Eine wöchentliche To-do-Liste ist ein kompakter Plan für die nächsten fünf bis sieben Tage: Sie enthält die drei wichtigsten Ergebnisse, die Aufgaben, die Sie dorthin bringen, und einen festen Tag für jede davon. Sie schließt die Lücke zwischen Ihrem Kalender für feste Termine und Ihrer täglichen Liste für den heutigen Tag. Die meisten Wochenlisten scheitern aus zwei Gründen: Sie enthalten Projekte statt Aufgaben, und niemand überprüft sie regelmäßig. Dieser Leitfaden bietet Ihnen eine Vorlage für Ihre wöchentliche To-do-Liste, die Sie in einer Minute kopieren können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese in Google Tasks aufbauen, mit Ihrem Smartphone und Google Calendar synchronisieren und mit TasksBoard die gesamte Woche auf einem einzigen Board im Blick behalten.
Kurz gesagt:
- Planen Sie zuerst die Ergebnisse. Legen Sie drei Ziele für die Woche fest, bevor Sie sich an die Aufgabenliste machen.
- Eine Liste pro Tag plus eine Parkliste. In Google Tasks wird jede Liste zu einer Spalte auf einem Board, sodass Montag bis Freitag übersichtlich nebeneinander sichtbar bleiben.
- Versehen Sie jede Aufgabe mit einem Datum. Datierte Aufgaben erscheinen in Google Calendar, und alles, was Sie verpassen, wird auf den nächsten Tag verschoben, anstatt zu verschwinden.
- Freitags-Review. Fünfzehn Minuten, um Unerledigtes zu verschieben und die nächsten Top 3 festzulegen: Das hält Ihre Liste am Leben.
Die Vorlage für die wöchentliche To-do-Liste (zum Kopieren)
Die folgende Vorlage funktioniert auf Papier, in einer Tabellenkalkulation oder in jeder beliebigen Aufgaben-App. Sie besteht aus sechs Teilen, die jeweils eine andere Frage beantworten, die Sie sich im Laufe der Woche stellen.
| Bereich | Was hineingehört | Beispiel (fiktiv) |
|---|---|---|
| Top 3 diese Woche | Die drei Ergebnisse, die Sie beim Freitags-Review verteidigen würden | ”Das Q4-Angebot an Northwind senden” |
| Montag bis Freitag | Aufgaben, die in einer Sitzung erledigt werden können, platziert an dem Tag, an dem Sie sie erledigen wollen | ”Angebotsentwurf schreiben” am Montag |
| Routinen | Wiederkehrende Aufgaben, die jede Woche anfallen | ”Wochenbericht, Freitag 15 Uhr” |
| Warten auf | Aufgaben, die von anderen blockiert werden, mit Namen und Datum der Anfrage | ”Preisfreigabe von Dana, angefragt am 10. Nov.” |
| Nächste Woche | Gute Ideen, die diese Woche überlasten würden | ”Das Onboarding-Deck überarbeiten” |
| Erledigt | Abgeschlossene Aufgaben, die bis zum Review sichtbar bleiben | Wird beim Abhaken der Checkboxen gefüllt |
Zwei Regeln machen diese Vorlage erfolgreich. Erstens: Schreiben Sie Aufgaben auf, keine Projekte. Das Center for Teaching and Learning der Stanford University bringt es in seinem Leitfaden zum Führen von To-do-Listen auf den Punkt: Eine Aufgabe ist etwas, das Sie in einer Sitzung abschließen können, idealerweise in 30 Minuten oder weniger. “Recherche für die Hausarbeit” ist in Wirklichkeit ein verstecktes Projekt. Zweitens: Begrenzen Sie jeden Tag. Vier bis sechs Aufgaben pro Wochentag sind völlig ausreichend, wenn man Meetings mitzählt. Wenn der Mittwoch acht Aufgaben hat, wird etwas auf Donnerstag oder auf die nächste Woche verschoben, noch bevor die Woche überhaupt beginnt.
