Weekly To Do List: แจกเทมเพลตฟรีและวิธีสร้างใน Google Tasks

Weekly To Do List หรือรายการสิ่งที่ต้องทำรายสัปดาห์ คือแผนระยะสั้นสำหรับ 5 ถึง 7 วันข้างหน้า ประกอบด้วย 3 ผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุด งานที่จะช่วยให้คุณไปถึงเป้าหมาย และการกำหนดวันสำหรับแต่ละงาน รายการนี้จะอยู่กึ่งกลางระหว่างปฏิทิน (ที่เก็บการนัดหมายต่างๆ) และรายการประจำวัน (ที่บอกว่าวันนี้ต้องทำอะไร) สาเหตุหลักที่การทำลิสต์รายสัปดาห์มักล้มเหลวมีอยู่ 2 ข้อคือ การใส่ “โปรเจกต์” ลงไปแทนที่จะเป็น “งาน” และการไม่มีใครกลับมาทบทวนลิสต์เหล่านั้นเลย บทความนี้จะแจกเทมเพลต Weekly To Do List ที่คุณสามารถคัดลอกไปใช้ได้ในไม่กี่นาที พร้อมสอนวิธีสร้างใน Google Tasks เพื่อให้ซิงค์กับมือถือและ Google Calendar รวมถึงวิธีดูงานทั้งสัปดาห์ในบอร์ดเดียวด้วย TasksBoard

สรุปสั้นๆ:

• วางแผนผลลัพธ์ก่อน: เลือก 3 ผลลัพธ์ที่ต้องการในสัปดาห์นี้ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนลิสต์งาน
• หนึ่งลิสต์ต่อวัน พร้อมลิสต์พักงาน: ใน Google Tasks แต่ละลิสต์จะกลายเป็นคอลัมน์บนบอร์ด ทำให้คุณเห็นงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์เรียงติดกัน
• กำหนดวันให้ทุกงาน: งานที่มีการระบุวันจะไปแสดงใน Google Calendar และงานไหนที่ทำไม่ทันก็จะถูกยกยอดไปวันถัดไปแทนที่จะหายไปเฉยๆ
• ทบทวนทุกวันศุกร์: ใช้เวลา 15 นาทีเพื่อจัดการงานที่ค้างอยู่และตั้งเป้าหมาย Top 3 สำหรับสัปดาห์ถัดไป นี่คือหัวใจสำคัญที่ทำให้ลิสต์ของคุณใช้งานได้จริง

เทมเพลต Weekly To Do List (คัดลอกไปใช้ได้เลย)

เทมเพลตด้านล่างนี้สามารถนำไปใช้ได้ทั้งบนกระดาษ สเปรดชีต หรือแอปจัดการงานใดๆ ก็ได้ โดยแบ่งออกเป็น 6 ส่วน ซึ่งแต่ละส่วนจะช่วยตอบคำถามต่างๆ ที่คุณมักจะถามตัวเองตลอดทั้งสัปดาห์

กฎ 2 ข้อที่จะทำให้เทมเพลตนี้ได้ผล ข้อแรกคือให้เขียน “งาน” ไม่ใช่ “โปรเจกต์” ศูนย์การเรียนการสอนของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดได้อธิบายไว้เป็นอย่างดีในคู่มือ keeping to-do lists ว่า งานคือสิ่งที่คุณสามารถทำเสร็จได้ในรวดเดียว (ไม่ควรเกิน 30 นาที) ในขณะที่คำว่า “ค้นคว้าข้อมูลสำหรับทำรายงาน” นั้นแท้จริงแล้วคือโปรเจกต์ที่แฝงตัวมา ข้อที่สองคือจำกัดจำนวนงานในแต่ละวัน การมีงาน 4 ถึง 6 ชิ้นต่อวันก็ถือว่าเยอะแล้วเมื่อรวมกับเวลาที่ต้องเข้าประชุม ถ้าวันพุธมีงานถึง 8 ชิ้น คุณควรย้ายบางงานไปวันพฤหัสบดีหรือสัปดาห์หน้าตั้งแต่ก่อนที่สัปดาห์นั้นจะเริ่มต้นขึ้น

