Как сделать рассылку в Gmail: 4 способа (для Free и Workspace)

Вам не нужна сложная маркетинговая платформа, чтобы ежемесячно держать в курсе пару сотен клиентов, родителей учеников или участников клуба. Если вы и так постоянно работаете в Gmail, можно просто написать новость, взять список контактов из Google Sheets и отправить рассылку, не осваивая новые инструменты. В этом руководстве мы покажем как сделать рассылку в Gmail четырьмя разными способами: от быстрой отправки через скрытую копию до отслеживаемой персонализированной кампании. Мы также разберем лимиты, которые помогут выбрать подходящий метод для вашей базы.

В Gmail нет кнопки с надписью «Сделать рассылку». Зато есть набор базовых функций: скрытая копия, брендированные макеты и встроенное слияние почты на платных тарифах Google Workspace, а также дополнения вроде Mail Merge. Последние превращают таблицу Google Sheets в индивидуальные отслеживаемые письма на любом аккаунте Gmail.

Главное из статьи

• Бесплатный аккаунт Gmail позволяет отправлять письма 500 получателям в день. Аккаунты Google Workspace получают лимит в 2000 сообщений в день (или 1500 при использовании встроенного слияния).
• Макеты Gmail и встроенное слияние доступны только на подходящих тарифах Workspace, но не на адресах @gmail.com.
• Дополнение Mail Merge работает на бесплатных и Workspace аккаунтах. Оно отправляет по одному персонализированному письму на каждую строку таблицы, а также берет на себя отписки, отслеживание открытий и планирование отправки.
• Google требует от каждого отправителя настройки аутентификации SPF или DKIM и поддержания уровня спама ниже 0,30%. Отправителям более 5000 сообщений в день также требуются DMARC и отписка в один клик.

Можно ли отправлять рассылки из Gmail?

Да. Gmail вполне справится с доставкой новостей списку подписчиков. Однако сервис создавался для личной переписки, поэтому три вещи здесь работают иначе, чем в специализированных сервисах рассылок.

• Лимиты привязаны к вашему аккаунту: на странице лимитов отправки Gmail указано, что ошибка «Вы достигли лимита на отправку писем» появляется при отправке более чем 500 получателям в одном письме или более 500 писем в день. После этого придется подождать от 1 до 24 часов.
• Персонализация и аналитика не встроены в бесплатные аккаунты. Обычная отправка через Gmail не покажет, кто открыл письмо или кликнул по ссылке.
• Отписки ложатся на ваши плечи: в стандартном сообщении Gmail нет ничего, что автоматически удаляло бы читателя из вашей базы.

Четыре метода ниже закрывают эти пробелы по мере возрастания их возможностей.

Кто делает рассылки в Gmail и что для этого нужно

Выбор правильного метода зависит скорее от отправителя, чем от программы. Для начала найдите свой сценарий.

• Локальный бизнес или интернет-магазин: ежемесячные новости для базы от 200 до 800 клиентов. Требуется фирменный дизайн, рабочая ссылка для отписки и отслеживание открытий.
• Школа, клуб или родительский комитет: еженедельные новости для группы от 50 до 300 семей. Важна конфиденциальность (адреса должны быть скрыты) и шаблон, который можно использовать каждую неделю.
• Некоммерческая организация или сообщество: ежеквартальные новости для доноров и волонтеров с общего аккаунта Workspace. Нужны персональные приветствия, адрес для ответа реальному человеку и история отправленных писем.
• Внутренняя рассылка или новости компании: дайджест для сотрудников с аккаунта Workspace. Требуются фирменные макеты и полное отсутствие ссылки на отписку. В справке Google по слиянию почты указано, что получатели не могут отписаться от отправителей внутри своей организации.

Метод 1: Рассылка в Gmail через скрытую копию (небольшие базы, любой аккаунт)

Скрытая копия (BCC) не требует настройки, и большинство людей пробуют этот вариант первым.

1. Нажмите Написать и укажите свой собственный адрес в поле Кому.
2. Нажмите Скрытая копия и вставьте адреса подписчиков через запятую или введите название ярлыка из Google Contacts.
3. Напишите тему и текст письма. Вставьте текст из Google Docs, если готовили черновик там, и добавьте одно-два изображения.
4. Отправьте копию себе, проверьте, как она выглядит на телефоне, а затем отправляйте основную рассылку.

