monday.com ist eine leistungsstarke Plattform für Projektmanagement, doch die Preisgestaltung ist für viele ein Ausschlusskriterium. Der kostenlose Plan wurde vor Jahren gestrichen, und die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei monatlichen Kosten pro Nutzer, die sich für kleine Teams schnell summieren. Wenn du 2026 nach einer monday.com-Alternative suchst, bist du in bester Gesellschaft: Tausende Teams wechseln jeden Monat zu Tools, die visuelle Projektboards, Team-Zusammenarbeit und echten Mehrwert bieten – ohne ein teures Abonnement.
Dieser Leitfaden stellt die besten Alternativen vor und zeigt, welches Tool am besten zu deinem Team passt – insbesondere, wenn ihr bereits mit Google Workspace arbeitet.
Worauf du bei einer monday.com-Alternative achten solltest
Nicht jedes Projektmanagement-Tool bietet das, was monday.com ausmacht. Bevor du dich für einen Ersatz entscheidest, prüfe, ob die folgenden Kernanforderungen erfüllt sind:
- Visuelle Board-Ansicht: Das spaltenbasierte Interface ist das Markenzeichen von monday.com. Eine Alternative sollte unbedingt ein Kanban- oder Board-Layout bieten, damit der Arbeitsfortschritt auf einen Blick sichtbar ist.
- Kostenloser Plan mit echtem Nutzen: Der Hauptgrund für den Wechsel ist meist das Budget. Ein kostenloser Plan, mit dem man tatsächlich Projekte verwalten kann, ist ein Muss.
- Team-Zusammenarbeit: Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten setzen und Boards mit Kollegen teilen muss intuitiv funktionieren.
- Google Workspace-Kompatibilität: Wenn dein Team mit Gmail und Google Calendar arbeitet, spart ein Tool, das sich nahtlos in dieses Ökosystem einfügt, jede Woche wertvolle Zeit.
- Geringer Einrichtungsaufwand: Tools, die wochenlange Konfiguration erfordern, werden von Teams selten angenommen. Suche nach etwas, das ab dem ersten Tag funktioniert.
Die besten monday.com-Alternativen 2026
1. TasksBoard: Die beste kostenlose Alternative für Google Workspace-Teams
Wenn dein Team bereits Gmail, Google Calendar und Google Drive nutzt, ist TasksBoard die stärkste monday.com-Alternative, die du finden wirst. Es ist eine Full-Screen-Projektmanagement-Oberfläche, die auf Google Tasks aufbaut. Das bedeutet: Jede Aufgabe, die du erstellst, synchronisiert sich automatisch mit Gmail, Google Calendar und der mobilen Google Tasks-App.
Was du bekommst, was Google Tasks allein nicht bietet:
- Kanban-Board-Ansicht: Deine Google Task-Listen werden zu Spalten auf einem visuellen Board. Verschiebe Karten per Drag-and-Drop, während die Arbeit voranschreitet.
- Gemeinsame Listen: Teile jede Aufgabenliste mit einem Google-Konto. Weise Aufgaben zu, setze Fälligkeitsdaten und behalte Verantwortlichkeiten im Blick.
- Full-Screen-Workspace: Ersetze die schmale Gmail-Seitenleiste durch ein professionelles Projektboard, das deiner Arbeit Raum zum Atmen gibt.
- Unteraufgaben: Zerlege komplexe Aufgaben in kleinere Schritte, ohne das Board zu verlassen.
- Kostenloser Plan: Kernfunktionen sind kostenlos, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist.
Der entscheidende Vorteil gegenüber monday.com ist, dass du nicht bei null anfängst. Wenn du bereits Google Tasks nutzt, sind deine Daten in dem Moment in TasksBoard verfügbar, in dem du dich mit deinem Google-Konto anmeldest. Kein Import, kein Migrationsstress, kein zusätzliches Passwort.
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Ein Full-Screen-Kanban-Board auf Basis von Google Tasks. Teile Listen, weise Aufgaben zu und verwalte Projekte, ohne für ein weiteres Abo zu zahlen.
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2. Asana
Asana ist eine etablierte Asana-Alternative zu monday.com. Der kostenlose Plan unterstützt Board-, Listen- und Kalenderansichten für bis zu 10 Teammitglieder mit unbegrenzten Aufgaben und Projekten.
- Am besten für: Teams, die strukturierte Workflows mit Status-Tracking und Reporting-Optionen benötigen.
- Kostenloser Plan: Ja, bis zu 10 Nutzer mit Boards, Listen und Timeline-Ansicht.
- Google-Integration: Unterstützt Google Drive-Anhänge und Google Calendar-Sync, aber Aufgaben leben nicht nativ in Gmail.
- Nachteil: Mächtiger als ein einfaches Board-Tool, aber das Interface ist komplexer und die Lernkurve steiler. Bezahlpläne beginnen bei ca. 10 $ pro Nutzer/Monat.
