Scegliere il piano Google Workspace giusto è una delle decisioni più importanti che un’azienda in crescita possa prendere. Scegliere un livello troppo basso significa privare il proprio team di funzionalità di collaborazione critiche. Scegliere un livello troppo alto significa pagare per funzionalità che non si utilizzeranno mai.
In questa guida, analizzeremo ogni piano Google Workspace, confronteremo le loro funzionalità fianco a fianco e ti aiuteremo a identificare l’opzione giusta in base alle dimensioni del tuo team, al budget e ai requisiti di flusso di lavoro.
Quali sono i piani Google Workspace?
Google Workspace offre attualmente quattro livelli principali per i clienti business: Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise. Ogni livello include la stessa suite principale di app (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet e Calendar) ma differisce per spazio di archiviazione, funzionalità di riunione, controlli di sicurezza e strumenti amministrativi.
Tutti i piani di livello Business richiedono un minimo di un utente e supportano fino a 300 utenti. I piani Enterprise non hanno limiti di utenti e prevedono prezzi personalizzati negoziati direttamente con Google.
Business Starter
Business Starter è il piano Google Workspace di livello base, progettato per piccoli team che necessitano di email professionale e strumenti di collaborazione di base. Include:
- Email con dominio personalizzato: Il tuo team ottiene indirizzi Gmail professionali con il dominio della tua azienda
- Riunioni video: Google Meet supporta fino a 100 partecipanti
- Archiviazione: 30 GB di spazio di archiviazione condiviso per utente
- Sicurezza di base: Autenticazione a due fattori, controlli di amministrazione di base e gestione dei dispositivi mobili
Business Starter è una scelta solida per freelance, startup e team molto piccoli che necessitano principalmente di email professionale e collaborazione leggera sui documenti. Se il tuo team partecipa raramente a grandi videochiamate e non gestisce dati riservati dei clienti che richiedono strumenti di conformità avanzati, questo livello copre l’essenziale.
Business Standard
Business Standard è il piano Google Workspace più popolare e quello su cui si orienta la maggior parte delle aziende in crescita. Si espande significativamente rispetto a Starter con:
- Riunioni più grandi: Google Meet supporta fino a 150 partecipanti
- Registrazioni delle riunioni: Registra e salva le sessioni di Meet direttamente su Drive
- Più spazio di archiviazione: 2 TB di spazio di archiviazione condiviso per utente
- Cancellazione del rumore: Soppressione del rumore di fondo basata sull’IA in Meet
- Pagine di prenotazione appuntamenti: Consenti ai clienti di programmare appuntamenti direttamente tramite Google Calendar
Il salto da Starter a Standard è significativo. Le registrazioni delle riunioni da sole fanno una differenza notevole per i team che devono documentare le chiamate di progetto o condividere sessioni con i compagni di squadra che non hanno potuto partecipare. Se il tuo team tiene più di una manciata di chiamate esterne a settimana, Business Standard vale solitamente l’aggiornamento.
Business Plus
Business Plus aggiunge funzionalità di sicurezza e conformità di livello enterprise che le industrie regolamentate o le aziende sensibili ai dati spesso richiedono:
- Riunioni più grandi: Google Meet supporta fino a 500 partecipanti
- Monitoraggio della partecipazione alle riunioni: Vedi chi ha partecipato e per quanto tempo
- eDiscovery e Vault: Cerca, conserva ed esporta i dati di Google Workspace per scopi legali
- Gestione avanzata degli endpoint: Criteri avanzati per i dispositivi mobili e gestione dei certificati
- Controllo avanzato: Log di controllo più granulari per l’attività di amministrazione
Se la tua organizzazione opera nel settore sanitario, finanziario, legale o in un altro settore regolamentato, Business Plus è spesso il livello minimo vitale. La funzionalità Vault da sola soddisfa molti requisiti di conformità e conservazione legale che Starter e Standard non possono soddisfare.
Enterprise
Enterprise è l’offerta di punta di Google, con prezzi basati su negoziazione per organizzazioni con requisiti di sicurezza complessi. Le aggiunte chiave includono:
- Sicurezza di livello enterprise: Prevenzione della perdita di dati (DLP), accesso basato sul contesto e Security Center
- Funzionalità avanzate di Meet: Riunioni con un massimo di 1.000 partecipanti e live streaming fino a 10.000 spettatori
- Supporto avanzato: Responsabili del successo dei clienti dedicati e SLA di supporto prioritario
- Archiviazione illimitata: Nessun limite di spazio di archiviazione condiviso per l’organizzazione
Enterprise è progettato per aziende con team IT dedicati e complesse esigenze di conformità o sicurezza. Per la maggior parte delle aziende con meno di 300 persone, Business Plus copre la maggior parte dei casi d’uso a un costo molto inferiore.
Confronto rapido tra i piani Google Workspace
| Funzionalità | Starter | Standard | Plus | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Archiviazione per utente | 30 GB | 2 TB | 5 TB | Illimitato |
| Partecipanti Meet | 100 | 150 | 500 | 1.000 |
| Registrazioni riunioni | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ |
| eDiscovery / Vault | ✗ | ✗ | ✓ | ✓ |
| DLP / Security Center | ✗ | ✗ | ✗ | ✓ |
Quale piano Google Workspace è giusto per il tuo team?
Scegliere il piano giusto dipende da tre fattori: dimensioni del team, esigenze di collaborazione e requisiti di conformità. Ecco un’analisi pratica.
Utenti singoli e team molto piccoli (da 1 a 5 persone)
Per freelance, consulenti e micro-imprese, Business Starter solitamente copre tutto ciò di cui hai bisogno. Ottieni email professionale, collaborazione sui documenti e chiamate Meet di base senza pagare per funzionalità che userai raramente. Il limite di archiviazione di 30 GB per utente è raramente un problema a questa scala.