Weekly To Do List กับ Daily List: คุณจำเป็นต้องมีทั้งสองอย่าง

ลิสต์รายสัปดาห์และลิสต์รายวันไม่ได้เกิดมาเพื่อแย่งซีนกัน คู่มือทักษะการเรียนของสแตนฟอร์ดแนะนำให้จดทุกอย่างที่ต้องทำในสัปดาห์หน้า จากนั้นให้ทบทวนทุกเช้า (หรือคืนก่อนหน้า) เพื่อดึงงานของวันนั้นๆ ออกมาแยกเป็นลิสต์รายวัน นอกจากนี้ยังแนะนำให้กำหนดเวลาที่แน่นอนในแต่ละสัปดาห์สำหรับการทำลิสต์รายสัปดาห์ เช่น บ่ายวันศุกร์หรือเย็นวันอาทิตย์ เพื่อให้คุณยังคงรักษานิสัยนี้ไว้ได้แม้ในสัปดาห์ที่ยุ่งเหยิง

Google Tasks ตอบโจทย์การแบ่งงานแบบนี้ได้อย่างลงตัว การสร้างลิสต์ช่วยให้คุณมีโครงสร้างรายสัปดาห์ ช่องใส่วันที่จะส่งข้อมูลไปยัง Google Calendar และมุมมองแบบบอร์ดจะช่วยให้การทบทวนงานยามเช้าเป็นเรื่องง่ายแค่ปรายตามอง

วิธีสร้าง Weekly To Do List ใน Google Tasks

Google Tasks มีมาให้พร้อมกับบัญชี Google ทุกบัญชี และซ่อนอยู่ในแผงด้านข้างของ Gmail, Calendar, Drive และ Google Docs คุณจึงไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่มเติมเลย นี่คือขั้นตอนการตั้งค่าแบบทีละสเตป

1. สร้างลิสต์หนึ่งอันต่อวัน พร้อมลิสต์พักงาน ในแผงด้านข้าง ให้เปิดเมนูลิสต์ที่ด้านบน เลือกสร้างลิสต์ใหม่แล้วตั้งชื่อ โดยสร้างเป็น “Top 3”, “Mon” ไปจนถึง “Fri”, “Routines”, “Waiting on” และ “Next week” หน้าช่วยเหลือเรื่องการ add or edit a task ของ Google ระบุว่าคุณสามารถเก็บงานได้สูงสุด 100,000 ชิ้นในทุกลิสต์รวมกัน และงานที่ยังไม่เสร็จอีก 20,000 ชิ้นในลิสต์ใดลิสต์หนึ่ง ดังนั้นการสร้างแค่ 9 ลิสต์จึงไม่มีทางเกินขีดจำกัดแน่นอน
2. กำหนดวันให้ทุกงาน เปิดงานขึ้นมา คลิกวันที่/เวลา แล้วเลือกวัน หน้าช่วยเหลือเดียวกันนี้ระบุว่างานที่มีการกำหนดวันจะไปปรากฏบนปฏิทินของคุณด้วย ซึ่งนี่แหละคือสิ่งที่จะเปลี่ยนลิสต์ธรรมดาให้กลายเป็นแผนงานที่คุณมองเห็นได้ควบคู่ไปกับการประชุม หากปฏิทิน Tasks ของคุณถูกซ่อนไว้ คู่มือ how to use Google Calendar tasks ของเรามีบอกวิธีเปิดใช้งาน
3. ตั้งค่างานประจำให้ทำซ้ำ สำหรับรายงานประจำสัปดาห์หรือการวางแผนทุกวันจันทร์ ให้เปิดงานนั้นขึ้นมา คลิกวันที่/เวลา แล้วเลือกทำซ้ำ หน้าข้อมูลของ Google เกี่ยวกับ repeating tasks มีตัวเลือกให้ทำซ้ำทุกวัน สัปดาห์ เดือน หรือปี และสามารถเลือกให้ไม่มีวันสิ้นสุด สิ้นสุดตามวันที่กำหนด หรือสิ้นสุดหลังจากทำครบจำนวนครั้ง เมื่อคุณทำงานรอบปัจจุบันเสร็จ งานรอบถัดไปก็จะปรากฏขึ้นตามวันที่กำหนดไว้
4. จัดเรียงตามวันที่ และปล่อยให้งานที่พลาดถูกยกยอดไป หน้า organize your tasks อธิบายตัวเลือกการจัดเรียงไว้มากมาย ทั้งตามวันที่ เส้นตาย และงานที่เพิ่งติดดาว รวมถึงตัวเลือกลำดับของฉันสำหรับการลากและวางเอง ในมุมมอง Tasks ภายใน Calendar งานที่ยังไม่เสร็จจาก 365 วันที่ผ่านมาจะถูกยกยอดมายังวันปัจจุบันภายใต้หมวดหมู่อดีต ดังนั้นงานที่คุณข้ามไปในวันอังคารก็จะยังคงรอคุณอยู่ในวันพุธ
5. ดึงงานจาก Gmail แทนการพิมพ์ใหม่ เปิดอีเมลขึ้นมาแล้วคลิก Add to Tasks ที่ด้านบน หรือลากข้อความนั้นไปวางในแผงด้านข้างของ Tasks ตัวงานจะเก็บลิงก์ที่สามารถคลิกกลับไปยังอีเมลต้นทางไว้ให้ด้วย

