คนส่วนใหญ่ใช้ Gmail เป็นกล่องจดหมายธรรมดาๆ ส่งข้อความ รอการตอบกลับ ทำซ้ำไปเรื่อยๆ แต่ Gmail เต็มไปด้วยคุณสมบัติเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่สามารถลดเวลาที่คุณใช้กับอีเมลในแต่ละวันได้อย่างมาก เคล็ดลับและลูกเล่นของ Gmail เหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดการกับอีเมลที่รกและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คู่มือนี้ครอบคลุม 12 เคล็ดลับ Gmail ที่ใช้งานได้จริงในปี 2026 ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail ฟรีหรือ Google Workspace
1. ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อจัดการอีเมลอย่างรวดเร็ว
แป้นพิมพ์ลัดของ Gmail ช่วยให้คุณสามารถนำทาง จัดเก็บ ตอบกลับ และติดป้ายกำกับข้อความได้โดยไม่ต้องใช้เมาส์ เปิดใช้งานได้ในการตั้งค่า จากนั้นกด ? ใน Gmail เพื่อดูรายการทั้งหมด
แป้นพิมพ์ลัดที่มีประโยชน์ที่สุดคือ:
eเพื่อจัดเก็บข้อความrเพื่อตอบกลับ,aเพื่อตอบกลับทั้งหมดjและkเพื่อเลื่อนระหว่างการสนทนา#เพื่อลบgiเพื่อไปที่กล่องจดหมาย
เมื่อคุณจำแป้นพิมพ์ลัดได้ห้าหรือหกรายการ ความเร็วในการจัดการอีเมลของคุณจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า หากคุณต้องการรายละเอียดทั้งหมด โปรดดูที่ คู่มือแป้นพิมพ์ลัดของ Gmail
2. ตั้งค่าตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับอัตโนมัติและเก็บถาวรอัตโนมัติ
ตัวกรอง Gmail จะจัดเรียงอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือคำหลัก แทนที่จะจัดเรียงจดหมายข่าว ใบเสร็จรับเงิน และการแจ้งเตือนด้วยตนเอง ให้ตัวกรองทำงานแทน
หากต้องการสร้างตัวกรอง ให้คลิกไอคอนค้นหา ป้อนเกณฑ์ของคุณ จากนั้นคลิก “สร้างตัวกรอง” คุณสามารถติดป้ายกำกับอัตโนมัติ ข้ามกล่องจดหมาย ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว หรือส่งต่อข้อความได้
จับคู่ตัวกรองกับป้ายกำกับเพื่อสร้างโครงสร้างที่เหมือนโฟลเดอร์ที่สะอาดตา สำหรับคู่มือการตั้งค่าฉบับสมบูรณ์ โปรดดูที่ ตัวกรองและกฎของ Gmail
3. ใช้ดาวและป้ายกำกับเพื่อจัดลำดับความสำคัญ
ระบบดาวของ Gmail มีมากกว่าดาวสีเหลืองหนึ่งดวง คลิกขวาที่ข้อความที่ติดดาวเพื่อวนดูดาวและรูปร่างสีต่างๆ ใช้ดาวอัศเจรีย์สีแดงสำหรับเรื่องด่วน ดาวสีน้ำเงินสำหรับเรื่องที่กำลังรอ และเครื่องหมายถูกสีเขียวสำหรับเรื่องที่เสร็จแล้ว
ป้ายกำกับทำหน้าที่เหมือนแท็ก ไม่ใช่โฟลเดอร์ ข้อความสามารถมีป้ายกำกับได้หลายป้าย ดังนั้นคุณจึงสามารถติดแท็กเธรดเป็น “ลูกค้า” และ “ติดตามผล” ได้พร้อมกัน
ต่างจากโฟลเดอร์อีเมลแบบดั้งเดิม ป้ายกำกับของ Gmail ไม่ได้จำกัดเฉพาะ ข้อความหนึ่งสามารถอยู่ใน "การเงิน" "ด่วน" และ "การทบทวนไตรมาส 2" ได้พร้อมกัน ทำให้การค้นหาและเรียกข้อมูลเร็วขึ้นมาก
การส่งข้อความตอน 23.00 น. รับประกันได้เลยว่าข้อความนั้นจะถูกฝังอยู่ใต้ข้อความอื่นๆ ในตอนเช้า ฟีเจอร์การกำหนดเวลาส่งของ Gmail ช่วยให้คุณเลือกวันที่และเวลาที่แน่นอนในการส่งอีเมลของคุณได้
