您的团队已经生活在 Google Workspace 中。每个人整天都开着 Gmail，用 Google Calendar 管理所有会议，并用 Google Drive 保存所有文档。因此，当谈到任务管理时，人们的直觉是使用 Google Tasks。它就在那里，免费，且适用于所有设备。
问题出现在您尝试协作的那一刻。Google Tasks 是一款个人应用程序。它无法共享任务列表，无法将任务分配给同事，也无法查看团队成员正在处理的工作。对于个人生产力而言，它非常出色。但对于团队任务管理，它就显得力不从心了。
本指南将详细介绍团队如何有效使用 Google Tasks，包括一种无需让团队离开 Google Workspace 即可填补协作空白的工具。
为什么团队想要使用 Google Tasks
在审视其局限性之前，了解为什么 Google Tasks 团队协作是一个如此吸引人的想法很有帮助。
它是 Google Workspace 的一部分。 无需安装任何东西，无需记住新的登录信息，也没有每个席位的月费。Google Tasks 内置于 Gmail、Google Calendar 和 Google Chat 中。如果您的团队使用 Google Workspace，他们就已经拥有了访问权限。
它可以在所有设备上同步。 您在桌面上创建的任务会立即出现在移动设备、Gmail、Calendar 和 Google Chat 中。这种同步是原生的、可靠且实时的。
学习曲线几乎为零。 Google Tasks 拥有简洁、极简的界面。新团队成员无需任何培训，第一天就可以开始添加和完成任务。
它与 Gmail 和 Calendar 紧密集成。 您只需点击两次即可将电子邮件转换为任务，设置直接显示在 Google Calendar 上的截止日期，并从 Gmail 侧边栏勾选任务。没有其他任务工具具备这种级别的 Google 集成。
这些都是实实在在的优势。问题在于团队能否在不撞上协作墙的情况下利用这些优势。
协作鸿沟：Google Tasks 无法为团队做些什么
Google Tasks 是为个人生产力而设计的。这是 Google 深思熟虑的产品决策，这体现在其功能集中。
以下是 Google Tasks 不支持的功能：
- 共享任务列表：无法让其他 Google 用户访问您的任务列表。
- 任务分配：您无法将任务分配给特定的团队成员。
- 评论或讨论：无法为团队在任务上留下备注或背景信息。
- 任务可见性：您无法查看同事正在处理的内容或他们已完成的内容。
- 多种视图：Google Tasks 显示一个简单的垂直列表。没有看板视图、日历视图或项目视图。
对于个人生产力工具来说，这些都不算缺失的功能。但对于试图协调工作的团队来说，每一项都是障碍。
这一差距促使许多团队转向 Asana、Trello 或 Notion 等专门的项目管理工具。但切换平台意味着放弃了使 Google Tasks 最初具有吸引力的 Google Workspace 集成。
Google Tasks (原生)
- 仅限个人列表
- 无法共享或分配
- 无团队可见性
- 仅列表视图
Google Tasks + TasksBoard
- 共享任务列表
- 任务分配
- 完全团队可见性
- 看板视图
TasksBoard 如何将 Google Tasks 变成团队工具
TasksBoard 是一款专门为解决协作问题而构建的 Google Tasks 客户端。它使用官方 Google Tasks API 直接连接到您的 Google Tasks 数据，这意味着您在 TasksBoard 中创建的每个任务都会与 Google Tasks、Gmail 和 Google Calendar 完全同步。
为团队改变一切的关键功能是任务列表共享。在 TasksBoard 中，您可以与任何 Google 用户共享任何 Google Tasks 列表。共享后，团队中的每个成员都可以实时查看、添加、编辑和完成同一列表中的任务。
TasksBoard 还为 Google Tasks 添加了看板视图。您的团队看到的不再是平铺的垂直列表，而是按状态列组织的任务。您可以像在 Trello 或 Asana 中一样，将任务从“待办事项”拖动到“进行中”再到“已完成”，但所有数据都保留在 Google Tasks 中。
您可以在我们的专题指南中阅读有关共享功能的更多信息：如何使用 TasksBoard 共享 Google Tasks。
尝试 TasksBoard
Google Tasks 的真实团队用例
“Google Tasks 团队版”设置最适合特定的团队类型和工作流程。以下是这种组合能够带来真正价值的最常见现实场景。
营销团队：活动策划和内容日历
营销团队依靠协调工作。一个活动需要文案、设计素材、审批、排期和发布，通常涉及多个团队成员，且截止日期相互重叠。
通过 TasksBoard 中的共享 Google Tasks 列表，营销团队可以：
- 为每个活动创建一个共享任务列表
- 将活动分解为任务，并在 Google Calendar 上显示截止日期
- 按姓名将每个任务分配给负责的团队成员
- 在看板中跟踪进度：内容草稿、审核中、已排期、已发布
由于 TasksBoard 与 Google Calendar 同步，截止日期会自动出现在每个团队成员的日历上，就在会议和其他承诺旁边。无需维护单独的日历工具。
工程团队：Sprint 任务跟踪