Wöchentliche vs. tägliche To-do-Liste: Sie brauchen beide
Eine Wochenliste und eine Tagesliste sind keine Konkurrenten. Der Stanford-Leitfaden für Lerntechniken empfiehlt, eine Liste mit allem zu erstellen, was in der kommenden Woche ansteht. Diese wird dann jeden Morgen (oder am Vorabend) überprüft, um die Aufgaben für den jeweiligen Tag auf eine separate Tagesliste zu übertragen. Außerdem wird geraten, eine feste Zeit pro Woche für die Wochenliste festzulegen, etwa Freitagnachmittag oder Sonntagabend, damit die Gewohnheit auch in stressigen Wochen erhalten bleibt.
| Wöchentliche To-do-Liste | Tägliche To-do-Liste | Kalender | |
|---|---|---|---|
| Beantwortet | Was ist diese Woche wichtig? | Was mache ich heute? | Wann genau? |
| Erstellt | Einmal, zu einer festen Zeit jede Woche | Jeden Morgen, aus der Wochenliste abgeleitet | Sobald Termine anfallen |
| Enthält | 15-25 Aufgaben und eine Top 3 | 3-6 Aufgaben | Meetings und Zeitblöcke |
| Scheitert, wenn | Niemand sie überprüft | Sie aus dem Gedächtnis geschrieben wird | Jede kleine Aufgabe zu einem Termin wird |
Google Tasks passt zufällig sehr gut zu dieser Aufteilung. Listen geben Ihnen die wöchentliche Struktur, das Datumsfeld speist Google Calendar, und eine Board-Ansicht macht das morgendliche Review zu einer Sache von Sekunden.
So erstellen Sie eine wöchentliche To-do-Liste in Google Tasks
Google Tasks ist in jedem Google-Konto enthalten und befindet sich in der Seitenleiste von Gmail, Calendar, Google Drive und Google Docs. Sie müssen also nichts installieren. Hier ist die Einrichtung, Schritt für Schritt.
- Erstellen Sie eine Liste pro Tag sowie die Parklisten. Öffnen Sie in der Seitenleiste das Listenmenü oben, wählen Sie “Neue Liste erstellen” und geben Sie ihr einen Namen. Erstellen Sie “Top 3”, “Mo” bis “Fr”, “Routinen”, “Warten auf” und “Nächste Woche”. Die Google-Hilfeseite zum Thema Aufgaben hinzufügen oder bearbeiten weist darauf hin, dass Sie bis zu 100.000 Aufgaben über alle Listen hinweg und 20.000 unerledigte Aufgaben in einer einzigen Liste speichern können. Mit neun Listen stoßen Sie also an kein Limit.
- Versehen Sie jede Aufgabe mit einem Datum. Öffnen Sie eine Aufgabe, klicken Sie auf “Datum/Uhrzeit” und wählen Sie den Tag aus. Dieselbe Hilfeseite erklärt, dass Aufgaben mit einem Datum auch in Ihrem Kalender erscheinen. Genau das macht aus einer Liste einen Plan, den Sie neben Ihren Meetings sehen können. Falls der Tasks-Kalender ausgeblendet ist, zeigt unser Leitfaden zur Nutzung von Google Calendar Tasks, wo Sie ihn aktivieren können.
- Lassen Sie Routinen wiederkehren. Öffnen Sie für den Wochenbericht oder die Montagsplanung die Aufgabe, klicken Sie auf “Datum/Uhrzeit” und dann auf “Wiederholen”. Die Google-Seite über wiederkehrende Aufgaben listet die Optionen auf: Wiederholung täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, mit dem Ende “nie”, an einem bestimmten Datum oder nach einer bestimmten Anzahl von Vorkommnissen. Wenn Sie eine Instanz abschließen, erscheint die nächste an ihrem geplanten Datum.
- Nach Datum sortieren und Verpasstes übertragen lassen. Die Seite Aufgaben organisieren beschreibt die Sortieroptionen, darunter “Datum”, “Frist” und “Kürzlich markiert”, sowie “Meine Reihenfolge” für manuelles Drag-and-Drop. In der Tasks-Ansicht innerhalb von Calendar werden unerledigte Aufgaben der letzten 365 Tage unter “Vergangen” auf den aktuellen Tag übertragen. Eine Aufgabe, die Sie am Dienstag übersprungen haben, wartet also am Mittwoch immer noch auf Sie.