คลิกที่ลูกศรข้างปุ่มส่งและเลือก “กำหนดเวลาส่ง” เลือกค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าหรือเลือกเวลาที่กำหนดเอง อีเมลที่กำหนดเวลาไว้จะอยู่ในโฟลเดอร์ “กำหนดเวลาแล้ว” และสามารถแก้ไขหรือยกเลิกได้ตลอดเวลาก่อนที่จะส่ง
สำหรับขั้นตอนการทำงานทั้งหมดเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารแบบมีกำหนดเวลา โปรดดู วิธีตั้งเวลาอีเมลใน Gmail
5. ใช้ Canned Responses (เทมเพลต) สำหรับการตอบกลับซ้ำๆ
หากคุณพิมพ์คำตอบเดิมๆ ซ้ำๆ เทมเพลต Gmail จะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้ เปิดใช้งานเทมเพลตภายใต้การตั้งค่า, แท็บขั้นสูง จากนั้นเขียนคำตอบของคุณ คลิกเมนูจุดสามจุดภายในหน้าต่างเขียน และบันทึกเป็นเทมเพลต
ครั้งต่อไปที่คุณต้องการคำตอบนั้น ให้เปิดข้อความใหม่ คลิกเมนูจุดสามจุด และแทรกเทมเพลตได้ในคลิกเดียว คุณยังสามารถรวมเทมเพลตกับตัวกรองเพื่อตอบกลับข้อความขาเข้าทั่วไปโดยอัตโนมัติได้
ดู คู่มือเทมเพลต Gmail สำหรับคำแนะนำการตั้งค่าฉบับเต็ม
6. ใช้ตัวดำเนินการค้นหาของ Gmail เพื่อค้นหาข้อความใดๆ
ตัวดำเนินการค้นหาของ Gmail จะจำกัดผลลัพธ์ให้ตรงตามที่คุณต้องการ ตัวดำเนินการที่มีประโยชน์บางส่วน:
from:name@domain.comเพื่อกรองตามผู้ส่งhas:attachmentเพื่อค้นหาข้อความที่มีไฟล์larger:5Mเพื่อค้นหากลุ่มอีเมลขนาดใหญ่older_than:1yเพื่อค้นหาข้อความเก่าเพื่อล้างข้อมูลin:sent subject:proposalเพื่อค้นหาข้อเสนอที่ส่งไปแล้ว
รวมตัวดำเนินการเพื่อความแม่นยำ: from:client@company.com has:attachment after:2026/01/01 จะค้นหาไฟล์แนบทั้งหมดจากลูกค้าตั้งแต่เดือนมกราคม
7. เก็บถาวรแทนการลบ
การลบอีเมลหมายถึงการสูญเสียอีเมลนั้นอย่างถาวรหลังจาก 30 วันในถังขยะ การเก็บถาวรจะนำออกจากกล่องจดหมายแต่ยังคงค้นหาได้ตลอดไป
ฝึกตัวเองให้กด e (เก็บถาวร) แทนการลบสำหรับสิ่งใดก็ตามที่อาจจำเป็นในภายหลัง กล่องจดหมายของคุณจะสะอาดอยู่เสมอ แต่ไม่มีอะไรสูญหาย
อีเมลเดียวที่ควรลบคือสแปมที่ชัดเจน สำหรับสิ่งอื่นทั้งหมด ให้เก็บถาวร
8. ใช้กล่องจดหมายหลายกล่องเพื่อแยกกระแสงาน
แผงกล่องจดหมายหลายกล่องของ Gmail จะแบ่งมุมมองของคุณออกเป็นคอลัมน์หรือส่วนต่างๆ ไปที่การตั้งค่า ประเภทกล่องจดหมาย และเลือก “กล่องจดหมายหลายกล่อง” จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าบานหน้าต่างสำหรับข้อความที่ติดดาว ป้ายกำกับเฉพาะ หรือคำค้นหาได้
การตั้งค่าที่ใช้งานได้จริง: กล่องจดหมายหลักสำหรับข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน, บานหน้าต่างที่สองสำหรับข้อความที่ติดป้ายกำกับ “รอการตอบกลับ” และบานหน้าต่างที่สามสำหรับ “ต้องดำเนินการ”
9. เลิกส่งเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด
การส่งอีเมลถึงคนผิดหรือลืมแนบไฟล์เป็นเรื่องที่น่าเจ็บปวด หน้าต่างเลิกส่งของ Gmail ให้เวลาคุณสูงสุด 30 วินาทีในการยกเลิกข้อความที่ส่งไปแล้ว
ตั้งค่าหน้าต่างการยกเลิกเป็น 30 วินาทีภายใต้การตั้งค่า, แท็บทั่วไป, “เลิกส่ง” หลังจากกดส่ง แถบสีเหลืองจะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของหน้าจอ คลิก “เลิกทำ” ทันทีเพื่อดึงข้อความกลับ