В чем минусы скрытой копии. Каждый адрес учитывается в лимите 500 получателей на одно письмо для бесплатного Gmail. При этом никто не получает персонального обращения по имени, а вы ничего не узнаете об открытиях или кликах. Скрытая копия сгодится для клуба из 40 семей, но не для клиентской базы.

Метод 2: Макеты Gmail и встроенное слияние (тарифы Google Workspace)

На платных тарифах Google Workspace в Gmail есть две функции, которые вместе позволяют создать полноценную рассылку: макеты для дизайна и слияние почты для индивидуальной отправки.

Шаг 1: Создайте дизайн с помощью макетов Gmail

Согласно справке Google по персонализированным макетам, они доступны на тарифах Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus и Workspace Individual.

1. Нажмите Написать, затем выберите Макеты в нижней части окна. Если значка нет, загляните в раздел Другие параметры.

2. При первом использовании нажмите Стиль по умолчанию и добавьте свой логотип, фирменные цвета, шрифты, данные для подвала письма и ссылки на соцсети.
3. Выберите подходящий вариант на вкладке Стандартные макеты, замените шаблонный текст и картинки, а затем нажмите Вставить.

Макеты, сохраненные в разделе Мои макеты, хранятся на Google Drive, и ими можно делиться с коллегами. На той же странице указаны ограничения: 10 000 символов, 40 изображений и 50 плиток на один макет, при этом общий вес всех картинок не должен превышать 25 МБ.

Шаг 2: Включите слияние и добавьте получателей

Встроенное слияние в Gmail пришло на смену старому режиму массовой рассылки и работает на тех же тарифах Workspace, что и макеты. Нажмите Использовать слияние справа от строки Кому, включите функцию, а затем введите адреса получателей или подключите таблицу Google Sheets. Убедитесь, что на первой вкладке таблицы есть столбцы Email, First name и Last name. Персонализируйте текст с помощью тегов слияния, например @firstname, или любых заголовков столбцов из вашей таблицы. Вот важные правила с той же страницы, которые касаются рассылок:

• До 1500 получателей на одно письмо и 1500 в день. Оставшиеся 500 из 2000 ежедневных отправок Workspace резервируются для обычной переписки.
• Уникальная ссылка для отписки добавляется в каждое письмо автоматически. Вы получаете уведомление о каждой отписке, но скачать готовый список отписавшихся нельзя.
• Слияние нельзя комбинировать с Отложенной отправкой или Конфиденциальным режимом, а теги слияния не работают в темах писем.
• Допускается только один получатель в полях Копия или Скрытая копия, и ни одного, если контакты загружаются из таблицы.

Нажмите Продолжить, используйте Предварительный просмотр, чтобы увидеть реальную копию письма в своем ящике, а затем кликните Отправить всем. Для ежемесячного дайджеста сотрудникам этого более чем достаточно. Однако эта функция недоступна на бесплатных аккаунтах @gmail.com, в ней нет планировщика, а также отчетов об открытиях и кликах.

Метод 3: Рассылка из Google Sheets через Mail Merge (бесплатный Gmail и Workspace)

Mail Merge for Gmail является официальным дополнением из Google Workspace Marketplace от компании Qualtir. Оно отправляет по одному индивидуальному письму на каждую строку таблицы Google Sheets через ваш собственный аккаунт Gmail. Инструмент работает как на бесплатных адресах @gmail.com, так и в Workspace. Именно поэтому его часто выбирают малые бизнесы и сообщества без платной подписки Google.

Шаг 1: Подготовьте таблицу с подписчиками

Создайте таблицу Google Sheets, выделив по одной строке на каждого подписчика. Сделайте понятные заголовки, например Email, First name и Company. Эта таблица станет вашим главным источником данных об отписках и статусах отправки.

Шаг 2: Выберите шаблон рассылки

Откройте Расширения, затем Mail Merge for Gmail и перейдите в редактор шаблонов. В галерее шаблонов Mail Merge есть шесть базовых вариантов, включая макет Newsletter. Вы также можете импортировать Google Docs в качестве шаблона, поручить создание черновика ИИ-генератору или вставить готовый дизайн письма в виде HTML-кода. На тарифе Free можно хранить до трех сохраненных шаблонов.

