Список дел на неделю: краткий план на ближайшие пять-семь дней, включающий три главных результата, шаги для их достижения и конкретный день для каждой задачи. Он находится где-то между календарем с жесткими обязательствами и списком дел на сегодня. Большинство планов на неделю проваливаются по двум причинам: в них записывают проекты вместо конкретных задач, а еще их никто не пересматривает. В этом руководстве мы дадим шаблон списка дел на неделю, который можно скопировать за минуту. Мы покажем, как настроить его в Google Tasks для синхронизации с телефоном и Google Calendar, а также объясним, как увидеть всю неделю на одной доске с помощью TasksBoard.
Вкратце:
- Сначала планируйте результаты. Выберите три главные цели на неделю до того, как начнете составлять список задач.
- По одному списку на день плюс список ожидания. В Google Tasks каждый список становится колонкой на доске, поэтому дни с понедельника по пятницу всегда остаются перед глазами.
- Указывайте дату для каждой задачи. Задачи с датой появляются в Google Calendar, а все невыполненное переносится на следующий день, а не исчезает.
- Подводите итоги в пятницу. Пятнадцать минут на перенос остатков и выбор следующих топ-3 задач: вот что поддерживает жизнь вашего списка.
Шаблон списка дел на неделю (скопируйте его)
Этот шаблон работает на бумаге, в таблице или в любом приложении для задач. Он состоит из шести частей, и каждая отвечает на определенный вопрос, который вы задаете себе в течение недели.
| Раздел | Что внутри | Пример (вымышленный) |
|---|---|---|
| Топ-3 на неделю | Три результата, за которые вы будете отчитываться в пятницу | ”Отправить коммерческое предложение за 4 квартал” |
| С понедельника по пятницу | Задачи на один присест, распределенные по дням выполнения | ”Набросать план предложения” (в понедельник) |
| Рутина | Повторяющиеся задачи, которые возвращаются каждую неделю | ”Еженедельный отчет, пятница 15:00” |
| Ожидание | Задачи, зависящие от других людей (с указанием имени и даты запроса) | “Согласование цен от Анны, запрошено 10 ноября” |
| Следующая неделя | Хорошие идеи, которые перегрузили бы текущую неделю | ”Обновить презентацию для новичков” |
| Готово | Выполненные задачи, которые остаются на виду до подведения итогов | Заполняется по мере проставления галочек |
Шаблон работает благодаря двум правилам. Первое: записывайте задачи, а не проекты. Центр преподавания и обучения Стэнфорда отлично сформулировал это в своем руководстве по ведению списков дел: задача является тем, что можно закончить за один раз, в идеале за 30 минут или быстрее. А вот формулировка “собрать материал для статьи” скрывает за собой целый проект. Второе правило: ограничивайте каждый день. Четырех-шести задач на будний день вполне достаточно, если учесть еще и встречи. Если на среду запланировано восемь дел, что-то придется перенести на четверг или на следующую неделю еще до начала самой недели.
Список дел на неделю и на день: вам нужны оба
Недельный и дневной списки не конкурируют друг с другом. Стэнфордское руководство по навыкам обучения рекомендует составить список всего, что нужно сделать на предстоящей неделе, а затем просматривать его каждое утро (или накануне вечером), чтобы перенести задачи на текущий день в отдельный дневной список. Также советуют выбрать фиксированное время для составления плана на неделю, например, вечер пятницы или воскресенья. Так привычка сохранится даже в самые загруженные периоды.
| Список на неделю | Список на день | Календарь | |
|---|---|---|---|
| Отвечает на вопрос | Что важно на этой неделе? | Что мне делать сегодня? | Когда именно? |
| Создается | Раз в неделю в фиксированное время | Каждое утро на основе недельного плана | По мере появления обязательств |
| Содержит | 15-25 задач и Топ-3 | 3-6 задач | Встречи и временные блоки |
| Не работает, если | Его никто не пересматривает | Составляется по памяти | Каждая мелкая задача превращается в событие |
Google Tasks отлично подходит для такого разделения. Списки задают структуру на неделю, поле даты передает информацию в Google Calendar, а режим доски позволяет окинуть утренний план одним взглядом.