L’unica eccezione: se registri regolarmente le chiamate dei clienti per revisione o documentazione, l’assenza di registrazioni delle riunioni in Starter è una vera lacuna. In tal caso, passare a Business Standard è utile.
Piccole e medie imprese (da 6 a 100 persone)
Business Standard è il punto ideale per la maggior parte delle piccole e medie imprese. I 2 TB di spazio di archiviazione condiviso per utente sono abbastanza generosi per la maggior parte dei team, le registrazioni delle riunioni rendono la collaborazione asincrona molto più semplice e il rapporto prezzo-funzionalità è il migliore tra tutti i livelli di Google Workspace.
I team in questo intervallo che gestiscono dati sensibili (cartelle cliniche, documenti legali o dati finanziari) dovrebbero valutare Business Plus per le funzionalità di Vault ed eDiscovery.
Grandi organizzazioni o organizzazioni regolamentate (100 o più persone)
Business Plus o Enterprise sono il punto di partenza appropriato per le grandi organizzazioni. A questa scala, i requisiti di conservazione legale, la gestione avanzata dei dispositivi mobili e una maggiore capacità di Meet diventano vere necessità piuttosto che semplici optional.
Se la tua organizzazione ha più di 300 utenti o opera sotto rigidi mandati di conformità, contatta il team di vendita di Google per discutere i prezzi Enterprise. Il divario tra Plus ed Enterprise è significativo in termini di controlli di sicurezza, ma lo è anche la differenza di prezzo.
Google Workspace per il no-profit
Una delle considerazioni più importanti per le organizzazioni idonee è il programma Google for Nonprofits. Le organizzazioni non profit qualificate possono accedere a Google Workspace Business Standard senza costi, fornendo l’intero set di strumenti di collaborazione, incluse le registrazioni delle riunioni, 2 TB di spazio di archiviazione per utente e videochiamate con un massimo di 150 partecipanti.
Per qualificarsi, la tua organizzazione deve essere registrata come non profit di beneficenza nel tuo paese e approvata dal partner di Google, TechSoup. Il processo di approvazione richiede solitamente da una a quattro settimane.
Se la tua non profit utilizza già Google Workspace, vale la pena verificare se sei nel programma corretto per assicurarti di non pagare per un servizio che dovrebbe essere gratuito o scontato.
Estendere qualsiasi piano con funzionalità IA
Ogni piano Google Workspace Business include funzionalità di IA Gemini per l’assistenza alla scrittura in Gmail e Google Docs. Tuttavia, le funzionalità native di Gemini si concentrano sulle app di Google e non si estendono profondamente ai flussi di lavoro di terze parti o a casi d’uso avanzati di generazione di contenuti.
Per i team che desiderano un’assistenza IA più ampia in Gmail, Google Docs, Sheets e Slides, GPT Workspace aggiunge potenti funzionalità basate su ChatGPT sopra qualsiasi piano Google Workspace. Non c’è bisogno di passare a un livello Workspace superiore solo per ottenere un’IA più capace.
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Con GPT Workspace, puoi scrivere email, riassumere lunghe discussioni di documenti, generare formule di fogli di calcolo e costruire flussi di lavoro basati sull’IA interamente all’interno dell’interfaccia di Google Workspace che già utilizzi. È un modo pratico per aggiungere funzionalità IA senza pagare per un piano superiore solo per ottenere migliori funzionalità IA integrate.
Per una guida dettagliata, leggi la nostra guida a GPT Workspace.
Configurazione di Google Workspace per il tuo team
Una volta scelto un piano, la configurazione iniziale di Google Workspace prevede alcuni passaggi chiave: verifica del dominio, aggiunta di utenti e configurazione dell’instradamento email. La maggior parte delle organizzazioni può completare la configurazione iniziale in meno di un’ora.
Cose chiave da configurare durante la configurazione:
- Record MX: Aggiungi i record MX di Google al tuo registrar di dominio in modo che l’email venga instradata correttamente a Gmail
- Account utente: Crea account per ogni membro del team sotto il tuo dominio
- Gruppi: Configura gruppi di distribuzione per dipartimenti o team per semplificare la comunicazione interna
- Criteri di sicurezza: Abilita l’applicazione dell’autenticazione a due fattori dalla Console di amministrazione
Per i team che migrano da un altro provider di posta elettronica, Google offre strumenti di migrazione integrati nella Console di amministrazione per importare la cronologia delle email da Microsoft Exchange, Outlook e altri provider.
Domande frequenti
Conclusione
Il piano Google Workspace giusto dipende interamente dalle esigenze della tua organizzazione. Per la maggior parte delle aziende in crescita, Business Standard offre il miglior equilibrio tra funzionalità e valore, con registrazioni delle riunioni, 2 TB di spazio di archiviazione per utente e un prezzo ragionevole. I piccoli team con budget limitati possono iniziare con Business Starter ed eseguire l’upgrade quando le funzionalità di registrazione o l’archiviazione diventano un vincolo. Le organizzazioni con requisiti di conformità dovrebbero guardare a Business Plus.
Indipendentemente dal piano Google Workspace scelto, puoi estendere le sue funzionalità integrate con strumenti IA come GPT Workspace, che porta funzionalità avanzate di ChatGPT in Gmail, Docs, Sheets e Slides senza richiedere un upgrade Enterprise.
Per uno sguardo più approfondito su come Google Workspace si confronta con la suite di produttività di Microsoft, esplora il nostro confronto Google Workspace vs Microsoft 365. E se stai pensando a come utilizzare Google Workspace per il coordinamento del team, leggi la nostra guida su Google Workspace per la gestione dei progetti.