3. ClickUp
ClickUp packt eine enorme Menge an Funktionen in seinen kostenlosen Plan, inklusive unbegrenzter Aufgaben, Board-Ansichten, Gantt-Charts und einfacher Automatisierungen. Es ist wohl die funktionsreichste kostenlose Option auf dieser Liste.
- Am besten für: Teams, die maximale Flexibilität wollen und bereit sind, Zeit in die Konfiguration zu investieren.
- Kostenloser Plan: Ja, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder, mit Einschränkungen bei Speicherplatz und Features.
- Google-Integration: Verbindet sich mit Google Drive und unterstützt Google SSO, aber Aufgaben synchronisieren sich nicht nativ mit Google Calendar.
- Nachteil: Die schiere Anzahl an Funktionen kann für Teams, die einfach nur ein sauberes Board suchen, überfordernd wirken.
4. Notion
Notion ist ein flexibler Workspace, der Kanban-Boards über seine Datenbank-Funktion unterstützt. Obwohl es primär als Notiz- und Wiki-Tool konzipiert wurde, nutzen viele Teams es als leichtes Projekt-Tracking-Tool.
- Am besten für: Kleine Teams oder Einzelpersonen, die Aufgaben, Notizen und Dokumente an einem Ort haben wollen.
- Kostenloser Plan: Ja, mit unbegrenzten Seiten und Blöcken für den persönlichen Gebrauch. Gastzugriffe sind limitiert.
- Google-Integration: Limitiert. Notion synchronisiert sich nicht nativ mit Google Tasks oder Calendar.
5. Trello
Trello ist der Klassiker unter den Kanban-Tools und immer noch eine der intuitivsten Optionen für Teams, die von monday.com wechseln. Der kostenlose Plan unterstützt bis zu 10 Boards pro Workspace mit unbegrenzten Karten und Speicherplatz.
- Am besten für: Teams, die ein einfaches, visuelles Board mit minimalem Setup suchen.
- Kostenloser Plan: Ja, bis zu 10 Boards pro Workspace.
- Google-Integration: Verbindet sich mit Google Drive für Anhänge und unterstützt Google SSO.
- Nachteil: Eingeschränktes Reporting und Automatisierung im kostenlosen Plan. Atlassian (der Eigentümer von Trello) hat den Funktionsumfang des kostenlosen Plans stetig reduziert.
Für einen tieferen Einblick in Kanban-fokussierte Optionen siehe unseren Leitfaden zu Trello-Alternativen für Google Workspace-Teams.
6. Microsoft Planner
Wenn dein Unternehmen Microsoft 365 nutzt, bietet Planner eine Board-Ansicht, die dem Spaltenlayout von monday.com sehr ähnlich ist und ohne zusätzliche Kosten in deinem bestehenden Abo enthalten ist.
- Am besten für: Teams, die bereits Microsoft Teams, Outlook und SharePoint nutzen.
- Kostenloser Plan: In den meisten Microsoft 365 Business-Plänen enthalten.
- Google-Integration: Keine. Planner lebt im Microsoft-Ökosystem und verbindet sich nicht mit Google Workspace.
- Nachteil: Wenn du Google Workspace nutzt, ist Planner keine praktische Option.
Warum Google Workspace-Teams sich für TasksBoard entscheiden sollten
Für Teams, die bereits auf Gmail, Google Calendar und Google Drive setzen, ist das Argument für TasksBoard gegenüber anderen monday-Alternativen simpel: Es macht das ständige Wechseln zwischen Tools überflüssig.
Bei monday.com liegen deine Aufgaben auf einer separaten Plattform. Du prüfst Slack auf Nachrichten, Gmail auf E-Mails, Google Calendar auf Termine und monday.com auf den Projektstatus. Das sind vier Orte, die du checken musst, bevor du überhaupt mit der Arbeit beginnst.
TasksBoard löst diese Komplexität auf. Da es auf Google Tasks basiert, erscheint eine in TasksBoard hinzugefügte Aufgabe in deiner Gmail-Seitenleiste, taucht mit Fälligkeitsdatum im Google Calendar auf und synchronisiert sich mit der mobilen Google Tasks-App. Dein gesamtes Team arbeitet von einem Google-Konto aus und behält den Überblick über alle Aufgaben.
Weitere Gründe für TasksBoard:
- Keine doppelten Daten: Du musst Aufgaben nicht aus E-Mails in ein separates Projekt-Tool kopieren. In TasksBoard zugewiesene Aufgaben erscheinen automatisch in Gmail.
- Google Workspace Admin-Kontrolle: IT-Administratoren können den Zugriff über die Google Admin-Konsole verwalten, genau wie bei jeder anderen Google Workspace-App.
