ทีมของคุณทำงานอยู่ภายใน Google Workspace อยู่แล้ว ทุกคนเปิด Gmail ทิ้งไว้ตลอดทั้งวัน Google Calendar จัดการทุกการประชุม และ Google Drive เก็บเอกสารทุกฉบับ ดังนั้นเมื่อพูดถึงการจัดการงาน สัญชาตญาณตามธรรมชาติคือการหันไปใช้ Google Tasks เพราะมันมีอยู่แล้ว ใช้งานได้ฟรี และทำงานได้บนทุกอุปกรณ์
ปัญหาจะปรากฏขึ้นทันทีที่คุณพยายามทำงานร่วมกัน Google Tasks เป็นแอปสำหรับส่วนบุคคล ไม่มีวิธีแชร์รายการงาน ไม่มีวิธีมอบหมายงานให้เพื่อนร่วมงาน และไม่มีวิธีดูว่าสมาชิกในทีมกำลังทำอะไรอยู่ สำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล มันยอดเยี่ยมมาก แต่สำหรับการจัดการงานของทีม มันยังทำได้ไม่ถึงจุดนั้น
คู่มือนี้จะครอบคลุมถึงวิธีที่ทีมต่างๆ สามารถใช้ Google Tasks ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงเครื่องมือตัวเดียวที่ช่วยเติมเต็มช่องว่างด้านการทำงานร่วมกันโดยไม่บังคับให้ทีมของคุณต้องออกจาก Google Workspace
ทำไมทีมต่างๆ ถึงอยากใช้ Google Tasks
ก่อนที่จะดูข้อจำกัด การเข้าใจว่าทำไม Google Tasks สำหรับทีมถึงเป็นแนวคิดที่น่าสนใจตั้งแต่แรกนั้นมีประโยชน์
มันเป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace อยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องติดตั้งอะไร ไม่ต้องจำการเข้าสู่ระบบใหม่ และไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือนต่อผู้ใช้งาน Google Tasks ถูกรวมอยู่ใน Gmail, Google Calendar และ Google Chat หากทีมของคุณใช้ Google Workspace พวกเขาก็มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว
มันซิงค์ข้อมูลข้ามทุกอุปกรณ์ งานที่คุณสร้างบนเดสก์ท็อปจะปรากฏบนมือถือ ใน Gmail ใน Calendar และใน Google Chat ทันที การซิงค์เป็นแบบเนทีฟ เชื่อถือได้ และเป็นแบบเรียลไทม์
แทบไม่ต้องเรียนรู้การใช้งาน Google Tasks มีอินเทอร์เฟซที่สะอาดและเรียบง่าย สมาชิกใหม่ในทีมสามารถเริ่มเพิ่มและทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้นได้ตั้งแต่วันแรกโดยไม่ต้องผ่านการฝึกอบรมใดๆ
มันผสานรวมกับ Gmail และ Calendar ได้อย่างแน่นแฟ้น คุณสามารถเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานได้ด้วยการคลิกสองครั้ง กำหนดวันครบกำหนดที่ปรากฏบน Google Calendar ของคุณโดยตรง และทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้นได้จากแถบด้านข้างของ Gmail ไม่มีเครื่องมือจัดการงานอื่นใดที่มีระดับการผสานรวมกับ Google ได้เท่านี้
นี่คือข้อได้เปรียบที่แท้จริง คำถามคือทีมต่างๆ จะสามารถคว้าข้อได้เปรียบเหล่านี้ไว้ได้หรือไม่โดยไม่เจอกับกำแพงด้านการทำงานร่วมกัน
ช่องว่างด้านการทำงานร่วมกัน: สิ่งที่ Google Tasks ทำไม่ได้สำหรับทีม