ดูงานทั้งสัปดาห์ในบอร์ดเดียวด้วย TasksBoard

แผงด้านข้างจะแสดงงานได้ทีละลิสต์ ซึ่งก็เพียงพอแล้วสำหรับเช้าวันอังคาร แต่แทบจะไม่มีประโยชน์เลยสำหรับการวางแผนในวันศุกร์ TasksBoard จะเปิดข้อมูล Google Tasks ตัวเดียวกันนี้ในรูปแบบบอร์ดเต็มหน้าจอ โดยแต่ละลิสต์จะกลายเป็นคอลัมน์ ทำให้ลิสต์ “Mon” ถึง “Fri” วางเรียงติดกัน และคุณสามารถใช้เมาส์ลากงานจากวันพุธไปวันพฤหัสบดีได้อย่างอิสระ หากคุณยังไม่เคยใช้ Google Tasks kanban board มาก่อน คอนเซปต์ของมันนั้นเข้าใจง่ายมาก (คอลัมน์คือลิสต์ การ์ดคืองาน และการย้ายการ์ดก็คือการย้ายงานนั่นเอง)

อ้างอิงจากหน้า weekly planner page ของ TasksBoard วันครบกำหนดที่ตั้งไว้บนบอร์ดจะซิงค์กับ Google Calendar ทันที คอลัมน์ต่างๆ จะแสดงให้เห็นว่าแต่ละวันมีงานแน่นแค่ไหนก่อนที่คุณจะเพิ่มงานใหม่เข้าไป งานที่ยังไม่เสร็จและเลยกำหนดเวลาจะถูกติดธงแจ้งเตือนอัตโนมัติ และงานที่ค้างอยู่สามารถถูกจัดตารางใหม่ไปยังสัปดาห์หน้าได้ในคลิกเดียวระหว่างการทบทวนงานวันศุกร์ เนื่องจาก TasksBoard อ่านและเขียนข้อมูล Google Tasks แบบเรียลไทม์ งานทั้งหมดจึงยังคงแสดงผลตรงกันทั้งในแผงด้านข้างของ Gmail และแอป Google Tasks บนมือถือของคุณ