Шаг 3: Добавьте персонализацию через теги слияния

Вставьте теги слияния, такие как {{First name}}, везде, где хотите добавить индивидуальности. В отличие от встроенной функции Gmail, Mail Merge позволяет использовать теги слияния и в теме письма. Так что вариант вроде «Ваши новости за ноябрь, {{First name}}» вполне реализуем.

Шаг 4: Добавьте ссылка на отписку и аналитику

Включите опцию Unsubscribe link. Согласно документации по ссылкам для отписки, каждый получатель видит уникальную подписанную ссылку. Заголовки для отписки в один клик добавляются при включенном отслеживании. Любой отписавшийся автоматически исключается из всех будущих кампаний, а в строке таблицы появляется статус Unsubscribed. Отслеживание открытий доступно на всех тарифах и записывает статус Read прямо в вашу таблицу. Отслеживание кликов доступно только в платных версиях.

Шаг 5: Протестируйте, а затем отправьте или запланируйте

Посмотрите, как письмо будет выглядеть для каждого подписчика, отправьте тестовое сообщение себе, а затем запускайте рассылку. На тарифах Personal и Professional можно запланировать отправку на нужную дату и время (минимум за два часа до старта). Кампания будет учитывать ваш дневной лимит именно в день отправки.

Попробуйте Mail Merge

Отправляйте рассылки из Gmail и Google Sheets: одно персонализированное письмо каждому подписчику, автоматическая обработка отписок, отслеживание открытий и отложенная отправка. Работает в бесплатном Gmail и Google Workspace. Начните бесплатно, кредитная карта не требуется.

Начать →

Лимиты тарифов, важные для рассылок

Согласно документации по лимитам отправки, тариф Free позволяет отправлять 50 писем в день, на тарифе Personal этот лимит составляет 250, а на тарифе Professional можно отправлять 500 писем в день с адреса @gmail.com или 1500 с адреса Workspace (в рамках скользящего 24-часового окна). На платных тарифах отправка по длинному списку продолжается на следующий день, а функция Autopilot в тарифе Professional распределяет ее на несколько дней. На момент написания статьи на странице цен тариф Personal стоит $5,99 в месяц, а Professional обойдется в $8,99 в месяц.

Метод 4: Отправка дизайнерской рассылки (Canva, PDF или HTML) через Gmail

Многие команды создают дизайн рассылки в сторонних программах, а Gmail используют только для доставки.

• Canva или другой графический редактор: экспортируйте дизайн в формате PNG или JPEG и вставьте его как встроенное изображение. Разместите ключевое сообщение текстом над картинкой. Никогда не отправляйте письмо, состоящее только из изображения: спам-фильтры относятся к такому с подозрением.
• Рассылка в формате PDF: прикрепите PDF-файл или загрузите его на Google Drive и дайте ссылку, чтобы письмо оставалось легким. С помощью Mail Merge можно прикрепить один и тот же файл к каждому письму или разные файлы с Drive для каждого получателя (до 5 МБ на файл).
• HTML-рассылка: вставьте исходный код файла в режим просмотра HTML-кода в шаблоне Mail Merge.

Для разработчиков: пример слияния почты на Apps Script от Google считывает черновик Gmail с плейсхолдерами в двойных фигурных скобках и отправляет письма через меню в таблице. Это бесплатно, но здесь нет обработки отписок, аналитики или планирования. Кроме того, действуют квоты на отправку писем через Apps Script.

Лимиты рассылок Gmail и правила спама, которые нельзя игнорировать

Какой бы метод вы ни выбрали, Google применяет одни и те же ограничения к вашему аккаунту.

Данные по Workspace взяты со страницы лимитов отправки Workspace. Там же указано, что количество внешних получателей ограничено 3000 в день. Лимиты пробного периода действуют до тех пор, пока домен не оплатит услуги на сумму не менее 100 долларов США. При превышении лимита отправка приостанавливается на срок до 24 часов. В нашем руководстве по дневным лимитам отправки Gmail подробно рассказано, как прогреть новый аккаунт.

