在 Google Workspace 中管理项目听起来很简单, , 你已经拥有了 Docs、Sheets、Drive 和 Calendar。但团队很快就会遇到瓶颈：没有一个单一的工具能将任务、截止日期和人员整合在一起。结果就是？任务分散在电子邮件和 Docs 中，导致错过截止日期，且无法清晰地了解谁负责什么。
好消息是：通过正确的方法, , 以及一个名为 TasksBoard 的强大插件, : Google Workspace 可以成为一个功能强大的项目管理系统，而无需让你支付额外的项目管理工具费用。本指南将向你展示如何构建该系统。
Google Workspace 有项目管理工具吗？
这是团队在迁移到 Google Workspace 之前最常问的问题：Google Workspace 有项目管理工具吗？
诚实的回答是：没有专门的工具, , 但它拥有所有的基础模块。Google Workspace 包含 Google Tasks、Google Calendar、Google Docs 和 Google Sheets，它们共同涵盖了项目跟踪的核心需求。缺失的是一个能在一个有序看板中显示整个团队所有任务的统一视图。
这就是构建在 Google Workspace 之上的第三方工具填补空白的地方。对于已经在使用 Google Tasks 的团队来说，最无缝的选择是 TasksBoard，它将 Google Tasks 转变为完整的项目管理体验, , 配备看板视图、共享列表和团队分配功能。
Google Tasks
带有截止日期的待办事项列表, , 个人和团队列表
Google Calendar
任务截止日期在此自动同步
Google Sheets
项目跟踪器、甘特图和状态看板
Google Drive
所有项目文档的集中式文件存储
用于项目管理的 Google Workspace 工具
在添加任何第三方应用程序之前，值得了解你已经拥有哪些 Google Workspace 项目管理工具。
Google Tasks：基础
Google Tasks 是 Google Workspace 中最接近内置任务管理器的工具。你可以创建多个任务列表（每个项目一个）、添加子任务、设置截止日期，并将所有内容与 Google Calendar 同步。每个带有截止日期的任务都会自动显示在 Calendar 侧边栏中，因此团队成员无需切换应用程序即可查看即将到来的任务。
局限性在于可见性：Google Tasks 是为个人构建的。如果没有像 TasksBoard 这样的工具，就无法查看他人的任务或在团队成员之间分配任务。
Google Sheets：自定义跟踪器
对于有更复杂需求的团队, , 如冲刺跟踪、甘特图或资源分配, : Google Sheets 是一个灵活的备选方案。通过条件格式和共享访问权限，Sheets 可以作为轻量级项目跟踪器。缺点是它需要手动更新，并且没有提醒或完成状态等原生任务管理功能。
Google Calendar：时间轴视图
Google Calendar 通过在会议旁边显示任务截止日期将所有内容联系在一起。团队可以创建共享项目日历，以便每个人都能看到关键里程碑，并且在 Google Tasks 中添加的任务会直接出现在 Calendar 侧边栏中。这是保持项目时间轴可见的一项被低估的功能。
Google Docs：会议记录和项目规范
项目文档自然地存在于 Google Docs 中, , 会议记录、项目简介、决策日志和规范。结合 Google Drive 文件夹结构，Docs 为团队提供了项目背景的单一事实来源。
如何为团队使用 Google Tasks
Google Workspace 项目管理中最大的突破是学习如何为团队使用 Google Tasks，而不仅仅是个人。以下是实现方法。
第 1 步：创建特定于项目的任务列表
不要将所有内容都堆到一个“我的任务”列表中，而是为每个项目或工作流创建一个任务列表。清晰地命名它们：Q3 产品发布、网站改版、客户入职。这可以保持任务井井有条，并使与合适的人共享正确的列表变得容易。
第 2 步：使用子任务分解工作
Google Tasks 中的每个任务都可以有子任务。利用这一点将大型交付成果分解为可操作的步骤。例如，名为“发布电子邮件营销活动”的任务可能包含子任务：撰写文案、设计图形、设置邮件合并、发送测试、安排发送。这让团队中的每个人都能清楚地了解工作分解情况。
第 3 步：为每个任务设置截止日期
没有截止日期的任务会被降低优先级。养成团队习惯，为每个任务分配截止日期。这些日期会自动同步到 Google Calendar，因此截止日期在两种视图中都可见。将其与 Google Tasks 提示和技巧 结合使用以获得最高生产力。
第 4 步：与团队共享任务列表
Google Tasks 本身不支持开箱即用的列表共享, , 但 TasksBoard 完全解决了这个问题。使用 TasksBoard，你可以与任何 Google 帐户共享 Google Tasks 列表，双方都能实时查看和编辑相同的任务。阅读我们的指南 如何与团队共享 Google Tasks 以了解更多信息。
尝试 TasksBoard
TasksBoard 是 Google Tasks 最好的项目管理层。共享任务列表、使用看板视图、在团队成员之间分配工作, , 同时将你的数据保留在 Google 内部。
开始使用 →
TasksBoard：Google Tasks 所需的项目管理层
对于使用 Google Workspace 的团队，TasksBoard 是最自然的项目管理升级路径。它通过官方 API 直接连接到 Google Tasks，因此你现有的所有任务都保留在 Google 中, , 没有任何内容被复制或同步到第三方数据库。