แพ็กเกจฟรีก็ครอบคลุมการทำลิสต์รายสัปดาห์ได้สบายๆ เพราะให้คุณสร้างงานและงานย่อยได้ไม่จำกัด ใช้งานบอร์ดแบบเต็มหน้าจอ ซิงค์กับ Google Tasks, Gmail และ Calendar ได้ มีส่วนขยาย Chrome และแชร์ลิสต์ได้สูงสุด 5 ลิสต์ ส่วนแพ็กเกจ Pro (ซึ่งเริ่มต้นด้วยการให้ทดลองใช้ฟรี 1 สัปดาห์) จะเพิ่มฟีเจอร์งานทำซ้ำพร้อมระบุเวลาและการแจ้งเตือน มุมมองปฏิทิน ป้ายกำกับที่ปรับแต่งเองได้ เทมเพลตลิสต์และบอร์ด รวมถึงการสั่งพิมพ์ทั้งบอร์ด อ้างอิงจากการเปรียบเทียบแพ็กเกจบนเว็บไซต์ TasksBoard

ทดลองใช้ TasksBoard

เปลี่ยนลิสต์ Google Tasks ของคุณให้เป็นบอร์ดรายสัปดาห์แบบเต็มหน้าจอ ลากย้ายงานข้ามวันได้อิสระ มองเห็นงานที่เกินกำหนดได้ในพริบตา และซิงค์ทุกอย่างให้ตรงกับ Gmail และ Google Calendar เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี ไม่ต้องสร้างบัญชีใหม่

เริ่มต้นใช้งาน →

กิจวัตรการวางแผนรายสัปดาห์ใน 15 นาที

เทมเพลตนี้จะเห็นผลก็ต่อเมื่อคุณรีเซ็ตมันใหม่ทุกสัปดาห์ ลองบล็อกเวลาช่วงเดิมของทุกสัปดาห์ไว้ (เช่น วันศุกร์ 4 โมงเย็น หรือเย็นวันอาทิตย์) แล้วทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. เคลียร์บอร์ด (2 นาที) ติ๊กถูกงานที่ทำเสร็จแล้วแต่ลืมกด เปิดดูส่วน Completed ของลิสต์แต่ละวันเพื่อให้เห็นว่าสัปดาห์ที่ผ่านมาคุณทำอะไรสำเร็จไปแล้วบ้าง
2. จัดการงานที่เกินกำหนด (3 นาที) งานทุกชิ้นที่ยังค้างอยู่ในวันก่อนหน้าจะต้องพบกับ 3 ทางเลือกนี้ (ทำให้เสร็จทันทีถ้าใช้เวลาแค่ 2 นาที, ย้ายไปทำในวันที่เจาะจงของสัปดาห์หน้า หรือลบทิ้งไปเลย) อย่าปล่อยให้งานลอยไปอยู่หมวด “Next week” โดยที่คุณยังไม่ได้ตัดสินใจอะไร
3. เลือก Top 3 (3 นาที) ดูกำหนดการในปฏิทินของสัปดาห์หน้าก่อน สัปดาห์ไหนที่คุณต้องออกไปทำงานข้างนอกถึง 2 วัน เป้าหมาย Top 3 ก็ควรจะเล็กลงเมื่อเทียบกับสัปดาห์ที่ตารางโล่ง
4. เติมงานลงในแต่ละวัน (5 นาที) ลากงานจาก “Next week” และ “Waiting on” มาใส่ในลิสต์ของวันทำงาน โดยเอางานที่หนักที่สุดไปไว้ในวันที่มีประชุมน้อยที่สุด และจำกัดไว้ที่ 4 ถึง 6 งานต่อวัน
5. ใส่วันที่ให้งานที่ตกหล่น (2 นาที) งานไหนที่ไม่มีวันที่จะไม่ไปโชว์ใน Google Calendar ให้จัดเรียงแต่ละลิสต์ตามวันที่เพื่อหางานที่ตกหล่นเหล่านี้

หากคุณต้องการสร้างนิสัยเพิ่มเติมเพื่อให้การทำลิสต์ได้ผลดียิ่งขึ้น ตั้งแต่การติดดาวไปจนถึงการสร้างงานย่อย บทความรวมเทคนิค how to use Google Tasks effectively ของเราได้รวบรวมฟีเจอร์เล็กๆ น้อยๆ ที่คนส่วนใหญ่มักไม่ค่อยเปิดใช้งานเอาไว้แล้ว

