, estrarre la lista da Google Sheets e inviare il tutto senza dover imparare a usare un nuovo strumento. Questa guida mostra come inviare una newsletter con Gmail in quattro modi diversi, da un rapido invio in Ccn a una campagna tracciata e personalizzata, spiegando anche i limiti che ti aiuteranno a scegliere il metodo più adatto alla tua lista.

Su Gmail non troverai un pulsante con scritto “newsletter”. Avrai invece a disposizione una serie di elementi di base: Ccn, layout personalizzati e la stampa unione integrata nei piani a pagamento di Google Workspace, oltre a componenti aggiuntivi come Mail Merge che trasformano un foglio Google Sheets in email singole e tracciabili da qualsiasi account Gmail.

Punti chiave

• Un account Gmail gratuito può inviare fino a 500 destinatari al giorno. Gli account Google Workspace arrivano a 2.000 messaggi giornalieri, o 1.500 usando la stampa unione integrata.
• I layout di Gmail e la stampa unione integrata sono disponibili solo sui piani Workspace idonei, non sugli indirizzi @gmail.com.
• Mail Merge per Gmail funziona su account gratuiti e Workspace, invia un’email personalizzata per ogni riga del foglio e gestisce le disiscrizioni, il tracciamento delle aperture e la programmazione.
• Google richiede a ogni mittente di autenticarsi con SPF o DKIM e di mantenere il tasso di spam sotto lo 0,30%. Chi supera i 5.000 messaggi al giorno ha bisogno anche del DMARC e della disiscrizione con un solo clic.

È possibile inviare una newsletter da Gmail?

Sì. Gmail può consegnare una newsletter a una lista di iscritti, ma essendo stato progettato per la posta uno a uno, ci sono tre aspetti che funzionano diversamente rispetto a uno strumento dedicato.

• I limiti sono legati al tuo account: la pagina di Google sui limiti di invio di Gmail spiega che l’errore “Hai raggiunto un limite per l’invio di posta” compare se scrivi a più di 500 destinatari in una singola email o se superi le 500 email in un giorno (in questi casi potresti dover aspettare da 1 a 24 ore prima di poter inviare di nuovo).
• Personalizzazione e tracciamento non sono integrati negli account gratuiti. Un semplice invio da Gmail non ti dirà chi ha aperto la newsletter o cliccato su un link.
• Le disiscrizioni sono a tuo carico: in un normale messaggio Gmail non c’è nulla che rimuova automaticamente un lettore dalla tua lista.

I quattro metodi illustrati di seguito colmano queste lacune in ordine crescente di funzionalità.

Chi invia newsletter da Gmail e di cosa ha bisogno

Il metodo giusto dipende più dal mittente che dal software, quindi per prima cosa cerca di capire in quale scenario ti ritrovi.

• Un’attività locale o un negozio online: un aggiornamento mensile per 200-800 clienti. Ha bisogno di un aspetto in linea con il brand, un link di disiscrizione funzionante e il tracciamento delle aperture.
• Una scuola, un club o un’associazione di genitori: notizie settimanali per 50-300 famiglie. Richiede privacy (nessun indirizzo in chiaro) e un template riutilizzabile ogni settimana.
• Una no-profit o un gruppo comunitario: notizie trimestrali per donatori e volontari da un account Workspace condiviso. Necessita di saluti personalizzati, un indirizzo di risposta che raggiunga una persona reale e uno storico di chi ha ricevuto cosa.
• Un team interno o un aggiornamento aziendale: un riepilogo per i dipendenti da un account Workspace. Richiede layout aziendali e nessun link di disiscrizione. La guida alla stampa unione di Google precisa che i destinatari non possono disiscriversi dai mittenti all’interno della propria organizzazione.

Metodo 1: inviare una newsletter su Gmail in Ccn (liste piccole, qualsiasi account)

La copia conoscenza nascosta (Ccn) è l’opzione che non richiede alcuna configurazione ed è quella che la maggior parte delle persone prova per prima.