用于可视化任务管理的看板视图
Google Tasks 中的默认列表视图很难让你看到大局。TasksBoard 添加了一个 看板风格的看板视图，其中每个任务列表都成为一列。在列之间拖动任务以更新其状态，并即时获得每个活跃项目的可视化快照。这在团队站会或冲刺评审期间特别有用。
你还可以切换到 表格视图 以获得类似电子表格的概览，或者切换到 日历视图 将任务映射到特定日期。查看我们的 Google Tasks 看板指南 以深入了解如何设置可视化工作流。
团队协作功能
TasksBoard 的协作功能直接解决了 Google Tasks 最大的局限性：
- 共享任务列表：通过 Google 帐户与团队成员共享任何 Google Tasks 列表。双方都能看到相同的任务，更新实时同步。
- 任务分配：在任务备注中标记团队成员，以便每个人都知道谁负责什么。
- 颜色编码列表：按项目或团队对列表进行颜色编码，实现即时视觉组织。
- 多个 Google 帐户：TasksBoard 支持连接多个 Google 帐户，因此团队成员可以在一个界面中管理个人和工作任务。
开始使用 TasksBoard 团队版
为你的团队设置 TasksBoard 只需不到五分钟：
- 前往 tasksboard.com 并使用你的 Google 帐户登录
- 你现有的 Google Tasks 列表会自动出现在看板视图中
- 为每个活跃项目创建一个新列表
- 与相关团队成员共享每个列表
- （可选）邀请你的团队加入 TasksBoard，以便每个人都能看到看板视图
整个工作流都保留在 Google 内部。所有任务都保留在 Google Tasks 中, : TasksBoard 是界面，而不是数据库。
Google Workspace 项目管理的最佳实践
无论你是在经营一家小型初创公司还是大型团队，这些实践都能使 Google Workspace 项目管理更有效。
定义一致的列表结构
为任务列表选择一种命名约定并坚持使用。简单的结构如 [项目], [阶段]（例如，网站改版, 设计，网站改版, 开发）可以让你轻松找到任务并与合适的人共享正确的列表。
使用任务描述提供背景信息
Google Tasks 允许你为每个任务添加描述。使用此字段包含链接（指向相关的 Docs、Drive 文件夹或 Sheets）、验收标准或受让人需要的背景信息。一个只写着“撰写落地页文案”的任务远不如一个带有简报链接的任务有用。
设置每周评审检查点
如果没有定期评审，即使是最好的任务系统也会崩溃。安排一个简短的每周团队同步会议, , 15-20 分钟, , 让每个人在 TasksBoard 中更新他们的任务状态。这可以保持看板的准确性，并在问题成为障碍之前将其暴露出来。
将 Google Tasks 与 Google Docs 结合用于项目规范
将任务列表链接到 Google Doc 项目规范。当为功能或交付成果创建任务时，将相关 Doc 部分的链接粘贴到任务描述中。这创建了一条从高层需求一直到单个任务的可追溯线索。
使用 Google Calendar 的任务集成
Google Tasks 中带有截止日期的每个任务都会自动出现在 Google Calendar 上。鼓励团队成员每天检查他们的 Calendar 侧边栏, , 它会在会议旁边显示即将到来的任务，从而无需在工具之间切换即可轻松规划工作日。
现实世界的用例：使用 Google Workspace 进行项目管理的团队
营销团队
营销团队经常同时处理多个营销活动。典型设置：每个营销活动一个 Google Tasks 列表（Q3 电子邮件营销活动、产品发布博客、社交媒体日历），每个列表都通过 TasksBoard 与相关团队成员共享。看板显示哪些资产处于草稿、审核中或已发布状态, , 让营销主管无需每周召开状态会议即可清晰地了解每个活跃的营销活动。
软件开发团队
开发团队使用 Google Workspace 项目管理进行冲刺跟踪。每个冲刺都有一个任务列表，其中票据被分解为子任务。TasksBoard 的看板视图自然地映射到冲刺看板, , 待办事项、进行中、审核中、已完成。因为所有内容都与 Google Calendar 同步，所以即将到来的冲刺截止日期会自动出现在团队日历上。
客户服务和代理机构
管理多个客户的代理机构为每个客户参与创建一个任务列表。TasksBoard 的颜色编码功能可以轻松一眼区分客户项目。与客户共享列表可以实现透明的进度跟踪, , 客户无需访问内部工具即可查看任务状态。
远程和分布式团队
对于远程团队，Google Workspace 和 TasksBoard 的结合特别强大：所有工作都在 Google 中进行（没有工具蔓延），任务列表跨时区共享，看板视图意味着异步团队成员无需同步站会即可随时查看当前项目状态。
常见问题解答
结论
Google Workspace 的项目管理能力比大多数团队意识到的要强, , 它只需要正确的设置。从用于结构化待办事项列表的 Google Tasks 开始，使用 Google Calendar 保持截止日期的可见性，并在 Docs 和 Drive 中组织项目文档。当你准备好将团队聚集在一起时，TasksBoard 就是缺失的一环：它为 Google Tasks 添加了看板视图、共享任务列表和多帐户支持，而无需强迫你迁移到新平台。
无论你是运行营销活动的营销团队、跟踪冲刺的开发团队，还是管理多个客户的代理机构，这种组合都能为你提供一个完全存在于 Google 内部的精简、集成的项目管理系统。
免费开始使用 TasksBoard，看看它如何改变你的团队在 Google Workspace 中管理项目的方式。