Google Tasks ถูกออกแบบมาเพื่อประสิทธิภาพส่วนบุคคล นี่เป็นการตัดสินใจเชิงผลิตภัณฑ์โดยเจตนาของ Google และมันแสดงให้เห็นในชุดฟีเจอร์ที่มี
นี่คือสิ่งที่ Google Tasks ไม่รองรับ:
- รายการงานที่แชร์ได้: ไม่มีวิธีให้ผู้ใช้ Google คนอื่นเข้าถึงรายการงานของคุณได้
- การมอบหมายงาน: คุณไม่สามารถมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งได้
- ความคิดเห็นหรือการอภิปราย: ไม่มีวิธีทิ้งบันทึกหรือบริบทเกี่ยวกับงานไว้ให้ทีมของคุณ
- การมองเห็นงาน: คุณไม่สามารถดูได้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณกำลังทำอะไรอยู่หรือทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง
- มุมมองที่หลากหลาย: Google Tasks แสดงรายการแนวตั้งแบบง่ายๆ ไม่มีมุมมองแบบบอร์ด มุมมองปฏิทิน หรือมุมมองโปรเจกต์
สำหรับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล ฟีเจอร์เหล่านี้ไม่ได้ดูเหมือนฟีเจอร์ที่ขาดหายไป แต่สำหรับทีมที่พยายามประสานงานกัน แต่ละข้อถือเป็นอุปสรรคสำคัญ
ช่องว่างนี้ได้ผลักดันให้หลายทีมหันไปใช้เครื่องมือจัดการโปรเจกต์เฉพาะทางอย่าง Asana, Trello หรือ Notion แต่การเปลี่ยนแพลตฟอร์มหมายถึงการสูญเสียการผสานรวมกับ Google Workspace ที่ทำให้ Google Tasks น่าสนใจตั้งแต่แรก
Google Tasks (แบบเนทีฟ)
- รายการส่วนตัวเท่านั้น
- ไม่สามารถแชร์หรือมอบหมายงานได้
- ทีมไม่สามารถมองเห็นงานกันได้
- มุมมองรายการเท่านั้น
Google Tasks + TasksBoard
- รายการงานที่แชร์ได้
- การมอบหมายงาน
- ทีมมองเห็นงานได้ทั้งหมด
- มุมมอง Kanban Board
วิธีที่ TasksBoard เปลี่ยน Google Tasks ให้เป็นเครื่องมือสำหรับทีม
TasksBoard คือไคลเอนต์ Google Tasks ที่สร้างขึ้นเพื่อแก้ปัญหาการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะ มันเชื่อมต่อโดยตรงกับข้อมูล Google Tasks ของคุณโดยใช้ Google Tasks API อย่างเป็นทางการ ซึ่งหมายความว่าทุกงานที่คุณสร้างใน TasksBoard จะถูกซิงค์กับ Google Tasks, Gmail และ Google Calendar อย่างสมบูรณ์
ฟีเจอร์สำคัญที่เปลี่ยนทุกอย่างสำหรับทีมคือ การแชร์รายการงาน ใน TasksBoard คุณสามารถแชร์รายการ Google Tasks ใดก็ได้กับผู้ใช้ Google คนใดก็ได้ เมื่อแชร์แล้ว สมาชิกทุกคนในทีมสามารถดู เพิ่ม แก้ไข และทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้นจากรายการเดียวกันได้แบบเรียลไทม์
TasksBoard ยังเพิ่ม มุมมอง Kanban Board เข้าไปบน Google Tasks แทนที่จะเป็นรายการแนวตั้งแบบเรียบๆ ทีมของคุณจะเห็นงานที่จัดระเบียบตามคอลัมน์สถานะ คุณสามารถลากงานจาก “สิ่งที่ต้องทำ” ไปยัง “กำลังดำเนินการ” และ “เสร็จสิ้น” ได้เช่นเดียวกับใน Trello หรือ Asana แต่ข้อมูลทั้งหมดจะยังคงอยู่ใน Google Tasks
คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์การแชร์ได้ในคู่มือเฉพาะของเรา: วิธีแชร์ Google Tasks ด้วย TasksBoard