1. Clicca su Scrivi e inserisci il tuo indirizzo nel campo A.
2. Clicca su Ccn e incolla gli indirizzi degli iscritti separati da virgole, oppure digita il nome di un’etichetta di Google Contatti.
3. Scrivi l’oggetto e il corpo del messaggio. Incolla il testo da Google Docs se lo hai preparato lì e aggiungi una o due immagini.
4. Inviati una copia di prova, controllala sul telefono e poi procedi con l’invio reale.

I limiti del Ccn. Ogni indirizzo conta ai fini del limite di 500 destinatari per messaggio su Gmail gratuito, nessuno viene salutato per nome e non ottieni alcun dato su aperture o clic. Il Ccn va bene per un circolo di 40 famiglie, non per una lista clienti.

Metodo 2: layout di Gmail e stampa unione integrata (piani Google Workspace)

Con un piano Google Workspace a pagamento, Gmail include due funzioni che insieme creano una vera newsletter: i layout per il design e la stampa unione per gli invii individuali.

Passaggio 1: crea il design con i layout di Gmail

Secondo la pagina di assistenza sui layout personalizzati di Google, questa funzione è disponibile per Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus e Workspace Individual.

1. Clicca su Scrivi, poi seleziona Layout nella parte inferiore della finestra. Se non lo vedi, controlla in Altre opzioni.

2. La prima volta, clicca su Stile predefinito e aggiungi logo, colori, font, dettagli del piè di pagina e link ai social.
3. Scegli un layout dalla scheda Layout predefiniti, sostituisci il testo e le immagini segnaposto e clicca su Inserisci.

I layout salvati in I miei layout si trovano su Google Drive e possono essere condivisi con i colleghi. La stessa pagina elenca i limiti: 10.000 caratteri, 40 immagini e 50 riquadri per layout, con un peso totale delle immagini inferiore a 25 MB.

Passaggio 2: attiva la stampa unione e aggiungi i destinatari

La stampa unione integrata di Gmail ha sostituito la vecchia modalità di invio multiplo e funziona sugli stessi piani Workspace dei layout. Clicca su Usa stampa unione a destra della riga A, attivala, quindi digita i destinatari o collega un foglio Google Sheets la cui prima scheda contenga le colonne Email, Nome e Cognome. Personalizza il corpo del messaggio con i tag di unione come @firstname o con qualsiasi intestazione di colonna del tuo foglio. Ecco le regole della stessa pagina rilevanti per le newsletter:

• Fino a 1.500 destinatari per messaggio e 1.500 al giorno. I restanti 500 dei 2.000 invii giornalieri di Workspace sono riservati alle normali email.
• Un link univoco di disiscrizione viene aggiunto automaticamente a ogni email. Riceverai una notifica per ogni disiscrizione, ma non potrai scaricare una lista degli utenti disiscritti.
• La stampa unione non può essere combinata con Programma invio o con la modalità riservata, e i tag di unione non funzionano nell’oggetto.
• È consentito un solo destinatario in Cc o Ccn, e nessuno se i destinatari provengono da un foglio di lavoro.

Clicca su Continua, usa Invia anteprima per ricevere una copia reale nella tua casella di posta, quindi seleziona Invia a tutti. Per un riepilogo mensile allo staff, questo è più che sufficiente. Tuttavia, la funzione non esiste sugli account @gmail.com gratuiti e mancano sia la programmazione sia i report su aperture o clic.

Metodo 3: inviare una newsletter da Google Sheets con Mail Merge (Gmail gratuito e Workspace)

Mail Merge per Gmail è un componente aggiuntivo del Google Workspace Marketplace sviluppato da Qualtir che invia un’email individuale per ogni riga di un foglio Google Sheets tramite il tuo account Gmail. Funziona sia sugli indirizzi @gmail.com gratuiti sia su Workspace: per questo motivo è la soluzione più comune per le piccole imprese e le associazioni senza un piano Google a pagamento.

Passaggio 1: prepara il foglio degli iscritti

Crea un foglio Google Sheets con una riga per iscritto e intestazioni chiare come Email, Nome e Azienda. Questo foglio diventerà il tuo punto di riferimento per le disiscrizioni e gli stati di invio.