Как создать список дел на неделю в Google Tasks
Google Tasks доступен в каждом аккаунте Google и находится на боковой панели Gmail, Calendar, Drive и Docs, поэтому ничего устанавливать не нужно. Вот пошаговая инструкция по настройке.
- Создайте по одному списку на день и списки ожидания. На боковой панели откройте меню списков вверху, выберите “Создать список” и дайте ему название. Создайте списки “Топ-3”, с “Пн” по “Пт”, “Рутина”, “Ожидание” и “Следующая неделя”. На странице справки Google как добавить или изменить задачу указано, что можно хранить до 100 000 задач во всех списках и 20 000 невыполненных задач в любом отдельном списке. Так что девять списков точно не превысят лимит.
- Укажите дату для каждой задачи. Откройте задачу, нажмите “Дата и время” и выберите день. На той же странице справки говорится, что задачи с датой также появляются в вашем календаре. Именно это превращает список в план, который виден рядом с вашими встречами. Если календарь задач скрыт, наше руководство о том, как использовать задачи Google Calendar, покажет, где его включить.
- Сделайте рутину повторяющейся. Для еженедельного отчета или планирования по понедельникам откройте задачу, нажмите “Дата и время”, а затем “Повторять”. На странице Google о повторяющихся задачах перечислены варианты: повторение каждый день, неделю, месяц или год, а также завершение (никогда, в определенную дату или после заданного количества повторений). Когда вы завершаете один экземпляр, следующий появляется в запланированную дату.
- Сортируйте по дате и позволяйте пропущенным задачам переноситься. Страница организации задач описывает параметры сортировки, включая дату, дедлайн и недавно отмеченные, а также “Мой порядок” для ручного перетаскивания. В режиме просмотра задач внутри календаря невыполненные дела за последние 365 дней переносятся на текущий день в раздел “Прошлые”. Поэтому задача, которую вы пропустили во вторник, все еще будет ждать вас в среду.
- Сохраняйте из Gmail вместо перепечатывания. Откройте письмо и нажмите “Добавить в задачи” вверху или перетащите сообщение на боковую панель Tasks. В задаче сохранится ссылка на исходное письмо.
Вся неделя на одной доске с TasksBoard
Боковая панель показывает только один список за раз. Это нормально для утра вторника, но совершенно неудобно для планирования в пятницу. TasksBoard открывает те же данные Google Tasks в виде полноэкранной доски, где каждый список становится колонкой. Дни с “Пн” по “Пт” располагаются рядом, и вы можете перетащить задачу со среды на четверг с помощью мыши. Если вы раньше не использовали канбан-доску Google Tasks, идея проста: колонки служат списками, карточки работают как задачи, а перемещение карточки перемещает саму задачу.
Как указано на странице еженедельного планировщика TasksBoard, сроки, установленные на доске, синхронизируются с Google Calendar. Колонки показывают, насколько загружен каждый день, еще до добавления новых дел. Невыполненные задачи с прошедшим сроком помечаются автоматически, а остатки можно перенести на следующую неделю одним действием во время пятничного обзора. Поскольку TasksBoard читает и записывает данные Google Tasks в реальном времени, те же задачи по-прежнему отображаются на боковой панели Gmail и в мобильных приложениях Google Tasks.
Бесплатный тариф отлично подходит для недельного списка: неограниченное количество задач и подзадач, полноэкранная доска, синхронизация с Google Tasks, Gmail и Calendar, расширение для Chrome и до пяти общих списков. План Pro (начинается с бесплатной недели) добавляет повторяющиеся задачи с точным временем и напоминаниями, вид календаря, пользовательские ярлыки, шаблоны списков и досок, а также печать всей доски (согласно сравнению тарифов на сайте TasksBoard).
Попробуйте TasksBoard
Превратите списки Google Tasks в полноэкранную доску на неделю. Перетаскивайте задачи между днями, мгновенно находите просроченные дела и синхронизируйте все с Gmail и Google Calendar. Начните бесплатно, новый аккаунт не требуется.
