Google Calendar Tasks è una delle funzionalità meno utilizzate all’interno di Google Workspace. Puoi creare attività, impostare scadenze e farle apparire direttamente sul tuo calendario, il tutto senza passare a un’app separata. Questa guida illustra esattamente come utilizzare Google Calendar Tasks, dalla creazione della tua prima attività alla condivisione degli elenchi con il tuo team.
Che tu sia un utente singolo che desidera mantenere le attività lavorative e personali in un’unica vista, o un team leader che cerca di coordinare il lavoro all’interno di Google Workspace, questa guida fa al caso tuo.
Cosa sono le Google Calendar Tasks?
Google Calendar Tasks è una funzionalità integrata che ti consente di aggiungere elementi da fare direttamente su Google Calendar. Le attività fanno parte di Google Tasks, un gestore di attività leggero che si integra tra Gmail, Google Calendar e Google Workspace.
Quando aggiungi un’attività, questa appare sul tuo calendario nel giorno della scadenza. Puoi spuntarla dalla vista del calendario stesso o dal pannello laterale in Gmail o Google Docs.
Cose fondamentali da sapere prima di iniziare:
- Le attività sono private per impostazione predefinita: solo tu puoi vedere le tue Google Tasks a meno che tu non utilizzi uno strumento di terze parti come TasksBoard per condividerle
- Le attività si sincronizzano tra i dispositivi: aggiungi un’attività sul desktop, spuntala sul cellulare
- Le attività sono separate dagli Eventi: le attività hanno una data di scadenza ma non un blocco orario (puoi aggiungere un orario, ma non riservano tempo sul tuo calendario come fanno gli eventi)
- Google Tasks si integra con Google Calendar, Gmail e Docs: il pannello laterale appare in tutti e tre
Come aggiungere attività a Google Calendar
Aggiungere attività in Google Calendar richiede solo pochi clic. Ecco come fare:
Dalla vista principale di Google Calendar:
- Clicca su qualsiasi giorno nel tuo calendario
- Nel popup che appare, clicca su Altre opzioni o cerca la scheda Attività nella parte superiore della finestra di dialogo
- Dai un titolo alla tua attività
- Aggiungi una descrizione facoltativa
- Imposta la data di scadenza (predefinita sul giorno in cui hai cliccato)
- Clicca su Salva
L’attività ora appare sul tuo calendario nella data di scadenza, visualizzata con una piccola icona di spunta in modo da poterla distinguere dagli eventi.
Dal pannello laterale:
- Apri calendar.google.com e clicca sull’icona Tasks nella barra laterale destra (sembra un segno di spunta all’interno di un cerchio)
- Clicca su + Aggiungi un’attività
- Inserisci il titolo dell’attività e premi Invio
- Clicca sull’attività per espanderla e aggiungere una data di scadenza, un orario o una descrizione
Come organizzare le attività in elenchi
Google Tasks supporta più elenchi di attività, il che è utile per separare le attività lavorative da quelle personali (o per raggruppare le attività per progetto).
Per creare un nuovo elenco di attività:
- Apri il pannello laterale Tasks in Google Calendar
- Clicca sul nome dell’elenco nella parte superiore del pannello (l’impostazione predefinita è “Le mie attività”)
- Seleziona Crea nuovo elenco
- Dai un nome al tuo elenco e clicca su Fine
Puoi passare da un elenco all’altro utilizzando il menu a discesa nella parte superiore del pannello Tasks. Ogni elenco appare con un colore diverso nella vista del tuo calendario, rendendo facile capire a colpo d’occhio quale attività appartiene a quale elenco.
Best practice per organizzare gli elenchi di attività:
- Un elenco per ogni progetto principale: mantiene le attività circoscritte ed evita un lungo elenco di cose da fare miste
- Un elenco “Questa settimana”: per una rapida acquisizione di elementi sensibili al fattore tempo, da rivedere ogni lunedì
- Separare lavoro e vita privata: riduce il cambio cognitivo quando sei in modalità concentrazione
Aggiunta di sottoattività e descrizioni
Google Tasks supporta un livello di sottoattività, che puoi aggiungere dalla vista dei dettagli dell’attività.
- Clicca su qualsiasi attività per espanderla
- Clicca su Aggiungi sottoattività
- Digita ogni sottoattività e premi Invio per aggiungerne altre
Le sottoattività sono utili per suddividere elementi di lavoro più grandi. Ad esempio, un’attività chiamata “Preparare il lancio del prodotto” potrebbe avere sottoattività come “Scrivere l’email di lancio”, “Aggiornare la landing page” e “Avvisare il team vendite”.
Puoi anche aggiungere una descrizione a qualsiasi attività: utile per archiviare contesto, link o note a cui vuoi fare riferimento quando ti siedi per svolgere il lavoro.
Come visualizzare le Google Tasks in Google Calendar
Una volta che hai attività con date di scadenza, queste appaiono in due posti in Google Calendar:
- Vista Giorno e Vista Settimana: le attività vengono visualizzate come un piccolo elemento nella parte superiore della colonna del giorno, con una casella di controllo
- Vista Mese: le attività sono visibili come un elemento dell’elenco nella data di scadenza, separato dagli eventi
Puoi attivare e disattivare il livello delle attività cliccando su Attività nella barra laterale sinistra sotto “I miei calendari”. Questo ti permette di liberare la vista del calendario quando vuoi concentrarti solo sulle riunioni.
Spuntare le attività dal calendario:
Clicca sull’icona della casella di controllo su qualsiasi attività nella vista del calendario per contrassegnarla come completata. Diventa verde e scompare dalla vista attiva. Puoi trovare le attività completate nel pannello laterale Tasks scorrendo verso il basso fino alla sezione “Completate”.