ลองใช้ TasksBoard
ไคลเอนต์ Google Tasks เพียงตัวเดียวที่ให้คุณแชร์รายการกับทีม มอบหมายงาน และทำงานในรูปแบบ Kanban Board โดยทั้งหมดซิงค์กับ Google Tasks
เริ่มต้นใช้งาน →
กรณีการใช้งานจริงสำหรับทีมด้วย Google Tasks
การตั้งค่า “Google Tasks สำหรับทีม” ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับประเภททีมและเวิร์กโฟลว์เฉพาะ นี่คือสถานการณ์จริงที่พบบ่อยที่สุดซึ่งการผสมผสานนี้ให้คุณค่าที่แท้จริง
ทีมการตลาด: การวางแผนแคมเปญและปฏิทินเนื้อหา
ทีมการตลาดต้องอาศัยการประสานงาน แคมเปญหนึ่งต้องใช้การเขียนคำโฆษณา ทรัพย์สินด้านการออกแบบ การอนุมัติ การกำหนดเวลา และการเผยแพร่ ซึ่งมักจะข้ามผ่านสมาชิกในทีมหลายคนที่มีกำหนดเวลาคาบเกี่ยวกัน
ด้วยรายการ Google Tasks ที่แชร์ใน TasksBoard ทีมการตลาดสามารถ:
- สร้างรายการงานที่แชร์สำหรับแต่ละแคมเปญ
- แบ่งแคมเปญออกเป็นงานต่างๆ พร้อมวันครบกำหนดที่มองเห็นได้บน Google Calendar
- มอบหมายแต่ละงานให้กับสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบโดยระบุชื่อ
- ติดตามความคืบหน้าใน Kanban Board: ร่างเนื้อหา, อยู่ระหว่างการตรวจสอบ, กำหนดการแล้ว, เผยแพร่แล้ว
เนื่องจาก TasksBoard ซิงค์กับ Google Calendar วันครบกำหนดจะปรากฏบนปฏิทินของสมาชิกในทีมทุกคนโดยอัตโนมัติ ข้างๆ กับการประชุมและภาระผูกพันอื่นๆ ไม่จำเป็นต้องดูแลเครื่องมือปฏิทินแยกต่างหาก
ทีมวิศวกร: การติดตามงานใน Sprint
ทีมวิศวกรมักใช้เครื่องมือ Sprint เฉพาะทางอย่าง Jira หรือ Linear แต่ทีมพัฒนาขนาดเล็กสองหรือสามคนมักพบว่าเครื่องมือเหล่านั้นเกินความจำเป็น Google Tasks ร่วมกับ TasksBoard ให้การติดตามงานสไตล์ Sprint โดยไม่มีภาระงานเพิ่ม:
- สร้างรายการต่อหนึ่ง Sprint (เช่น “Sprint 24: มิถุนายน”)
- เพิ่มงานสำหรับแต่ละฟีเจอร์ การแก้ไขบั๊ก หรือการตรวจสอบ
- ใช้มุมมอง Kanban เพื่อเลื่อนงานผ่านขั้นตอนการพัฒนา การตรวจสอบโค้ด การทดสอบ และการนำไปใช้งานจริง
- ตรวจสอบสิ่งที่ทำเสร็จแล้วเมื่อสิ้นสุด Sprint โดยใช้คอลัมน์เสร็จสิ้น
หากทีมใช้ Google Chat หรือ Google Meet สำหรับการประชุมสแตนด์อัพอยู่แล้ว การตั้งค่านี้จะช่วยให้ทุกอย่างอยู่ภายใน Google Workspace
ทีม HR และปฏิบัติการ: รายการตรวจสอบการรับพนักงานใหม่ (Onboarding)
การรับพนักงานใหม่เกี่ยวข้องกับงานหลายสิบอย่างที่กระจายอยู่ระหว่างฝ่าย IT, HR, การเงิน และผู้จัดการที่จ้างงาน รายการ Google Tasks ที่แชร์จะช่วยให้ทุกคนรับผิดชอบงานได้โดยไม่ต้องมีระบบ HR ขององค์กรขนาดใหญ่
รายการการรับพนักงานใหม่ทั่วไปใน TasksBoard อาจรวมถึง:
- IT: ตั้งค่าบัญชีอีเมล, ให้สิทธิ์เข้าถึงระบบ, จัดส่งอุปกรณ์
- HR: ส่งจดหมายเสนอรับเข้าทำงาน, ดำเนินการลงทะเบียนสวัสดิการ, กำหนดเวลาปฐมนิเทศ