Начать работу →
15-минутная рутина планирования на неделю
Шаблон приносит пользу, только если обновлять его каждую неделю. Выделите одно и то же время, например, в пятницу в 16:00 или в воскресенье вечером, и выполните следующие шаги.
- Очистите доску (2 минуты). Отметьте все завершенное, что забыли вычеркнуть. Откройте раздел “Выполненные” в каждом дневном списке, чтобы увидеть реальные результаты недели.
- Проверьте просроченное (3 минуты). Каждая задача, оставшаяся в прошлом дне, получает одну из трех судеб: сделайте ее прямо сейчас (если это займет пару минут), перенесите на конкретный день следующей недели или удалите. Не позволяйте делам просто перетекать в “Следующую неделю” без четкого решения.
- Выберите Топ-3 (3 минуты). Сначала загляните в календарь на предстоящую неделю. Если у вас два дня выездных встреч, Топ-3 должен быть скромнее, чем на полностью свободной неделе.
- Заполните дни (5 минут). Перетащите задачи из списков “Следующая неделя” и “Ожидание” в будние дни. Самые объемные дела ставьте на дни с наименьшим количеством встреч. Остановитесь на четырех-шести задачах в день.
- Укажите даты для оставшихся (2 минуты). Любая задача без даты не попадет в Google Calendar. Отсортируйте каждый список по дате, чтобы найти такие дела.
Если вам нужны дополнительные привычки для поддержания порядка (от звездочек до подзадач), наша подборка о том, как эффективно использовать Google Tasks, рассказывает о мелких функциях, которые большинство людей никогда не включает.
Список дел на неделю для печати: два способа распечатать план
Некоторые люди планируют на бумаге, а отслеживают на экране. Распечатанный лист отлично смотрится в блокноте или на стене. У вас есть два варианта: встроенный способ и бесплатный инструмент от TasksBoard.
Печать одного списка из Google Tasks
Страница Google как распечатать задачи объясняет процесс. Откройте боковую панель Tasks в Gmail, Calendar, Chat, Drive или Docs, выберите список из выпадающего меню вверху, откройте “Настройки списка” рядом с кнопкой добавления задачи и нажмите “Распечатать список”. Сочетание Ctrl + P в Windows и ChromeOS (или Cmd + P на Mac) делает то же самое. Чтобы включить завершенные задачи, сначала разверните раздел “Выполненные” внизу. Ограничение в том, что так печатается только один список. План с понедельника по пятницу потребует пяти запусков печати.
Печать всех списков на одной странице с помощью бесплатного инструмента экспорта
Инструмент экспорта Google Tasks от TasksBoard подключается с доступом только для чтения, позволяет отметить нужные списки и распечатывает их в виде аккуратного чеклиста. Задачи группируются по спискам, сохраняя галочки, сроки и заметки. На том же экране можно скачать данные в форматах CSV, Excel, JSON или Markdown, либо скопировать задачи для вставки в Google Sheets. А опция “Сохранить как PDF” в диалоговом окне печати дает вам снимок недели. Инструмент работает в браузере и не отправляет ваши задачи на серверы TasksBoard. Если вы вообще не хотите входить в систему, можно загрузить файл Tasks.json из Google Takeout. Подписчики Pro также могут распечатать всю доску прямо из интерфейса TasksBoard.
Часто задаваемые вопросы
Заключение
Список дел на неделю работает, когда он короткий, имеет даты и регулярно пересматривается. Скопируйте шаблон, создайте его в виде девяти списков в Google Tasks, назначьте каждой задаче день (чтобы она попала в Google Calendar) и настройте повторение для рутины. Затем откройте списки в TasksBoard, чтобы дни с понедельника по пятницу располагались рядом. Тратьте пятнадцать минут каждую пятницу на очистку, перенос задач и выбор новых Топ-3. Начните с бесплатного тарифа TasksBoard, и ваша первая недельная доска будет готова быстрее, чем остынет кофе.