工程团队通常使用 Jira 或 Linear 等专门的 Sprint 工具，但许多小型工程团队发现这些工具对于他们的需求来说过于笨重。两到三人的开发团队更适合轻量级的工具。
带有 TasksBoard 的 Google Tasks 提供了无需额外负担的 Sprint 式任务跟踪：
- 每个 Sprint 创建一个列表（例如，“Sprint 24：6 月”）
- 为每个功能、错误修复或调查添加任务
- 使用看板视图将任务移动到开发、代码审查、测试和部署阶段
- 在 Sprint 结束时使用“已完成”列查看已完成的工作
如果团队已经使用 Google Chat 或 Google Meet 进行站会，这种设置可以将一切保持在 Google Workspace 内。
人力资源和运营团队：入职清单
入职一名新员工涉及分散在 IT、人力资源、财务和招聘经理之间的数十项任务。共享的 Google Tasks 列表可以让每个人都承担责任，而无需企业级人力资源系统。
TasksBoard 中的典型入职清单可能包括：
- IT：设置电子邮件帐户、授予系统访问权限、寄送设备
- 人力资源：发送录用信、完成福利登记、安排入职培训
- 经理：团队介绍、分配第一个项目、安排 30 天回访
- 财务：设置工资单、创建费用帐户
每个项目都分配给负责人，设定截止日期，并跟踪到完成。招聘经理可以随时查看看板，了解流程进展情况，而无需催促任何人。
小型企业主：委派和跟踪团队工作
对于一个拥有 5 到 15 人的小型企业，昂贵的项目管理平台很难证明其合理性。团队每天都在使用 Google Workspace。
小型企业主可以使用 TasksBoard 来：
- 为每个客户或项目创建共享列表
- 从单一视图将任务分配给团队成员
- 在一个看板中查看整个团队的所有进展
- 使用 Google Tasks 移动应用程序完成任务，并确保共享列表为每个人实时更新
结果是一个轻量级的团队任务管理系统，除了现有的 Google Workspace 订阅外，无需任何额外成本。
为您的团队设置 Google Tasks
让您的团队使用 Google Tasks 和 TasksBoard 只需不到十分钟。流程如下：
设置完成后，团队成员可以在桌面上使用 TasksBoard，或在移动设备上使用原生的 Google Tasks 应用程序。两者保持同步。在移动设备上所做的更新会在几秒钟内出现在 TasksBoard 中，反之亦然。
Google Workspace 中高效团队任务管理的技巧
良好地使用 Google Tasks 进行团队协作需要养成一些习惯，以保持共享列表的整洁和可操作性。
- 用动作和结果命名任务：“在 6 月 12 日前起草主页文案”比“主页”更清晰。
- 每个项目使用一个列表，而不是每个人使用一个列表：当共享列表反映项目或 Sprint 而不是个人工作量时，效果最好。
- 为每个任务设置截止日期：截止日期会显示在 Google Calendar 上，这使得任务截止日期可见，而无需团队成员打开 TasksBoard。
- 定期归档已完成的任务：TasksBoard 可以保持您的看板整洁。在每个 Sprint 或项目阶段结束时，移动或归档已完成的列。
- 对复杂项目使用子任务：Google Tasks 支持子任务，这些子任务在 TasksBoard 中也是可见的。将大任务分解为可以单独分配的小项目。
有关 Google Tasks 的更多生产力技巧，请参阅我们的指南：Google Tasks 提示和技巧。
Google Tasks 团队版与专用项目管理工具对比
团队经常询问是坚持使用 Google Tasks 和 TasksBoard，还是转向专门的项目管理平台。答案取决于团队的需求。
在以下情况下，带有 TasksBoard 的 Google Tasks 是正确的选择：
- 您的团队整天都在 Google Workspace 中工作
- 您希望进行任务管理，但又不想增加入职复杂性或每席位的月费
- 您的项目很简单，不需要依赖关系、甘特图或时间跟踪
- 您希望任务原生显示在 Gmail 和 Google Calendar 中
在以下情况下，Asana 或 Notion 等专用工具更有意义：
- 您的项目涉及复杂的依赖关系或资源规划
- 您需要跨项目的详细报告或时间跟踪
- 您的团队包括不使用 Google 帐户的外部承包商
- 您与需要单独门户视图的客户合作
对于大多数使用 Google Workspace 的中小型团队来说，结合 TasksBoard 的原生方法涵盖了实际的日常需求，而不会引入工具蔓延。
如果您正在评估选项，对比指南 Google Tasks 与 Todoist 深入涵盖了它们的区别。
常见问题解答
结论
对于任何已经使用 Google Workspace 的组织来说，Google Tasks 团队版是一个实用的设置。原生的 Google Tasks 应用程序很好地涵盖了个人生产力，而 TasksBoard 添加了使其适用于团队使用的协作层：共享任务列表、任务分配以及让每个人保持一致的看板视图。
对于中小型团队来说，这种组合为专门的项目管理平台提供了一个引人注目的替代方案。您保留了无缝的 Gmail 和 Google Calendar 集成，避免了学习新工具的开销，并且除了现有的 Google Workspace 订阅外，无需支付任何额外费用。
如果您的团队因为协作限制而一直回避 Google Tasks，TasksBoard 消除了这些障碍。从下一个项目的单个共享列表开始，看看原生 Google Workspace 集成在实践中效果如何。