- ผู้จัดการ: แนะนำทีม, มอบหมายโปรเจกต์แรก, กำหนดเวลาเช็คอิน 30 วัน
- การเงิน: ตั้งค่าบัญชีเงินเดือน, สร้างบัญชีค่าใช้จ่าย
แต่ละรายการจะถูกมอบหมายให้กับผู้รับผิดชอบ ระบุวันครบกำหนด และติดตามจนเสร็จสิ้น ผู้จัดการสามารถตรวจสอบบอร์ดได้ตลอดเวลาเพื่อดูสถานะของกระบวนการโดยไม่ต้องคอยสอบถามใคร
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก: การมอบหมายและติดตามงานของทีม
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีทีมงาน 5 ถึง 15 คน แพลตฟอร์มจัดการโปรเจกต์ราคาแพงนั้นยากที่จะหาเหตุผลมาสนับสนุน ทีมงานอยู่ใน Google Workspace ทุกวันอยู่แล้ว
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ TasksBoard เพื่อ:
- สร้างรายการที่แชร์สำหรับแต่ละลูกค้าหรือโปรเจกต์
- มอบหมายงานให้สมาชิกในทีมจากมุมมองเดียว
- ดูทุกสิ่งที่กำลังดำเนินการทั่วทั้งทีมใน Kanban Board เดียว
- ทำงานให้เสร็จจากมือถือด้วยแอป Google Tasks โดยรู้ว่ารายการที่แชร์จะอัปเดตให้ทุกคนทันที
ผลลัพธ์คือระบบจัดการงานของทีมที่มีน้ำหนักเบาซึ่งไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากค่าสมาชิก Google Workspace ที่มีอยู่
การตั้งค่า Google Tasks สำหรับทีมของคุณ
การนำทีมของคุณเข้าสู่ Google Tasks และ TasksBoard ใช้เวลาไม่ถึงสิบนาที นี่คือขั้นตอน:
เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว สมาชิกในทีมสามารถทำงานใน TasksBoard บนเดสก์ท็อปหรือใช้แอป Google Tasks บนมือถือ ทั้งสองอย่างจะซิงค์กันอยู่เสมอ การอัปเดตบนมือถือจะปรากฏใน TasksBoard ภายในไม่กี่วินาที และในทางกลับกัน
เคล็ดลับสำหรับการจัดการงานของทีมที่มีประสิทธิภาพใน Google Workspace
การใช้ Google Tasks สำหรับทีมให้ดีต้องอาศัยนิสัยบางอย่างที่ช่วยให้รายการที่แชร์สะอาดและนำไปปฏิบัติได้จริง
- ตั้งชื่องานด้วยการกระทำและผลลัพธ์: “ร่างเนื้อหาหน้าแรกภายในวันที่ 12 มิถุนายน” ชัดเจนกว่าคำว่า “หน้าแรก”
- ใช้หนึ่งรายการต่อหนึ่งโปรเจกต์ ไม่ใช่ต่อคน: รายการที่แชร์จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อสะท้อนถึงโปรเจกต์หรือ Sprint ไม่ใช่ภาระงานของแต่ละบุคคล
- กำหนดวันครบกำหนดในทุกงาน: วันครบกำหนดจะปรากฏบน Google Calendar ซึ่งช่วยให้กำหนดเวลาของงานมองเห็นได้โดยไม่ต้องให้สมาชิกในทีมเปิด TasksBoard
- เก็บถาวรงานที่เสร็จสิ้นแล้วเป็นประจำ: TasksBoard ช่วยให้ Kanban Board ของคุณสะอาด ย้ายหรือเก็บถาวรคอลัมน์ที่เสร็จสิ้นแล้วเมื่อสิ้นสุดแต่ละ Sprint หรือช่วงของโปรเจกต์
- ใช้รายการย่อยสำหรับงานที่ซับซ้อน: Google Tasks รองรับรายการย่อย ซึ่งสามารถมองเห็นได้ใน TasksBoard แบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นรายการย่อยที่สามารถมอบหมายแยกกันได้