- Null Onboarding-Reibung: Jedes Teammitglied mit einem Google-Konto kann in Sekunden zu einer geteilten Aufgabenliste hinzugefügt werden. Es gibt keine neue Plattform, die erst erlernt werden muss.
- Kosten: Der kostenlose Plan von TasksBoard deckt alles ab, was die meisten Teams benötigen. Die kostenpflichtige Version, die Funktionen wie wiederkehrende Aufgaben und erweiterte Filter freischaltet, kostet pro Nutzer deutlich weniger als monday.com.
Für einen breiteren Überblick, wie Google Workspace Projektmanagement nativ handhabt, lies unseren Artikel über Google Workspace Projektmanagement für Teams.
So migrierst du deine Projekte von monday.com zu TasksBoard
Der Wechsel des Projektmanagement-Tools muss nicht kompliziert sein. Hier ist ein einfacher Ansatz für die Migration:
Schritt 1: Exportiere deine monday.com-Daten
Öffne dein monday.com-Board, klicke auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts und wähle “Export to Excel / CSV”. Du erhältst eine Tabelle mit allen Aufgaben, Status-Updates und Fälligkeitsdaten.
Schritt 2: Erstelle Aufgabenlisten in Google Tasks
Erstelle in Google Tasks eine Liste für jede Projektphase oder Kategorie, die einer monday.com-Spalte entspricht. Zum Beispiel werden “To Do”, “In Bearbeitung” und “Erledigt” zu drei separaten Google Task-Listen.
Schritt 3: Füge Aufgaben aus deiner CSV hinzu
Nutze deine exportierte CSV als Referenz und erstelle die Aufgaben in den jeweiligen Listen mit den entsprechenden Fälligkeitsdaten und Beschreibungen. Bei kleineren Projekten dauert das etwa 20 Minuten.
Schritt 4: Öffne TasksBoard
Melde dich unter tasksboard.com mit deinem Google-Konto an. Deine Aufgabenlisten erscheinen sofort als Kanban-Spalten. Kein zusätzliches Setup erforderlich.
Schritt 5: Teile Listen mit deinem Team
Klicke auf das Teilen-Symbol bei einer Aufgabenliste in TasksBoard und gib die Google-E-Mail-Adressen deiner Teamkollegen ein. Sie erhalten sofort Zugriff und sehen dasselbe Board in ihrem eigenen TasksBoard-Account.
Zu TasksBoard wechseln
Verlasse monday.com in Minuten. TasksBoard bietet dir ein vollständiges Kanban-Board, das mit Google Tasks, Gmail und Google Calendar synchronisiert – kostenlos.
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monday.com vs. TasksBoard: Der schnelle Vergleich
| Feature | monday.com | TasksBoard |
|---|---|---|
| Kostenloser Plan | Nein (nur Test) | Ja, voll funktionsfähig |
| Kanban-Board | Ja | Ja |
| Google Workspace Sync | Limitiert | Nativ (auf Google Tasks) |
| Gmail-Integration | Via Zapier/API | Automatisch |
| Google Calendar Sync | Manuell/Drittanbieter | Automatisch |
| Preis pro Nutzer | Ab 9 $/Monat | Kostenloser Plan + günstig |
| Einrichtungszeit | Stunden | Minuten |
| Mobile App | Eigene App | Google Tasks App |
Die Tabelle zeigt, warum TasksBoard die stärkste kostenlose monday-Alternative für Google Workspace-Teams ist. Es versucht nicht, jedes Feature von monday.com zu kopieren, sondern konzentriert sich darauf, Aufgaben innerhalb des Google-Ökosystems zu halten, in dem dein Team ohnehin arbeitet.
Häufig gestellte Fragen
Fazit
monday.com ist ein ausgereiftes Tool, doch sein Preismodell veranlasst viele Teams dazu, nach einer besseren Lösung zu suchen. Die beste monday.com-Alternative hängt von deiner Situation ab. Für Teams, die maximale Flexibilität suchen, sind ClickUp oder Asana starke Optionen. Für Teams, die ein einfaches, visuelles Board wollen, ist Trello gut geeignet.
Für Teams, die bereits Google Workspace nutzen, ist die Antwort klar: TasksBoard bietet dir ein Kanban-Board, Team-Zusammenarbeit und automatische Synchronisation mit Gmail und Google Calendar – alles kostenlos. Du migrierst nicht auf eine neue Plattform, sondern fügst den Tools, die dein Team täglich nutzt, eine visuelle Ebene hinzu.
Wenn du bereit bist, monday.com hinter dir zu lassen, starte mit TasksBoard und habe dein erstes Projektboard in unter fünf Minuten einsatzbereit.
Für mehr Informationen zum Projektmanagement in Google Workspace, lies unseren vollständigen Google Workspace-Projektmanagement-Leitfaden und unsere Analyse zu Google Tasks Kanban-Boards.