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Come utilizzare Google Tasks su dispositivi mobili
L’app mobile Google Tasks (disponibile su iOS e Android) ti dà accesso alle tue attività ovunque. Si sincronizza automaticamente con ciò che vedi in Google Calendar sul desktop.
Caratteristiche principali per dispositivi mobili:
- Creare attività dalle notifiche: se hai le notifiche di Google Calendar abilitate, puoi toccare un promemoria di attività e contrassegnarlo come completato direttamente dalla notifica
- Riordinare le attività: trascina e rilascia le attività per modificare il loro ordine di priorità all’interno di un elenco
- Aggiungere attività tramite voce: usa il pulsante del microfono per dettare il titolo di un’attività a mani libere
Una limitazione su mobile: Google Calendar su iOS e Android non visualizza le attività nello stesso modo in cui fa sul desktop. Le attività appaiono nell’app Google Tasks stessa, ma potrebbero non essere visualizzate in modo così prominente nella vista del calendario su tutti i dispositivi. Per un’esperienza cross-platform coerente, utilizzare TasksBoard come interfaccia principale per le attività ti offre una vista a schermo intero che funziona allo stesso modo su tutte le piattaforme.
È possibile condividere le Google Tasks?
Questa è una delle domande più frequenti su Google Tasks. La risposta breve è: Google Tasks non supporta la condivisione nativa. Ogni elenco di attività è privato per l’utente che lo ha creato.
Per i team che hanno bisogno di condividere attività all’interno di Google Workspace, ci sono due opzioni:
- Utilizzare gli Spazi di Google Workspace: assegna attività all’interno di uno Spazio, il che consente una visibilità di base del team, ma solo all’interno del contesto dello Spazio, non nel Calendario
- Utilizzare TasksBoard: TasksBoard è un’app browser gratuita che si sincronizza con Google Tasks e aggiunge la condivisione. Puoi condividere un elenco di attività con qualsiasi utente Google ed essi lo vedranno nelle proprie Google Tasks. È il modo più diretto per condividere Google Tasks senza lasciare l’ecosistema Google
Se il tuo team ha bisogno di condividere attività e monitorare i progressi insieme, dai un’occhiata alla nostra guida su Google Tasks per i Team che copre in dettaglio le diverse configurazioni di collaborazione.
Google Tasks vs Google Promemoria: Qual è la differenza?
Google è in procinto di consolidare i suoi sistemi di attività e promemoria, ma ci sono ancora differenze significative:
- Google Tasks: elementi da fare che crei manualmente, organizzati in elenchi, con sottoattività facoltative. Appaiono in Google Calendar come attività.
- Google Promemoria: avvisi che si ripetono finché non li ignori. Originariamente da Google Assistant e Google Keep. Appaiono anche in Google Calendar, ma sono gestiti separatamente.
- Eventi di Google Calendar: appuntamenti con blocco orario. Condivisi con altri, hanno orari di inizio e fine.
Per la maggior parte dei flussi di lavoro di produttività, Google Tasks è lo strumento giusto. I promemoria sono utili per solleciti ricorrenti (“ricordami di controllare l’email ogni lunedì”), mentre le attività sono migliori per monitorare il lavoro di progetto.
Dal 2026, Google ha migrato i Promemoria in Google Tasks, quindi la distinzione sta diventando meno importante nel tempo.
Come i team utilizzano Google Tasks con TasksBoard
Per i singoli, il pannello integrato di Google Calendar Tasks è sufficiente. Per i team, non è all’altezza. Non c’è modo di vedere le attività di un compagno di squadra, nessuna bacheca kanban, nessun monitoraggio dello stato e nessuna panoramica del progetto.
TasksBoard colma questa lacuna. Legge direttamente da Google Tasks tramite l’API di Google, quindi ogni attività che gestisci in TasksBoard è ancora visibile in Google Calendar. Non passi a un sistema diverso: ottieni solo un’interfaccia migliore sopra quella che già hai.
Flussi di lavoro del team che funzionano bene con TasksBoard:
- Pianificazione dello sprint: usa la vista kanban di TasksBoard per spostare le attività tra le colonne Da fare, In corso e Fatto insieme al tuo Google Calendar
- Visibilità delle attività tra i team: condividi elenchi di attività specifici con i compagni di squadra in modo che tutti vedano cosa è in corso senza bisogno di uno strumento di gestione progetti separato
- Roadmap di progetto: raggruppa le attività per elenco (un elenco per progetto) e visualizzale tutte in una bacheca a schermo intero
Puoi leggere una panoramica completa delle funzionalità nella nostra recensione di TasksBoard o esplorare come altri team configurano Google Workspace per la gestione dei progetti.
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Domande frequenti
Riepilogo
Google Calendar Tasks è un modo pratico per mantenere le tue cose da fare e il tuo programma nello stesso posto. Puoi aggiungere attività direttamente dal calendario, organizzarle in elenchi, assegnare date di scadenza e spuntarle senza passare da un’app all’altra.
Per i singoli utenti, il pannello nativo di Google Calendar Tasks è tutto ciò di cui hai bisogno. Per i team che vogliono condividere attività e vedere il lavoro su una bacheca kanban, TasksBoard estende ciò che Google Tasks può fare senza costringerti ad adottare uno strumento completamente nuovo.
Se stai esplorando altri modi per ottenere valore da Google Tasks, la nostra guida ai suggerimenti e trucchi di Google Tasks copre dieci modelli di produttività che vale la pena provare.