Passaggio 2: scegli un template per la newsletter

Apri Estensioni, poi Mail Merge for Gmail e vai all’editor dei template. La galleria dei template di Mail Merge offre sei punti di partenza, tra cui un layout Newsletter. Puoi anche importare un documento Google Docs come template, lasciare che il generatore AI ne crei uno o incollare un’email già impaginata nella vista sorgente HTML. Il piano gratuito conserva fino a tre template salvati.

Passaggio 3: personalizza con i tag di unione

Inserisci tag di unione come {{First name}} ovunque tu voglia aggiungere un tocco personale. A differenza della funzione integrata di Gmail, Mail Merge consente di usare i tag di unione anche nell’oggetto, rendendo possibile una frase come “Il tuo aggiornamento di novembre, {{First name}}”.

Passaggio 4: aggiungi il link di disiscrizione e il tracciamento

Attiva l’opzione Unsubscribe link. Secondo la documentazione sui link di disiscrizione, ogni destinatario riceve un link univoco firmato, le intestazioni per la disiscrizione in un clic vengono aggiunte quando il tracciamento è attivo e chiunque si disiscriva viene ignorato automaticamente in tutte le campagne future (con la riga del foglio contrassegnata come Unsubscribed). Il tracciamento delle aperture è incluso in tutti i piani e riporta lo stato Read nel tuo foglio. Il tracciamento dei clic è invece una funzione a pagamento.

Passaggio 5: fai un test, poi invia o programma

Visualizza l’anteprima dell’email esattamente come la vedrà ogni iscritto, inviati un test e poi procedi con l’invio. Sui piani Personal e Professional puoi programmare la newsletter per una data e un’ora con almeno due ore di anticipo: la campagna verrà verificata in base al tuo limite giornaliero previsto per quel giorno.

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Limiti dei piani da considerare per una newsletter

Secondo la documentazione sui limiti di invio, il piano Free invia 50 email al giorno, il Personal 250 e il Professional 500 al giorno da un indirizzo @gmail.com (o 1.500 da un indirizzo Workspace), calcolati su una finestra mobile di 24 ore. Sui piani a pagamento, una lista più lunga riprenderà il giorno successivo, mentre la funzione Autopilot del piano Professional la distribuirà su più giorni. La pagina dei prezzi indica il piano Personal a 5,99 $ al mese e il Professional a 8,99 $ al mese al momento della stesura di questo articolo.

Metodo 4: inviare una newsletter impaginata (Canva, PDF o HTML) tramite Gmail

Molti team creano il design della newsletter altrove e usano Gmail solo per la consegna.

• Canva o un altro strumento di design: esporta il progetto come PNG o JPEG e inseriscilo come immagine in linea. Inserisci il messaggio chiave in formato testo sopra l’immagine ed evita sempre di inviare email composte solo da immagini (i filtri antispam le considerano sospette).
• Newsletter in PDF: allega il PDF, oppure caricalo su Google Drive e inserisci il link per mantenere l’email leggera. Con Mail Merge puoi allegare lo stesso file a ogni email o un file Drive diverso per ciascun destinatario, con un limite di 5 MB per file.
• Newsletter in HTML: incolla il codice sorgente del file nella vista sorgente HTML di un template di Mail Merge.

Per gli sviluppatori: l’esempio di stampa unione in Apps Script di Google legge una bozza di Gmail con segnaposto tra doppie parentesi graffe e invia da un menu nel foglio di lavoro. È gratuito, ma non prevede gestione delle disiscrizioni, tracciamento o programmazione, ed è soggetto alle quote email di Apps Script.

Limiti delle newsletter Gmail e regole antispam da non ignorare

Qualunque metodo tu scelga, Google applica gli stessi limiti massimi al tuo account.

I dati di Workspace provengono dalla pagina di Google sui limiti di invio di Workspace, che fissa anche un tetto di 3.000 destinatari esterni al giorno, mantiene i limiti di prova finché il dominio non ha pagato almeno 100 USD e sospende l’invio fino a 24 ore quando viene superato un limite. La nostra guida al limite di invio giornaliero di Gmail spiega come “riscaldare” un nuovo account.