สำหรับเคล็ดลับการเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติมด้วย Google Tasks โปรดดูคู่มือของเราเกี่ยวกับ เคล็ดลับและเทคนิค Google Tasks
Google Tasks สำหรับทีม vs. เครื่องมือจัดการโปรเจกต์เฉพาะทาง
ทีมมักถามว่าควรใช้ Google Tasks และ TasksBoard ต่อไป หรือย้ายไปใช้แพลตฟอร์มจัดการโปรเจกต์เฉพาะทาง คำตอบขึ้นอยู่กับความต้องการของทีม
Google Tasks ร่วมกับ TasksBoard เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อ:
- ทีมของคุณอยู่ใน Google Workspace ตลอดทั้งวันอยู่แล้ว
- คุณต้องการการจัดการงานโดยไม่มีความซับซ้อนในการเริ่มต้นใช้งานหรือค่าใช้จ่ายรายเดือนต่อคน
- โปรเจกต์ของคุณตรงไปตรงมาและไม่ต้องการการพึ่งพาอาศัยกัน แผนภูมิ Gantt หรือการติดตามเวลา
- คุณต้องการให้งานปรากฏใน Gmail และ Google Calendar โดยตรง
เครื่องมือเฉพาะทางอย่าง Asana หรือ Notion จะสมเหตุสมผลมากกว่าเมื่อ:
- โปรเจกต์ของคุณเกี่ยวข้องกับการพึ่งพาอาศัยกันที่ซับซ้อนหรือการวางแผนทรัพยากร
- คุณต้องการการรายงานโดยละเอียดหรือการติดตามเวลาข้ามโปรเจกต์
- ทีมของคุณรวมถึงผู้รับเหมาภายนอกที่ไม่ได้ใช้บัญชี Google
- คุณทำงานกับลูกค้าที่ต้องการมุมมองพอร์ทัลแยกต่างหาก
สำหรับทีมขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ที่ใช้ Google Workspace แนวทางแบบเนทีฟร่วมกับ TasksBoard ครอบคลุมความต้องการในแต่ละวันโดยไม่ทำให้เกิดปัญหาเครื่องมือกระจัดกระจาย
หากคุณกำลังประเมินตัวเลือก คู่มือเปรียบเทียบ Google Tasks vs. Todoist จะครอบคลุมความแตกต่างในเชิงลึก
ลองใช้ TasksBoard ฟรี
แชร์ Google Tasks กับทั้งทีมของคุณ Kanban Boards, การซิงค์แบบเรียลไทม์กับ Google Workspace และไม่มีค่าใช้จ่ายต่อคนเพิ่ม
เริ่มทำงานร่วมกัน →
คำถามที่พบบ่อย
บทสรุป
Google Tasks สำหรับทีมเป็นการตั้งค่าที่ใช้งานได้จริงสำหรับองค์กรใดก็ตามที่ใช้ Google Workspace อยู่แล้ว แอป Google Tasks แบบเนทีฟครอบคลุมประสิทธิภาพส่วนบุคคลได้ดี และ TasksBoard เพิ่มเลเยอร์การทำงานร่วมกันที่ทำให้มันใช้งานได้จริงสำหรับทีม: รายการงานที่แชร์ได้, การมอบหมายงาน และมุมมอง Kanban Board ที่ช่วยให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
สำหรับทีมขนาดเล็กและขนาดกลาง การผสมผสานนี้เสนอทางเลือกที่น่าสนใจแทนแพลตฟอร์มจัดการโปรเจกต์เฉพาะทาง คุณยังคงได้รับการผสานรวม Gmail และ Google Calendar ที่ราบรื่น หลีกเลี่ยงภาระในการเรียนรู้เครื่องมือใหม่ และไม่ต้องจ่ายอะไรเพิ่มนอกเหนือจากค่าสมาชิก Google Workspace ที่คุณมีอยู่
หากทีมของคุณหลีกเลี่ยง Google Tasks เพราะข้อจำกัดด้านการทำงานร่วมกัน TasksBoard จะช่วยขจัดอุปสรรคเหล่านั้น เริ่มต้นด้วยรายการที่แชร์เพียงรายการเดียวสำหรับโปรเจกต์ถัดไปของคุณ แล้วคุณจะเห็นว่าการผสานรวม Google Workspace แบบเนทีฟนั้นใช้งานได้ดีเพียงใดในทางปฏิบัติ