- Aus Gmail erfassen statt neu tippen. Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie oben auf “Zu Tasks hinzufügen” oder ziehen Sie die Nachricht in die Tasks-Seitenleiste. Die Aufgabe behält einen Link zurück zur E-Mail.
Die ganze Woche auf einem Board mit TasksBoard
Die Seitenleiste zeigt immer nur eine Liste an. Das ist für Dienstagmorgen in Ordnung, aber für die Freitagsplanung unbrauchbar. TasksBoard öffnet dieselben Google Tasks-Daten als Vollbild-Board, auf dem jede Liste eine Spalte ist. So liegen “Mo” bis “Fr” direkt nebeneinander, und Sie können eine Aufgabe mit der Maus vom Mittwoch auf den Donnerstag ziehen. Falls Sie noch nie ein Google Tasks Kanban-Board verwendet haben, ist das Prinzip ganz einfach: Spalten sind Listen, Karten sind Aufgaben, und wenn Sie eine Karte verschieben, verschieben Sie die Aufgabe.
Laut der TasksBoard-Seite zum Wochenplaner werden auf dem Board festgelegte Fälligkeitsdaten mit Google Calendar synchronisiert. Die Spalten zeigen an, wie voll jeder Tag bereits ist, bevor Sie weitere Aufgaben hinzufügen. Unvollständige Aufgaben mit einem vergangenen Fälligkeitsdatum werden automatisch markiert, und Unerledigtes kann während eines Freitags-Reviews in einem Rutsch auf die nächste Woche verschoben werden. Da TasksBoard Google Tasks in Echtzeit liest und schreibt, erscheinen dieselben Aufgaben weiterhin in der Gmail-Seitenleiste und in den Google Tasks-Apps auf Ihrem Smartphone.
Die kostenlose Version deckt eine Wochenliste gut ab: unbegrenzte Aufgaben und Unteraufgaben, das Vollbild-Board, Synchronisierung mit Google Tasks, Gmail und Calendar, die Chrome-Erweiterung und bis zu fünf geteilte Listen. Der Pro-Plan, der mit einer kostenlosen Probewoche beginnt, bietet laut dem Planvergleich auf der TasksBoard-Website zusätzlich wiederkehrende Aufgaben mit Fälligkeitszeiten und Erinnerungen, eine Kalenderansicht, benutzerdefinierte Labels, Listen- und Board-Vorlagen sowie das Drucken eines gesamten Boards.
TasksBoard ausprobieren
Verwandeln Sie Ihre Google Tasks-Listen in ein wöchentliches Vollbild-Board. Ziehen Sie Aufgaben zwischen den Tagen hin und her, sehen Sie überfällige Elemente auf einen Blick und halten Sie alles synchron mit Gmail und Google Calendar. Kostenloser Start, kein neues Konto erforderlich.
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Eine 15-minütige wöchentliche Planungsroutine
Die Vorlage zahlt sich nur aus, wenn Sie sie jede Woche zurücksetzen. Blocken Sie jede Woche dasselbe Zeitfenster (z. B. Freitag um 16 Uhr oder Sonntagabend) und führen Sie diesen Ablauf durch.
- Das Board aufräumen (2 Minuten). Haken Sie alles ab, was erledigt ist, aber vergessen wurde zu markieren. Öffnen Sie den Abschnitt “Erledigt” jeder Tagesliste, damit Sie sehen können, was die Woche tatsächlich gebracht hat.
- Überfälliges prüfen (3 Minuten). Jede Aufgabe, die noch an einem vergangenen Tag steht, ereilt eines von drei Schicksalen: Erledigen Sie sie sofort (wenn es nur zwei Minuten dauert), verschieben Sie sie auf einen bestimmten Tag nächste Woche oder löschen Sie sie. Lassen Sie sie nicht ohne Entscheidung in die “Nächste Woche” abdriften.