I limiti sono solo una parte del problema. Le Linee guida per i mittenti di email di Google si applicano a chiunque invii messaggi a indirizzi Gmail personali a partire dal 2024:

• Ogni mittente deve autenticarsi con SPF o DKIM e mantenere il tasso di spam segnalato in Postmaster Tools al di sotto dello 0,30%. Google consiglia di restare sotto lo 0,10%.
• I mittenti di 5.000 o più messaggi al giorno devono configurare SPF, DKIM e DMARC, includere un link di disiscrizione ben visibile nel corpo del testo e supportare la disiscrizione in un clic tramite le intestazioni List-Unsubscribe.

Una newsletter inviata dal tuo account Gmail eredita l’autenticazione di Google. Il tasso di spam, tuttavia, dipende interamente dalla tua lista: invia solo a chi lo ha richiesto e rendi facile la disiscrizione.

Template per newsletter su Gmail: dove trovarli

• Layout di Gmail (piani Workspace): la scheda Layout predefiniti nella finestra di composizione, personalizzata con il tuo stile predefinito e salvata su Drive.
• Galleria dei template di Mail Merge: un punto di partenza per Newsletter, oltre a opzioni per aggiornamenti di prodotto, inviti a eventi e altro ancora, riutilizzabili per ogni uscita.
• Google Docs: scrivi la bozza del numero in un documento con il tuo team, poi importalo come template in Mail Merge. I tag di unione nel documento verranno mantenuti.
• Template nativi di Gmail: per un breve aggiornamento di solo testo, anche i template di Gmail vanno benissimo. La nostra guida ai template di Gmail illustra la configurazione e propone dieci esempi pronti all’uso.

Qualunque sia il tuo punto di partenza, salvalo dopo il primo numero, così il successivo richiederà venti minuti invece di due ore.

6 consigli per una newsletter su Gmail che venga aperta

1. Costruisci la lista basandoti sul consenso: aggiungi una domanda di iscrizione al modulo d’ordine, alla registrazione di un evento o al sito web, e registra la data in cui l’utente si è iscritto.
2. Mantienila leggera: una o due immagini compresse, un titolo chiaro e sezioni brevi. I messaggi lunghi possono essere tagliati, nascondendo il piè di pagina e il link di disiscrizione.
3. Scrivi un oggetto che invierebbe un amico: personale, specifico e sotto i 50 caratteri. Sul piano Professional di Mail Merge puoi confrontare due oggetti con i test A/B.
4. Scegli una frequenza e rispettala: un invio mensile è meglio di uno irregolare. La programmazione ti permette di scrivere il venerdì e inviare il martedì alle 9 del mattino.
5. Osserva aperture e disiscrizioni dopo ogni uscita: un calo delle aperture o un picco di disiscrizioni ti segnala che devi cambiare i contenuti, non inviarne di più.
6. Sappi quando fare il salto di qualità: quando la tua lista supera il limite giornaliero o hai bisogno di segmentazione e landing page, confronta Mail Merge e Mailchimp per decidere se vale la pena investire in una piattaforma dedicata.

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Domande frequenti

Conclusione: il modo giusto per inviare una newsletter su Gmail

Il modo migliore per inviare una newsletter su Gmail dipende dal tuo account e dalla tua lista. Il Ccn funziona per qualche decina di persone che si conoscono già. I layout di Gmail con la stampa unione integrata offrono ai team Workspace un invio personalizzato e in linea con il brand, dotato di link di disiscrizione automatico, a patto di accettare il limite di 1.500 email al giorno, l’assenza di programmazione e la mancanza di report. Per tutti gli altri, e per chiunque voglia misurare i risultati, Mail Merge trasforma un foglio Google Sheets in email individuali inviate dal proprio account Gmail, con template, tag di unione nell’oggetto, gestione delle disiscrizioni, tracciamento delle aperture e invii programmati, sia su Gmail gratuito sia su Workspace.

Rispetta i limiti di Google, invia solo alle persone che lo hanno richiesto e testa ogni numero sul tuo telefono prima che venga spedito. Se segui queste regole, Gmail si rivelerà un ambiente perfetto per gestire una newsletter letta con interesse da qualche centinaio di persone.