Weekly To Do List แบบสั่งพิมพ์ได้: 2 วิธีในการพรินต์

บางคนชอบวางแผนบนกระดาษแล้วค่อยไปติดตามผลบนหน้าจอ ซึ่งกระดาษที่พรินต์ออกมาก็เหมาะมากสำหรับแปะไว้ในสมุดโน้ตหรือบนผนัง คุณมี 2 ทางเลือกในการสั่งพิมพ์ คือฟีเจอร์ที่มีมาให้ในตัว และเครื่องมือฟรีจาก TasksBoard

พรินต์ทีละลิสต์จาก Google Tasks

หน้า print your tasks ของ Google อธิบายขั้นตอนไว้ดังนี้ เปิดแผงด้านข้างของ Tasks ใน Gmail, Calendar, Chat, Drive หรือไฟล์ Google Docs เลือกลิสต์จากเมนูดรอปดาวน์ด้านบน เปิดตัวเลือกของลิสต์ (List options) ถัดจากปุ่มเพิ่มงาน แล้วคลิกพิมพ์ลิสต์ (Print list) หรือจะกด Ctrl + P บน Windows และ ChromeOS หรือ Cmd + P บน Mac ก็ได้ผลเหมือนกัน หากต้องการรวมงานที่ทำเสร็จแล้วด้วย ให้ขยายส่วน Completed ที่ด้านล่างก่อน ข้อจำกัดของวิธีนี้คือมันจะพรินต์ได้ทีละลิสต์เท่านั้น ดังนั้นถ้าคุณมีแผนงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงศุกร์ คุณก็ต้องสั่งพรินต์ถึง 5 รอบ

พรินต์ทุกลิสต์ในหน้าเดียวด้วยเครื่องมือ Export ฟรี

เครื่องมือ Google Tasks export tool ของ TasksBoard จะเชื่อมต่อด้วยสิทธิ์การอ่านอย่างเดียว ให้คุณติ๊กเลือกลิสต์ที่ต้องการ แล้วสั่งพรินต์ออกมาเป็นเช็กลิสต์ที่ดูสะอาดตาโดยจัดกลุ่มตามลิสต์ พร้อมกล่องกาเครื่องหมาย วันครบกำหนด และโน้ตต่างๆ ในหน้าจอเดียวกันนี้ คุณยังสามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์ CSV, Excel, JSON หรือ Markdown หรือจะคัดลอกงานไปวางใน Google Sheets ก็ได้ และตัวเลือก Save as PDF ในหน้าต่างสั่งพิมพ์ก็จะช่วยให้คุณเก็บภาพรวมของสัปดาห์นั้นไว้ได้ เครื่องมือนี้ทำงานบนเบราว์เซอร์ของคุณและจะไม่ส่งข้อมูลงานไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ TasksBoard หากคุณไม่อยากล็อกอินเลย เครื่องมือนี้ก็รองรับไฟล์ Tasks.json จาก Google Takeout เช่นกัน สำหรับผู้ใช้แพ็กเกจ Pro ยังสามารถสั่งพรินต์ทั้งบอร์ดจากภายใน TasksBoard ได้เลย

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บทสรุป

Weekly To Do List จะใช้งานได้จริงก็ต่อเมื่อมันสั้น มีการระบุวันที่ และได้รับการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ คัดลอกเทมเพลตนี้ไปสร้างเป็น 9 ลิสต์ใน Google Tasks กำหนดวันให้ทุกงานเพื่อให้ไปแสดงใน Google Calendar และตั้งค่างานประจำให้ทำซ้ำ จากนั้นเปิดลิสต์เหล่านี้ใน TasksBoard เพื่อให้วันจันทร์ถึงศุกร์มาเรียงอยู่ข้างกัน แล้วใช้เวลา 15 นาทีของทุกวันศุกร์ในการเคลียร์ ย้าย และเลือก Top 3 สำหรับสัปดาห์ถัดไป เริ่มต้นใช้งานแพ็กเกจฟรีของ TasksBoard ได้เลย แล้วบอร์ดรายสัปดาห์บอร์ดแรกของคุณจะเสร็จพร้อมใช้ก่อนที่กาแฟจะเย็นเสียอีก