- Die Top 3 auswählen (3 Minuten). Schauen Sie sich zuerst den Kalender für die kommende Woche an. Eine Woche mit zwei Tagen außer Haus verträgt eine kleinere Top 3 als eine leere Woche.
- Die Tage füllen (5 Minuten). Ziehen Sie Aufgaben aus “Nächste Woche” und “Warten auf” in die Wochentagslisten. Legen Sie die schwersten Aufgaben auf die Tage mit den wenigsten Meetings. Hören Sie bei vier bis sechs Aufgaben pro Tag auf.
- Nachzügler datieren (2 Minuten). Jede Aufgabe ohne Datum erreicht Google Calendar nicht. Sortieren Sie jede Liste nach Datum, um diese aufzuspüren.
Wenn Sie weitere Gewohnheiten suchen, die Ihre Liste erfolgreich machen (von Markierungen bis hin zu Unteraufgaben), finden Sie in unserer Übersicht zur effektiven Nutzung von Google Tasks die kleinen Funktionen, die die meisten Leute nie aktivieren.
Wöchentliche To-do-Liste zum Ausdrucken: Zwei Möglichkeiten
Manche Menschen planen auf Papier und verfolgen den Fortschritt am Bildschirm. Ein ausgedrucktes Blatt macht sich gut in einem Notizbuch oder an der Wand. Sie haben zwei Möglichkeiten: eine integrierte und eine kostenlose von TasksBoard.
Eine Liste aus Google Tasks drucken
Die Google-Seite zum Drucken von Aufgaben erklärt die Schritte: Öffnen Sie die Tasks-Seitenleiste in Gmail, Calendar, Google Chat, Google Drive oder einer Google Docs-Datei. Wählen Sie die Liste aus dem Dropdown-Menü oben aus, öffnen Sie die Listenoptionen neben “Aufgabe hinzufügen” und klicken Sie auf “Liste drucken”. Strg + P unter Windows und ChromeOS (oder Cmd + P auf einem Mac) bewirkt dasselbe. Um abgeschlossene Aufgaben einzuschließen, klappen Sie vorher unten “Erledigt” auf. Die Einschränkung dabei ist, dass nur eine einzelne Liste gedruckt wird. Ein Plan von Montag bis Freitag bedeutet also fünf Druckaufträge.
Alle Listen auf einer Seite drucken mit dem kostenlosen Export-Tool
Das Google Tasks Export-Tool von TasksBoard verbindet sich mit Lesezugriff, lässt Sie die gewünschten Listen ankreuzen und druckt sie als eine übersichtliche, nach Listen gruppierte Checkliste aus (inklusive Checkboxen, Fälligkeitsdaten und Notizen). Auf demselben Bildschirm können Sie CSV, Excel, JSON oder Markdown herunterladen oder die Aufgaben kopieren, um sie in Google Sheets einzufügen. Die Option “Als PDF speichern” im Druckdialog liefert Ihnen eine Momentaufnahme der Woche. Das Tool läuft in Ihrem Browser und sendet Ihre Aufgaben nicht an die Server von TasksBoard. Wenn Sie sich gar nicht erst anmelden möchten, akzeptiert es stattdessen auch die Tasks.json-Datei von Google Takeout. Pro-Abonnenten können außerdem ein ganzes Board direkt aus TasksBoard heraus drucken.
FAQ
Fazit
Eine wöchentliche To-do-Liste funktioniert dann, wenn sie kurz ist, Termine enthält und regelmäßig überprüft wird. Kopieren Sie die Vorlage, legen Sie sie als neun Listen in Google Tasks an, weisen Sie jeder Aufgabe einen Tag zu (damit sie in Google Calendar erscheint) und stellen Sie Ihre Routinen auf Wiederholung. Öffnen Sie die Listen dann in TasksBoard, sodass Montag bis Freitag übersichtlich nebeneinanderliegen. Nehmen Sie sich jeden Freitag fünfzehn Minuten Zeit, um aufzuräumen, Aufgaben zu verschieben und die nächsten Top 3 auszuwählen. Starten Sie mit der kostenlosen Version von TasksBoard, und Ihr erstes Wochen-Board ist fertig, noch bevor der Kaffee kalt wird.