เคล็ดลับนี้เพียงอย่างเดียวช่วยประหยัดอีเมลติดตามผลที่น่าอึดอัดใจได้มาก
10. เปลี่ยนอีเมลเป็นงานโดยตรง
Gmail ทำงานร่วมกับ Google Tasks ได้ เพียงวางเมาส์เหนืออีเมลใดก็ได้ คลิกเมนูจุดสามจุด แล้วเลือก “เพิ่มใน Tasks” อีเมลจะกลายเป็นงานในรายการ Google Tasks ของคุณ พร้อมลิงก์โดยตรงกลับไปยังเธรด
สิ่งนี้สร้างการแยกที่ชัดเจน อีเมลมีไว้สำหรับการรับ Tasks มีไว้สำหรับการดำเนินการ คุณอ่านอีเมล เปลี่ยนเป็นงานพร้อมกำหนดวันส่ง แล้วเก็บถาวรอีเมลนั้น
สำหรับการจัดการงานขั้นสูง TasksBoard จะแสดงมุมมองแบบคัมบังของ Google Tasks ทั้งหมดของคุณในทุกโปรเจกต์
ลองใช้ TasksBoard
จัดระเบียบงานที่มาจาก Gmail ของคุณบนบอร์ดคัมบัง ดู Google Tasks ทั้งหมดของคุณในทุกโปรเจกต์ กำหนดวันส่ง และย้ายการ์ดผ่านขั้นตอนต่างๆ โดยไม่ต้องออกจากเบราว์เซอร์
เริ่มต้นใช้งาน
โหมดความลับของ Gmail ช่วยให้คุณส่งข้อความที่จะหมดอายุหลังจากเวลาที่กำหนด และผู้รับไม่สามารถส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดได้
คลิกไอคอนรูปแม่กุญแจที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนข้อความเพื่อเปิดใช้งาน กำหนดวันหมดอายุ (หนึ่งวัน หนึ่งสัปดาห์ หนึ่งเดือน หรือนานกว่านั้น) และเลือกกำหนดรหัสผ่าน SMS เพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม
สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการแบ่งปันรหัสผ่าน ประกาศทางกฎหมาย หรือข้อความใดๆ ที่คุณต้องการให้มีอายุการใช้งานที่กำหนด
12. เชื่อมต่อ Gmail กับ AI เพื่อการจัดการอีเมลที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดใน Gmail ตอนนี้มาจากเครื่องมือ AI ที่สามารถร่างการตอบกลับ สรุปเธรดที่ยาว และจัดการการตอบกลับตามปกติได้โดยอัตโนมัติ
GPT Workspace เพิ่ม AI เข้าไปใน Gmail โดยตรง ช่วยให้คุณสามารถเขียน สรุป และตอบกลับอีเมลพร้อมคำแนะนำที่เข้าใจบริบท
ลองใช้ GPT Workspace
ใช้ AI เพื่อร่าง สรุป และจัดการอีเมลภายใน Gmail GPT Workspace ผสานรวมโดยตรงกับ Google Workspace เพื่อให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมายของคุณ
เริ่มต้นใช้งาน
เคล็ดลับและกลเม็ด 12 ข้อของ Gmail เหล่านี้ครอบคลุมคุณสมบัติที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวัน เริ่มต้นด้วยแป้นพิมพ์ลัดและ Undo Send การเปลี่ยนแปลงสองอย่างนี้เพียงอย่างเดียวก็ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างเห็นได้ชัด จากนั้นเพิ่มตัวกรอง เทมเพลต และการรวมงานเพื่อสร้างระบบที่ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม
สำหรับทีมที่ส่งอีเมลจำนวนมากแบบส่วนตัว Mail Merge ขยาย Gmail ด้วยการปรับแต่งเฉพาะบุคคลในวงกว้าง สำหรับการร่างและสรุปที่ขับเคลื่อนด้วย AI GPT Workspace เพิ่มความฉลาดโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของคุณ
การตั้งค่า Gmail ที่ดีที่สุดคือสิ่งที่คุณจะใช้เป็นประจำ เลือกเคล็ดลับสองหรือสามข้อจากรายการนี้และฝึกฝนในสัปดาห์นี้