Лимиты: это лишь половина дела. С 2024 года Правила для отправителей писем от Google применяются ко всем, кто делает рассылки на личные адреса Gmail:

• Каждый отправитель должен пройти аутентификацию с помощью SPF или DKIM и поддерживать уровень спама в Postmaster Tools ниже 0,30%. Google рекомендует не превышать 0,10%.
• Отправители 5000 и более сообщений в день обязаны настроить SPF, DKIM и DMARC, добавить четко видимую ссылку для отписки в тело письма и поддерживать отписку в один клик через заголовки List-Unsubscribe.

Рассылка с вашего собственного аккаунта Gmail автоматически наследует аутентификацию Google. Однако уровень спама полностью зависит от вашей базы: отправляйте письма только тем, кто на это согласился, и сделайте процесс отписки максимально простым.

Шаблоны рассылок Gmail: где их найти

• Макеты Gmail (тарифы Workspace): вкладка «Стандартные макеты» в окне создания письма. Их можно настроить под свой стиль и сохранить на Google Drive.
• Галерея шаблонов Mail Merge: базовый шаблон Newsletter, а также Product update, Event invitation и другие варианты, которые можно использовать повторно для каждого выпуска.
• Google Docs: подготовьте черновик рассылки вместе с командой в документе, а затем импортируйте его как шаблон в Mail Merge. Все теги слияния в документе сохранятся.
• Собственные шаблоны Gmail: для коротких текстовых новостей подойдут и стандартные шаблоны Gmail. В нашем руководстве по шаблонам Gmail описана их настройка и приведено десять готовых примеров.

С чего бы вы ни начали, сохраните результат после первого выпуска. Тогда подготовка следующего займет двадцать минут вместо двух часов.

6 советов для рассылки в Gmail, которую будут открывать

1. Собирайте базу с согласия пользователей: добавьте вопрос о подписке в форму заказа, регистрацию на мероприятие или на сайт. Обязательно фиксируйте дату подписки.
2. Не перегружайте письмо: используйте одно-два сжатых изображения, четкий заголовок и короткие абзацы. Длинные сообщения могут обрезаться почтовыми клиентами, скрывая подвал и ссылку на отписку.
3. Пишите тему письма так, будто пишете другу: делайте ее личной, конкретной и короче 50 символов. На тарифе Mail Merge Professional можно сравнить две темы с помощью A/B-тестирования.
4. Выберите периодичность и соблюдайте ее: ежемесячная рассылка лучше нерегулярной. Планировщик позволяет написать текст в пятницу, а отправить во вторник в 9 утра.
5. Следите за открытиями и отписками после каждого выпуска: падение открываемости или всплеск отписок говорят о том, что нужно менять контент, а не отправлять больше писем.
6. Знайте, когда пора расти: если ваша база превышает дневной лимит или вам требуются сегментация и лендинги, сравните Mail Merge и Mailchimp. Это поможет решить, стоит ли переходить на специализированную платформу.

Запланируйте следующий выпуск с Mail Merge

Используйте шаблон рассылки повторно, персонализируйте тему, планируйте отправку и следите за открытиями прямо в Google Sheets. Отписавшиеся пользователи удаляются автоматически до следующего выпуска.

Начать →

Часто задаваемые вопросы

Заключение: правильный способ отправки рассылки в Gmail

Лучший способ сделать рассылку в Gmail зависит от вашего аккаунта и базы контактов. Скрытая копия подойдет для нескольких десятков человек, которые уже знакомы друг с другом. Макеты Gmail со встроенным слиянием дают командам в Workspace брендированную и персонализированную отправку с автоматической ссылкой на отписку. Это отличный вариант, если вас устраивает лимит в 1500 писем в день, отсутствие планирования и аналитики. Для всех остальных, а также для тех, кто хочет измерять результаты, есть Mail Merge. Этот инструмент превращает таблицу Google Sheets в индивидуальные письма с вашего собственного аккаунта Gmail. В нем есть шаблоны, теги слияния в теме письма, обработка отписок, отслеживание открытий и отложенная отправка как для бесплатного Gmail, так и для Workspace.

Соблюдайте лимиты Google, отправляйте письма только тем, кто об этом просил, и тестируйте каждый выпуск на своем телефоне перед запуском. Если следовать этим правилам, Gmail станет отличной площадкой для рассылок, которые действительно читают сотни людей.